Общее правило совсем до недавнего времени было следующим. Да, учебные заведения всех видов работают в цикле учебных годов, соответственно и основные документы о методическом обеспечении учебного процесса (календарные планы по дисциплинам, документы, входящие в состав учебно-методических комплексов и т.п.), а также о его организации (приказы о зачислении и выпуске обучающихся, о приеме преподавателей, о распределении дисциплин, протоколы заседаний ученых, учебно-методических, педагогических советов, заседаний кафедр, методических комиссий и т.п.) идентифицируются (нумеруются) в пределах учебного года. Учебный год начинается 1 сентября текущего календарного года и продолжается по июнь-июль следующего календарного года.
Итак:
- приказы по основной деятельности (зачисление, выпуск, утверждение индивидуальных планов обучения, распределение педагогической нагрузки по дисциплинам, утверждение учебных и тематических планов разного вида, направление на практику, образование комиссий по приему экзаменов разного вида и уровня, перевод в следующий класс или на следующий курс и т.п.) образуют самостоятельный поток и регистрируются в пределах учебного года с № 1 по N-нный номер;
- приказы, касающиеся приема, увольнения, отпусков, повышения квалификации и аттестации профессорско-преподавательского состава, закрепления индивидуальной педагогической нагрузки в объеме часов и т.п. относятся к приказам по личному составу и могут регистрироваться в пределах как учебного, так и календарного года.
Из давно сложившегося общего правила в настоящее время накапливаются исключения. Так, приказы о зачислении учащихся, об утверждении документов в составе учебно-методических комплексов, о распределении учебной нагрузки и т.п. издаются в порядке подготовки к новому учебному году обычно в самом конце августа календарного года. Они регистрируются, начиная с № 1, но в августе, а не с формальной даты начала учебного года 1 сентября.
В течение лета, когда закончился учебный год и наступает время каникул и отпусков, администрация учебного заведения продолжает работать. Фактически руководство в течение всего календарного года решает оперативные административно-хозяйственные вопросы управления учебным заведением. Поэтому приказы по административно-хозяйственным вопросам, не связанным с управлением учебным процессом и методическими вопросами, вполне могут издаваться и регистрироваться в пределах календарного года и в пределах своего документопотока.
Правила работы с документами закрепляются Инструкцией по делопроизводству. До 1991 года разрабатывались примерные инструкции по делопроизводству для школ, техникумов и высших учебных заведений, причем и на союзном, и на республиканском уровнях, и на уровне органов местного самоуправления, что обеспечивало соблюдение единых правил документирования и делопроизводства в однотипных образовательных учреждениях. В современных условиях у органов управления образованием нет ресурсов для подобных разработок, а техникумы, вузы и колледжи все чаще изменяют свою организационно-правовую форму и регистрируются в качестве автономных учреждений. В работе с документами учебные заведения часто берут за основу и за образец те общие правила, которые устанавливаются действующими нормативными правовыми актами, чтобы не «изобретать велосипед».
Практика показала, что в последнее время учебные заведения всех видов и категорий начали ориентироваться на Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; в планах утверждение такой же примерной инструкции для органов местного самоуправления). В свои конкретные инструкции по делопроизводству учебные заведения переносят правила, когда с документами работают в пределах календарного года: приказы, распоряжения и протоколы регистрируют, присваивая порядковые номера, но по каждой группе документов отдельно в пределах их документопотоков (п. 5.47 и п. 5.50 Примерной инструкции).
Поскольку однозначного ответа на заданный вопрос сейчас уже нет, можем рекомендовать следующее:
- если речь идет о школе, то необходимо посоветоваться со службой делопроизводства своей вышестоящей организации (учредителя) – как правило, следует обращаться в департамент или отдел образования соответствующего органа местного самоуправления;
- если речь идет о высшем учебном заведении, то можно принять решение взять за образец ранее действующую конкретную Инструкцию по делопроизводству (если она была и если предусматривала регистрацию документов по основной деятельности в пределах учебного года), обратиться за консультацией в службу делопроизводства вышестоящей организации (или учредителя), чтобы руководствоваться едиными в системе управления правилами, или просто принять самостоятельное решение следовать тем нормативным правилам делопроизводства, которые устанавливает Росархив.
