Если вы являетесь вновь назначенным начальником отдела, то начните в плановом порядке пересматривать и актуализировать действующие локальные нормативные акты по делопроизводству. Проверьте, когда были утверждены Положение об отделе делопроизводства и Инструкция по делопроизводству, срок действия которых сейчас максимум 5 лет.
В Положение об отделе включите свою функцию методического руководства и контроля за делопроизводством, а Инструкцию по делопроизводству обновите с учетом Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). В данных нормативных правовых актах установлено общее правило, что документы после подписания руководителем передаются в службу делопроизводства для регистрации (п. 20 Правил делопроизводства и п. 5.45-5.47 Примерной инструкции).
Проверьте также, что если предыдущий начальник «разрешил», то это решение, изменяющее установленную технологию, должно было быть оформлено: как изменение, которое вносится в Инструкцию по делопроизводству, как приказ о предоставлении подразделению этого права с последующим внесением изменений в Положение о соответствующем отделе. Должно было быть установлено, по каким конкретным вопросам деятельности организации данный отдел получил право инициировать издание приказов, а после подписания руководителем регистрировать их, осуществлять текущее оперативное хранение и последующую подготовку к передаче в архив. Отдел, получив такие права, все равно должен соблюдать общие правила делопроизводства в организации, установленные утвержденной Инструкцией.
Практика показывает, что таким отделом в большинстве случаев является кадровая служба, которая оформляет приказы по личному составу, проводит процедуру их согласования, готовит к подписанию руководителем, а после подписания регистрирует, осуществляет ознакомление работников и формирует в дела в пределах их документопотоков.
В иных случаях такое «сепаратное» издание приказов может быть обусловлено делегированием начальнику другого отдела полномочий издания приказов по конкретным задачам и функциям отдела для оперативности решения вопросов деятельности всей организации. Но и делегирование должно быть документировано:
Но общее правило гласит, что с приказами по основной деятельности централизованно работает служба делопроизводства, осуществляющая документационное обеспечение распорядительной деятельности руководства организации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
Существует какой-либо официальный нормативный документ, который регламентирует все вопросы издания приказов (их разработка, кто разрабатывает, как правильно разрабатывать, порядок оформления, правильное название, введение в действие и т.д.)? Чем можно руководствоваться, чтобы все приказы в организации были изданы правильно? Инструкция по делопроизводству на предприятии имеется, но руководитель требует документ «высшего» уровня, типа «Все о приказах с нуля».
Судебная практика складывается так, что появляются новые требования к отражению в приказе оснований увольнения по «нехорошим статьям» Трудового кодекса РФ. Иначе организация сильно рискует. Разбираем правила оформления тех реквизитов такого приказа, с которыми возникают сложности. Показываем, как стоит доработать госкомстатовскую форму № Т-8. Скоро праздники, не все могут вовремя остановиться, поэтому прогулов, появлений на работе в нетрезвом виде и других дисциплинарных нарушений становится больше обычного. Если руководство решит наказать «возмутителя спокойствия», то наши примеры приказа вас выручат.
Даем ссылки на нормативную базу. Объясняем, что организация должна делать и почему. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя. Показываем примеры разделения приказов по личному составу на документопотоки, которые должны регистрироваться раздельно и формироваться в разные дела. Как могут называться дела с ними в номенклатуре дел. Как они вместе с журналом их регистрации потом отражаются в описи дел по личному составу, когда приходит время передавать часть приказов в архив.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
