Если вы являетесь вновь назначенным начальником отдела, то начните в плановом порядке пересматривать и актуализировать действующие локальные нормативные акты по делопроизводству. Проверьте, когда были утверждены Положение об отделе делопроизводства и Инструкция по делопроизводству, срок действия которых сейчас максимум 5 лет.
В Положение об отделе включите свою функцию методического руководства и контроля за делопроизводством, а Инструкцию по делопроизводству обновите с учетом Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). В данных нормативных правовых актах установлено общее правило, что документы после подписания руководителем передаются в службу делопроизводства для регистрации (п. 20 Правил делопроизводства и п. 5.45-5.47 Примерной инструкции).
Проверьте также, что если предыдущий начальник «разрешил», то это решение, изменяющее установленную технологию, должно было быть оформлено: как изменение, которое вносится в Инструкцию по делопроизводству, как приказ о предоставлении подразделению этого права с последующим внесением изменений в Положение о соответствующем отделе. Должно было быть установлено, по каким конкретным вопросам деятельности организации данный отдел получил право инициировать издание приказов, а после подписания руководителем регистрировать их, осуществлять текущее оперативное хранение и последующую подготовку к передаче в архив. Отдел, получив такие права, все равно должен соблюдать общие правила делопроизводства в организации, установленные утвержденной Инструкцией.
Практика показывает, что таким отделом в большинстве случаев является кадровая служба, которая оформляет приказы по личному составу, проводит процедуру их согласования, готовит к подписанию руководителем, а после подписания регистрирует, осуществляет ознакомление работников и формирует в дела в пределах их документопотоков.
В иных случаях такое «сепаратное» издание приказов может быть обусловлено делегированием начальнику другого отдела полномочий издания приказов по конкретным задачам и функциям отдела для оперативности решения вопросов деятельности всей организации. Но и делегирование должно быть документировано:
- локальным нормативным актом и (или) приказом, содержащим положение о предоставлении соответствующего права,
- закреплением его в должностной инструкции.
Но общее правило гласит, что с приказами по основной деятельности централизованно работает служба делопроизводства, осуществляющая документационное обеспечение распорядительной деятельности руководства организации.
