Если вы являетесь вновь назначенным начальником отдела, то начните в плановом порядке пересматривать и актуализировать действующие локальные нормативные акты по делопроизводству. Проверьте, когда были утверждены Положение об отделе делопроизводства и Инструкция по делопроизводству, срок действия которых сейчас максимум 5 лет.
В Положение об отделе включите свою функцию методического руководства и контроля за делопроизводством, а Инструкцию по делопроизводству обновите с учетом Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). В данных нормативных правовых актах установлено общее правило, что документы после подписания руководителем передаются в службу делопроизводства для регистрации (п. 20 Правил делопроизводства и п. 5.45-5.47 Примерной инструкции).
Проверьте также, что если предыдущий начальник «разрешил», то это решение, изменяющее установленную технологию, должно было быть оформлено: как изменение, которое вносится в Инструкцию по делопроизводству, как приказ о предоставлении подразделению этого права с последующим внесением изменений в Положение о соответствующем отделе. Должно было быть установлено, по каким конкретным вопросам деятельности организации данный отдел получил право инициировать издание приказов, а после подписания руководителем регистрировать их, осуществлять текущее оперативное хранение и последующую подготовку к передаче в архив. Отдел, получив такие права, все равно должен соблюдать общие правила делопроизводства в организации, установленные утвержденной Инструкцией.
Практика показывает, что таким отделом в большинстве случаев является кадровая служба, которая оформляет приказы по личному составу, проводит процедуру их согласования, готовит к подписанию руководителем, а после подписания регистрирует, осуществляет ознакомление работников и формирует в дела в пределах их документопотоков.
В иных случаях такое «сепаратное» издание приказов может быть обусловлено делегированием начальнику другого отдела полномочий издания приказов по конкретным задачам и функциям отдела для оперативности решения вопросов деятельности всей организации. Но и делегирование должно быть документировано:
Но общее правило гласит, что с приказами по основной деятельности централизованно работает служба делопроизводства, осуществляющая документационное обеспечение распорядительной деятельности руководства организации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа на дополнительный день отдыха для донора крови.
Как различаются сроки действия и сроки хранения разных приказов и распоряжений в нормативной базе федерального уровня. Зачем некоторые организации на локальном уровне закрепляют издание приказов по долгосрочным и постоянным вопросам, а распоряжений – по оперативным вопросам деятельности. Какие плюсы и риски это несет. Как это сделать грамотно.
Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.
Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
