Top.Mail.Ru

Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?

Вопрос
С вопросами к вам обращаются сотрудники отдела документационного обеспечения Аппарата Главы администрации города: 1. Нужно ли в деловом письме отделять вступительное слово «Уважаемый...» от текста самого письма? И чем это регламентировано? Ведь это не самостоятельный реквизит и по ГОСТ 7.0.97- 2016 его не надо отделять 2-4 межстрочным интервалом. 2. В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый...»? Или это категорически не рекомендуется. Чем это регламентировано? Информация нам необходима для проведения семинара на тему «Оформление служебных писем» в Аппарате Главы администрации города. Руководство требует единообразия и однозначности в оформлении документов.
Отвечает

Руководство поступает правильно, т.к. все работники должны не только единообразно работать по административным регламентам оказания муниципальных услуг и реализации функций, но и документы оформлять по единым правилам. Кроме того, коммуникации с гражданами (ответы на их обращения) и взаимодействие внутри органа местного самоуправления должны отражать (и способствовать ему) конструктивный, оперативный, доброжелательный и служебно-товарищеский стиль управления, который в настоящее время формируется на основе кодексов поведения государственных гражданских и муниципальных служащих.

Но при оформлении документов этикетная рамка собственно к тексту не относится, она всегда рассматривается как экстралингвистический фактор, отражающий, прежде всего, ситуацию общения с адресатом документа.

Если руководство и служба делопроизводства заинтересованы в создании эффективного служебно-товарищеского стиля, то в общении внутри органа управления рекомендуем в образцах и примерах оформления служебных, докладных и объяснительных записок отразить одну из рекомендаций п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 – нейтральное вступительное обращение по имени и отчеству как часть «этикетной рамки»:

  • «Уважаемый Иван Николаевич!»;
  • «Уважаемая Людмила Петровна!».

Только обратите внимание, что и в стандарте, и в Методических рекомендациях по его применению (п. 5.8) зафиксировано, что и вступительное обращение, и заключительная форма вежливости могут использоваться, т.е. являются факультативными. Поэтому во внутренних служебных документах рекомендуем ограничиться вежливым вступительным обращением, а заключительную этикетную фразу «С уважением,» не применять. Оставьте ее для строго официальных случаев, а также для писем-поздравлений.

Этикетные фразы по форме собственно «этикетной рамки» (состоящей из вступительного обращения и заключительной формы вежливости) могут оформляться в служебных письмах, особенно в переписке с вышестоящими организациями и должностными лицами, а также с внешними контрагентами, когда письмо направляется в первый раз. В этих случаях рекомендуем полностью соблюдать п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 5.8 Методических рекомендаций по его применению.

В переписке с постоянными контрагентами и при ответе гражданину, как все уже привыкли, оформляется только вежливое вступительное обращение по имени и отчеству, а заключительная фраза не указывается.

Вы совершенно правильно отметили, что элементы «этикетной рамки» не являются самостоятельными реквизитами, они оформляются при необходимости в той или иной ситуации общения как составная часть реквизита «текст». Поэтому рекомендуем руководствоваться п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором установлено, что текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, но одновременно дается пояснение, что составные части многострочных реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом. Применяйте это правило по отношению к «этикетной рамке»:

Пример 1. Текст письма с указанием межстрочных интервалов (П обозначает возможное количество пустых строк между атрибутами текста и подписью)

Подобная разметка необходима при проектировании электронных моделей документов в СЭД, а также типовых формуляров, образцов оформления документов, которые для всеобщего использования могут публиковаться на внутреннем портале органа или организации.

Желаем успехов в проведении семинара и в постоянной консультационной и методической работе!

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Дела с перепиской в вопросах и ответах

Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?

Отметка о приложении на пересылаемом документе

Если служебное письмо состоит из сопроводительного письма + приложения к нему, нужно ли в самом приложении к письму в верхнем правом углу указывать «Приложение...» по аналогии с приложениями к распорядительным документам? То, что в сопроводительном письме отметка о приложении ниже текста с указанием листов и экземпляров должна быть, это понятно.

Сопроводительное письмо: особенности оформления

Когда лучше использовать глагол «высылаем», а когда «представляем» или «направляем». Когда в тексте местоимение «Вы» и его производные стоит писать с заглавной буквы, а когда со строчной. Как оформить отметку о наличии приложений. Как правильно адресовать письмо. Как указать исполнителя, с которым можно связаться, если возникнут вопросы. Какие даты могут быть оформлены на письме для фиксации этапов коммуникации. Показываем примеры оформления отдельных реквизитов для разных ситуаций и целых сопроводительных писем.

Кому адресовать ответное письмо?

Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.