Когда в письме и служебной записке использовать уважительную «этикетную рамку»?

Вопрос
С вопросами к вам обращаются сотрудники отдела документационного обеспечения Аппарата Главы администрации города: 1. Нужно ли в деловом письме отделять вступительное слово «Уважаемый...» от текста самого письма? И чем это регламентировано? Ведь это не самостоятельный реквизит и по ГОСТ 7.0.97- 2016 его не надо отделять 2-4 межстрочным интервалом. 2. В служебной или докладной записке нужно (или можно) применять этикетную рамку или вступительное слово «Уважаемый...»? Или это категорически не рекомендуется. Чем это регламентировано? Информация нам необходима для проведения семинара на тему «Оформление служебных писем» в Аппарате Главы администрации города. Руководство требует единообразия и однозначности в оформлении документов.
Отвечает

Руководство поступает правильно, т.к. все работники должны не только единообразно работать по административным регламентам оказания муниципальных услуг и реализации функций, но и документы оформлять по единым правилам. Кроме того, коммуникации с гражданами (ответы на их обращения) и взаимодействие внутри органа местного самоуправления должны отражать (и способствовать ему) конструктивный, оперативный, доброжелательный и служебно-товарищеский стиль управления, который в настоящее время формируется на основе кодексов поведения государственных гражданских и муниципальных служащих.

Но при оформлении документов этикетная рамка собственно к тексту не относится, она всегда рассматривается как экстралингвистический фактор, отражающий, прежде всего, ситуацию общения с адресатом документа.

Если руководство и служба делопроизводства заинтересованы в создании эффективного служебно-товарищеского стиля, то в общении внутри органа управления рекомендуем в образцах и примерах оформления служебных, докладных и объяснительных записок отразить одну из рекомендаций п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 – нейтральное вступительное обращение по имени и отчеству как часть «этикетной рамки»:

  • «Уважаемый Иван Николаевич!»;
  • «Уважаемая Людмила Петровна!».

Только обратите внимание, что и в стандарте, и в Методических рекомендациях по его применению (п. 5.8) зафиксировано, что и вступительное обращение, и заключительная форма вежливости могут использоваться, т.е. являются факультативными. Поэтому во внутренних служебных документах рекомендуем ограничиться вежливым вступительным обращением, а заключительную этикетную фразу «С уважением,» не применять. Оставьте ее для строго официальных случаев, а также для писем-поздравлений.

Этикетные фразы по форме собственно «этикетной рамки» (состоящей из вступительного обращения и заключительной формы вежливости) могут оформляться в служебных письмах, особенно в переписке с вышестоящими организациями и должностными лицами, а также с внешними контрагентами, когда письмо направляется в первый раз. В этих случаях рекомендуем полностью соблюдать п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 5.8 Методических рекомендаций по его применению.

В переписке с постоянными контрагентами и при ответе гражданину, как все уже привыкли, оформляется только вежливое вступительное обращение по имени и отчеству, а заключительная фраза не указывается.

Вы совершенно правильно отметили, что элементы «этикетной рамки» не являются самостоятельными реквизитами, они оформляются при необходимости в той или иной ситуации общения как составная часть реквизита «текст». Поэтому рекомендуем руководствоваться п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором установлено, что текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, но одновременно дается пояснение, что составные части многострочных реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом. Применяйте это правило по отношению к «этикетной рамке»:

Пример 1. Текст письма с указанием межстрочных интервалов (П обозначает возможное количество пустых строк между атрибутами текста и подписью)

Подобная разметка необходима при проектировании электронных моделей документов в СЭД, а также типовых формуляров, образцов оформления документов, которые для всеобщего использования могут публиковаться на внутреннем портале органа или организации.

Желаем успехов в проведении семинара и в постоянной консультационной и методической работе!

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Примеры существенного сокращения времени обработки документов

Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.

Сокращаем расходы на отправку документов

Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.