Руководство поступает правильно, т.к. все работники должны не только единообразно работать по административным регламентам оказания муниципальных услуг и реализации функций, но и документы оформлять по единым правилам. Кроме того, коммуникации с гражданами (ответы на их обращения) и взаимодействие внутри органа местного самоуправления должны отражать (и способствовать ему) конструктивный, оперативный, доброжелательный и служебно-товарищеский стиль управления, который в настоящее время формируется на основе кодексов поведения государственных гражданских и муниципальных служащих.
Но при оформлении документов этикетная рамка собственно к тексту не относится, она всегда рассматривается как экстралингвистический фактор, отражающий, прежде всего, ситуацию общения с адресатом документа.
Если руководство и служба делопроизводства заинтересованы в создании эффективного служебно-товарищеского стиля, то в общении внутри органа управления рекомендуем в образцах и примерах оформления служебных, докладных и объяснительных записок отразить одну из рекомендаций п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 – нейтральное вступительное обращение по имени и отчеству как часть «этикетной рамки»:
Только обратите внимание, что и в стандарте, и в Методических рекомендациях по его применению (п. 5.8) зафиксировано, что и вступительное обращение, и заключительная форма вежливости могут использоваться, т.е. являются факультативными. Поэтому во внутренних служебных документах рекомендуем ограничиться вежливым вступительным обращением, а заключительную этикетную фразу «С уважением,» не применять. Оставьте ее для строго официальных случаев, а также для писем-поздравлений.
Этикетные фразы по форме собственно «этикетной рамки» (состоящей из вступительного обращения и заключительной формы вежливости) могут оформляться в служебных письмах, особенно в переписке с вышестоящими организациями и должностными лицами, а также с внешними контрагентами, когда письмо направляется в первый раз. В этих случаях рекомендуем полностью соблюдать п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 5.8 Методических рекомендаций по его применению.
В переписке с постоянными контрагентами и при ответе гражданину, как все уже привыкли, оформляется только вежливое вступительное обращение по имени и отчеству, а заключительная фраза не указывается.
Вы совершенно правильно отметили, что элементы «этикетной рамки» не являются самостоятельными реквизитами, они оформляются при необходимости в той или иной ситуации общения как составная часть реквизита «текст». Поэтому рекомендуем руководствоваться п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором установлено, что текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, но одновременно дается пояснение, что составные части многострочных реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом. Применяйте это правило по отношению к «этикетной рамке»:
Подобная разметка необходима при проектировании электронных моделей документов в СЭД, а также типовых формуляров, образцов оформления документов, которые для всеобщего использования могут публиковаться на внутреннем портале органа или организации.
Желаем успехов в проведении семинара и в постоянной консультационной и методической работе!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.
Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.
Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
