Вопрос очень правильный, поскольку документы, образующиеся на рабочем месте любого сотрудника, являются служебными. Уничтожение документов надо производить по общим правилам, т.е. с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется после проведения экспертизы ценности документов.
Рассмотрим ситуацию, когда документы составлены в бумажной форме. В течение года уничтожением может заниматься служба делопроизводства, централизованно и оперативно собирая из структурных подразделений варианты, проекты и черновики документов. В небольших организациях лучше не разрешать ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях уничтожать документы самостоятельно в децентрализованном порядке. Порядок такого оперативного уничтожения документов можно определить в самостоятельном регламенте, а в крупных организациях необходимо привлечь к его разработке или (как минимум) к согласованию службу безопасности.
Из вопроса можно понять, что вы имеете дело с вариантами документов, которые не имеют юридического значения, не вступили в силу и в соответствующие дела не были сформированы. Предположим, они хранятся в шкафах и рабочих столах в службе делопроизводства или у руководителей и других сотрудников. Собирая их в одно место в службе делопроизводства, вы имеете дело с россыпью. После полистного просмотра, когда вы убедились, что в ней не нашлось ни одного документа, который надо будет «возвратить» в состав дел документального фонда, россыпь лучше складывать в коробки, например, из-под бумаги, чтобы обеспечить какую-то одинаковую единицу измерения.
Далее служба делопроизводства составляет акт в 2 экземплярах, его подписывает руководитель службы (его заместитель), который в данном случае выступает как лицо, проводившее экспертизу ценности документов. Акт необходимо согласовать с экспертной комиссией вашей организации. Согласование возможно провести оперативно, получив на акте визу председателя ЭК и передать для последующего включения в протокол 1 экземпляр акта. Возможно согласование акта со службой безопасности. Также факультативным является гриф утверждения такого акта руководителем организации.
В качестве примера оформления акта можно взять форму Приложения № 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), только придется ее немного конкретизировать. См. Пример 1.
Если выделяются к уничтожению документы с печатью организации и документы, содержащие персональные данные, то для их фактического уничтожения рекомендуем арендовать шредер у одной из компаний, которые предоставляют аутсорсинговые архивные услуги. Если документы будут вывозиться в пункт приема вторсырья, то фактическое уничтожение должно производиться в присутствии представителей вашей организации.
Пример 1. Акт о выделении к уничтожению черновиков и ошибочно оформленных документов
