Вопрос
Как списать и уничтожить бумаги, которые образуются в работе и содержат печать организации или персональные данные, но при этом имеют ошибки и не подлежат дальнейшему хранению и использованию? Есть ли норма, регулирующая списание и процедуру уничтожения таких бумаг «по упрощенной» схеме? Или это важно делать по общим правилам, но тогда с какой спецификой?
Отвечает

Вопрос очень правильный, поскольку документы, образующиеся на рабочем месте любого сотрудника, являются служебными. Уничтожение документов надо производить по общим правилам, т.е. с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется после проведения экспертизы ценности документов.

Рассмотрим ситуацию, когда документы составлены в бумажной форме. В течение года уничтожением может заниматься служба делопроизводства, централизованно и оперативно собирая из структурных подразделений варианты, проекты и черновики документов. В небольших организациях лучше не разрешать ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях уничтожать документы самостоятельно в децентрализованном порядке. Порядок такого оперативного уничтожения документов можно определить в самостоятельном регламенте, а в крупных организациях необходимо привлечь к его разработке или (как минимум) к согласованию службу безопасности.

Из вопроса можно понять, что вы имеете дело с вариантами документов, которые не имеют юридического значения, не вступили в силу и в соответствующие дела не были сформированы. Предположим, они хранятся в шкафах и рабочих столах в службе делопроизводства или у руководителей и других сотрудников. Собирая их в одно место в службе делопроизводства, вы имеете дело с россыпью. После полистного просмотра, когда вы убедились, что в ней не нашлось ни одного документа, который надо будет «возвратить» в состав дел документального фонда, россыпь лучше складывать в коробки, например, из-под бумаги, чтобы обеспечить какую-то одинаковую единицу измерения.

Далее служба делопроизводства составляет акт в 2 экземплярах, его подписывает руководитель службы (его заместитель), который в данном случае выступает как лицо, проводившее экспертизу ценности документов. Акт необходимо согласовать с экспертной комиссией вашей организации. Согласование возможно провести оперативно, получив на акте визу председателя ЭК и передать для последующего включения в протокол 1 экземпляр акта. Возможно согласование акта со службой безопасности. Также факультативным является гриф утверждения такого акта руководителем организации.

В качестве примера оформления акта можно взять форму Приложения № 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), только придется ее немного конкретизировать. См. Пример 1.

Если выделяются к уничтожению документы с печатью организации и документы, содержащие персональные данные, то для их фактического уничтожения рекомендуем арендовать шредер у одной из компаний, которые предоставляют аутсорсинговые архивные услуги. Если документы будут вывозиться в пункт приема вторсырья, то фактическое уничтожение должно производиться в присутствии представителей вашей организации.

Пример 1. Акт о выделении к уничтожению черновиков и ошибочно оформленных документов
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Как отразить отсутствующие в деле документы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить во внутренней описи дела (в частности, дела «Приказы Общества по основной деятельности» за 2016 год) отсутствующие документы – утерянные приказы, которые невозможно восстановить? Надо ли вставлять листы-заменители? Что на них необходимо написать, как их оформить?

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.