Процедура регламентирована совершенно иначе. Непосредственное уничтожение документов и дел возможно только после утверждения (или согласования) соответствующих описей дел и при условии согласования экспертной комиссией (ЭК) организации проекта акта о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание на:
- п. 4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 г.) и
- п. 1.1.2 Методических рекомендаций по их применению, выпущенных ВНИИДАД в 2018 году.
Если следовать общему правилу, то снятие отметки «ЭПК» осуществляется на 2 этапе экспертизы ценности документов, когда сформированные дела с исполненными документами ежегодно готовятся к передаче в архив и выявляются документы, не подлежащие дальнейшему хранению в связи с истечением сроков их хранения, – по результатам этой работы составляются описи дел на передачу в архив и акты о выделении к уничтожению.
Отметка «ЭПК» означает, что часть документов дела с временным сроком хранения (например, «5 л. ЭПК»), по результатам экспертизы ценности может быть отнесена к документам постоянного срока хранения. Она является своеобразным предостережением от формального подхода к уничтожению всех документов дела по истечении обозначенных для него лет хранения. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру, и если в них обнаруживаются документы постоянного срока хранения, то они выделяются в самостоятельные дела и вносятся в опись дел постоянного хранения или включаются в уже сформированные однородные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.
Таким образом, экспертная комиссия организации «снимает» отметку «ЭПК» на очередном заседании (обычно в 1 квартале каждого года), когда рассматривает и согласовывает оформленный в соответствии с Правилами 2015 г. проект сводного акта. Акт оформляет служба делопроизводства на основании проектов актов (предложений), подготовленных в структурных подразделениях, и, конечно, методически руководит совместно с архивом подготовкой дел к передаче в архив. А факт согласования акта должен быть зафиксирован в протоколе заседания ЭК.
Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то соблюдение данной регламентированной процедуры для нее обязательно. В процессе экспертизы ценности на данном этапе участвует куратор соответствующего архива, который должен быть включен в состав экспертной комиссии организации (п. 4 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). Он заинтересован в полноте комплектования фонда источника комплектования и может помочь в оценке значимости документов, выявлении документов постоянного срока хранения в делах с отметкой «ЭПК».
Если ваша организация не является источником комплектования, то рекомендуем обратить внимание на интересный опыт лучших практик. Если направления деятельности стабильны (значит, стабилен и состав категорий и видов документов документального фонда), то из общего правила делаются исключения.
При качественно составленной номенклатуре дел с правильной систематизацией дел, точно сформулированными заголовками, полностью отражающими состав и содержание документов каждого конкретного дела, срок хранения дел сразу устанавливается в соответствии с перечнями документов со сроками хранения, но отметка «ЭПК» из них не переносится. В этом случае уже на 1 этапе экспертизы ценности документов (когда разрабатывается номенклатура дел и ее проект согласовывается экспертной комиссией) отметка «ЭПК» фактически совсем снимается или заменяется отметкой «ЭК». Но при этом номенклатура дел при ежегодном утверждении приказом руководителя организации внимательно пересматривается и уточняется 1 раз в 3 года (не в 5 лет, как обычно) или в связи с появлением новой функции и новых участков деятельности организации.
При такой технологии управления документами специалисты службы делопроизводства поддерживают актуальность номенклатуры дел в течение года, оперативно уточняют сроки хранения и осуществляют общий контроль за правильностью формирования дел. Квалифицированные исполнители и обученные ответственные за делопроизводство в подразделениях полностью соблюдают утвержденные схемы формирования дел. Тогда каждый документ сразу попадает в «правильное» дело, у которого в номенклатуре зафиксирован конкретный срок хранения (т.е. «засланных казачков» в деле не оказывается). И конечно, такую технологию должна поддерживать полнофункциональная информационная система (СЭД) с соответствующими настройками для управления сроками хранения документов, что могут позволить себе крупные организации.
Но практика показывает, что совсем небольшие организации тоже могут ее применять при стабильных функциях и стабильном составе документального фонда.
