Документы об изъятии (выемке) подлежат обязательной регистрации в тех органах, которые осуществляют эти действия. В связи с этим необходимо прежде всего проверять оформление идентификационных реквизитов документов-оснований (их вручаемых копий). Например, письмо-требование из налоговой инспекции о представлении документов должно иметь и дату, и регистрационный индекс, и подпись уполномоченного лица с наименованием должности и расшифровкой. Постановление налоговой инспекции, прокурора, поручение следователя о производстве выемки также должны иметь дату и регистрационный индекс, подпись уполномоченного должностного лица, а в тексте – содержать цель и хронологические рамки (крайние даты) документов.
Даже если в организации никогда такие ситуации до сих пор не возникали, все равно на будущее необходимо при участии руководства распределить обязанности между службой делопроизводства, юридическим отделом и службой безопасности для наилучшего взаимодействия. Правоохранительным, судебным и налоговым органам документы могут выдаваться как из структурных подразделений, так и из архивного фонда. Обычно служба делопроизводства получает право на постановлении / требовании (их вручаемых копиях) и последующем протоколе об изъятии проставить отметку о получении, причем с указанием времени (можно использовать обычный штамп с датором, а время можно проставлять от руки):
Ее вполне можно оставить без входящего номера и подписи лица, которое получило документ, если только должностные лица, производящие выемку, не станут на этом настаивать (см. левый вариант в Примере 1).
Юридический отдел обычно проверяет законность действий по изъятию, подлинность и правильность оформления соответствующих постановлений / требований и предъявленных должностными лицами персональных удостоверений. Если документы в организации изымаются часто, то именно в юридическом отделе имеет смысл вести Журнал регистрации документов – оснований для изъятия дел и документов, который будет «переходящим» делом и включаться в номенклатуру дел этого отдела. В пределах календарного года и в валовом порядке подобные документы-основания будут подлежать децентрализованной регистрации в юридическом отделе. Регистрационный входящий номер может быть проставлен как дополнение к отметке о получении рядом с датой или на следующей строке (см. правый вариант отметки в Примере 1).
В общий Журнал регистрации поступающих документов постановления и протоколы об изъятии документов включать не рекомендуем.
На службу делопроизводства, как правило, возлагается обязанность по изъятию документов из дел, их копированию, сшиву и подготовке к заверению уполномоченным лицом. А далее именно службе делопроизводства предстоит работа по внесению необходимых изменений в номенклатуру дел, если изъято дело, в журналы регистрации документов, если изъято письмо или приказ и т.п. А если изымаются архивные документы, то сведения об изъятии должны быть своевременно отражены в описях дел и внутренних описях документов дел. Независимо от того, часто или редко происходят выемки, в номенклатуру дел службы делопроизводства возможно включить отдельное дело с заголовком «Документы-основания и протоколы изъятия документов и дел», в котором будут храниться оригиналы постановлений, которые необходимо будет несколько раз ксерокопировать и вместе с заверенными копиями изъятых документов «возвращать» в дела.
См. статью «Как организации отразить изъятие ее документов и дел?» в № 2' 2017
См. статью «Обыск помещений юридических лиц и изъятие документов» в № 10' 2016
См. статью «Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверо» в № 2' 2017
См. новость «Изъятие налоговиками электронных документов не только проверяемой организации, но и “сидящих вместе с ней”» в № 5' 2016
См. новость «Документы о проверке налоговики могут направить в электронной форме» в № 11' 2016
Таким образом, юридический смысл имеет прежде всего отметка о получении документа о производстве выемки и систематизированное хранение подобных документов в одном месте. Такие постановления и протоколы с перечислением изъятого доказывают причину отсутствия у вас изъятых документов. А регистрация становится необходимой, когда в крупной организации изъятия документов производятся часто.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?
Как в протоколах оформлять реквизит «место составления или издания»? При оформлении протоколов в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях этот реквизит в отношении оформления протоколов назван «место заседания». Как необходимо оформлять: – населенный пункт (как определено в п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016) или – кабинет руководителя (в некоторых протоколах указывают полный адрес вплоть до кабинета)?
Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
