Предположим, что запрос поступил от бывшего работника с просьбой подтвердить факты его трудовой деятельности в вашей организации. Даже если вы трижды коммерческая структура, необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). В их п. 5.8-5.18 изложен порядок и сроки исполнения запросов в архив. Обычно в течение 30 дней должен быть дан ответ.
Фрагмент документа
Пункт 5.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)
5.11. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия.
Поступивший запрос зарегистрируйте в совершенно отдельном журнале учета запросов, поступивших в архив (ведется архивом и хранится как переходящее дело). От даты регистрации отсчитываете стандартные 30 календарных дней для направления ответа.
Если у вас есть запрошенная информация, ответ оформляется в виде архивной справки.
Если документов, являющихся прямыми доказательствами, и даже косвенной информации и документов, в архиве нет, то гражданину необходимо направить соответствующее письмо-ответ на бланке организации и за подписью первого руководителя организации (возможное содержание показано в Примере). На письме необходимо проставить печать организации и оформить отметку об исполнителе – архивисте (или ответственном за архивное хранение, если архив как отдельное подразделение не создан) с указанием его контактных данных (телефон, адрес электронной почты).
Но проверьте, может быть какие-то подтверждающие документы остались в структурных подразделениях (кадры, бухгалтерия, профильное подразделение или филиал), может быть фонд ликвидированной организации-предшественника был передан в какой-то государственный или муниципальный архив.
Пример. Письмо коммерческой организации об отсутствии запрошенной информации в ее архиве
