Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 12 / 2020
  3. Ответы на вопросы

Как закрывать журналы регистрации документов: бумажные и электронные?

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2020
Вопрос
Как закрывать журналы регистрации документов: бумажные, электронные в Excel и в СЭД? Переходящие на следующий год журналы мы ведь не закрываем или промежуточную запись по итогам года все-таки делаем?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как правило, переходящими из года в год являются журналы регистрации документов в бумажной форме. Мы нумеруем их листы, прошиваем, оформляем заверительную надпись на обороте последней обложки журнала для того, чтобы полностью обеспечить охрану / неизменность тех учетных записей, которыми подтверждается факт создания или получения документа. Поэтому в журналах, существующих в бумажной форме и передаваемых на архивное хранение, регистрируются, как правило, наиболее значимые для деятельности организации документы постоянного или долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Обычно это генеральные доверенности, личные дела, трудовые книжки в бумажной форме, приказы по основной деятельности (в небольших организациях) и т.п. В журнале обычно осуществляется их нумерация в пределах всего «переходящего» срока действия до тех пор, пока журнал не закончится.

Но вспомните основное правило регистрации...

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 525 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

От линейного текста к структурированным данным: подготовка распорядительных документов в СЭД

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2026
Информационные технологии

Какие данные можно ввести в карточку создания документа в СЭД, какими справочниками при этом пользоваться, чтобы на выходе получить и готовый распорядительный документ, и методику работы с ним в СЭД (согласующих лиц; подписание; рассылку на ознакомление; заполнение сведений, необходимых для контроля исполнения выданных поручений). Идея хорошая, но трудности при ее реализации все-таки возникли. Объясняем, как их можно обойти. Наградой для вас станет: а) уменьшение числа ошибок в оформлении документов и в сведениях о них в СЭД; б) сокращение трудозатрат у исполнителей на создание документов, а у службы делопроизводства – на их нормоконтроль.

Наталья Ковальчук
руководитель управления делами российского технического университета

Регистрация полученных документов по мобилизационной подготовке

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026

В данное время разрабатываю Регламент работы с документами ограниченного доступа в нашей компании. ЛНА уже несколько раз подвергся доработкам согласно замечаниям причастных лиц (легитимность присвоения документу пометки ДСП, перечень всех НПА, касаемых данной темы). Много споров и вопросов относительно документов ДСП по моб. подготовке, военнообязанных ит.д. Руководитель структурного подразделения по моб. подготовке утверждает, что канцелярия не имеет права работать с документами отдела моб. подготовки с пометкой «ДСП». Я апеллирую и не соглашаюсь сданным утверждением: – у работников вверенного мне подразделения имеется доступ к документам ограниченного распространения, имеющих пометки «ДСП», «Конфиденциально» и «Коммерческая тайна», а также – согласно Правилам обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны: «...Прием и учет (регистрация) документов, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации...» Прошу оказать содействие в получении полного перечня правовых актов, которыми следует руководствоваться.

Елена Юсипова
начальник аппарата генерального директора АО «НТЦ Промтехаэро»

Регистрация документов "задним числом"

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026

Уточняющий вопрос к ответу Веры Иритиковой на Вопрос 4 (про бронирование номеров для приказов) в № 7’ 2026 журнала. Забронированный для приказа номер и дата, если он не будет издан, создает «брешь» вреестре – это, действительно, так. Но есть и другая распространенная проблема: издание распорядительных документов «задним числом» вбольшинстве случаев порождает номер приказа со слеш. Например, в нужную дату уже есть приказы № 50, № 51, № 52, в предыдущую иследующую даты тоже подряд все номера заняты, тогда новый приказ приходится «втискивать» в этот стройный ряд под № 51/1 и он сразу выделяется нафоне остальных. Насколько это критично для делопроизводства?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Автоматизация деятельности коллегиальных органов: опыт системообразующего банка

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2026
Информационные технологии

Какие коллегиальные органы создаются в банках. Какие требования к организации их работы предъявляет Кодекс корпоративного управления (одобрен Советом директоров Банка России 21.03.2014) – вам стоит их учитывать. Какой функционал необходим системе документирования деятельности коллегиальных органов. Каких «болезненных» нюансов стоит избегать (например, нельзя позволять оставлять комментарии к варианту голосования «за», чтобы в результате их прочтения не получилось «я согласен, но скорее против»; что учесть при заочном голосовании и др.). Что стоит предусмотреть при разработке мобильного приложения (для защиты информации и корректной работы пользователей, в т.ч. офлайн в самолете). Как систему для коллегиальных органов интегрировать с СЭД и календарем на личных устройствах членов коллегиальных органов – какую информацию транслировать при подготовке заседания, составлении протокола и выдаче поручений на исполнение. Что важно подписывать усиленной квалифицированной ЭП, а где оптимальнее применять простые ЭП. Как заверять бумажные копии электронных протоколов. Показываем пример оформления протокола заседания коллегиального органа.

Павел Казанцев
руководитель проектов электронного документооборота

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2014
Оформление документов

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Как загрузить документы в СЭД

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2021
Современное делопроизводство

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Лариса Иванова
ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»
Руслан Кудабаев
руководитель направления 1С отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании СофтЭксперт

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2019
Оформление документов

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Светлана Ларина
юрист, эксперт журнала
Наталия Сараева
эксперт журнала

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2020
Оформление документов

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Екатерина Краецкая
юрист компании «Лексфорт», UBL Group

Раздел не найден.