Top.Mail.Ru
Вопрос
Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?
Отвечает

Вопрос задан с пониманием всех ключевых деталей, на которые и будем опираться при ответе.

В деловой переписке стороны (корреспонденты) обмениваются подлинниками, т.е. официальными документами, подписанными уполномоченными должностными лицами и имеющими силу доказательства. А подлинник – это единственный экземпляр официального документа (или первый экземпляр, если с него изготавливаются копии).

В традиционном документообороте, когда стороны обмениваются письмами в бумажной форме, исполнитель, действительно, может оформить 2 экземпляра проекта письма и провести процедуру его согласования с заинтересованными в вопросе структурными подразделениями (бухгалтерией, службой внутреннего контроля и т.п.). В процессе согласования в проект могут быть внесены изменения, уточнения и редакторские правки. Поэтому исполнитель, как правило, всю процедуру согласования осуществляет на основе 1 экземпляра проекта письма. С учетом сделанных замечаний оформляется окончательно подготовленный и правильно оформленный проект письма, который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а экземпляр, на котором собраны визы в процессе согласования проекта, становится визовым экземпляром (копией отправленного письма).

Служба делопроизводства регистрирует отправляемое письмо (подписанный подлинник), а на визовом экземпляре проставляет те же дату и регистрационный номер, что и на подлиннике. Таким образом, в регистрационном журнале (бумажном или электронном) или в электронных карточках фиксируются сведения о том, кто подписал письмо, по какому вопросу оно было составлено, кто готовил проект и кто его согласовал.

Копия ответа (визовый экземпляр) формируется в дело с перепиской по данному или похожим вопросам в последовательности: оригинал полученного письма + копия отправленного ответа. Таким образом накапливаются и, как правило, в течение 5 лет (типовой срок хранения переписки) хранятся доказательства того, как решаются вопросы в процессе деловых коммуникаций.

Можно встретить практику, когда к проекту подготовленного ответного письма оформляется лист согласования (в бумажной форме).

При применении СЭД к подготовленному проекту ответного письма в системе оформляется лист согласования, и вся процедура согласования осуществляется и фиксируется в ней. В зависимости от условий реализации документооборота с внешними контрагентами после завершения процедуры согласования (с сохранением всех версий проекта и всех замечаний), после подписания и регистрации отправляемого письма в электронной регистрационной карточке, документ может быть отправлен адресату:

  • в бумажной форме (электронный проект документа распечатывается из системы и подписывается на бумаге) или
  • в электронной форме (если оригинал документа подписывался электронной подписью).

В СЭД остаются необходимые метаданные: дата и индекс документа, кто подписал, кто согласовал и т.п. В СЭД сохраняется электронный проект документа и электронный оригинал (если он создавался) либо скан бумажного подписанного документа. При такой технологии работы оригинал письма (бумажный или электронный) тоже создается в единственном числе.

Как видите, алгоритмы работы, действительно, различаются для бумажных и электронных документов, на них существенно влияют возможности СЭД, которыми вы пользуетесь. И в Инструкции по делопроизводству вашей организации нужно отразить реально применяемые технологии.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

e*e*n*d*v*a@
20.01.2021, 14:06

Автор статьи далек от практики. Суд в качестве доказательства принимает подлинники или надлежащим образом заверенные копии (при наличии подлинника). Если есть вероятность, что письмо будет служить доказательством, то при бумажном документообороте подписывайте два экземпляра письма, чтобы у Вас остался второй экземпляр письма с визами (не копия) и подлинной подписью руководителя, как гарантия того, что Вы контрагенту отправили такой же экземпляр письма. Визы можно также оформлять с оборотной стороны второго экземпляра письма, остающегося в организации.

Рекомендовано для вас

Подписание документов во время отпуска

Может ли подписание документов уполномоченным лицом во время его отпуска стать проблемой? Оказывается, да. Предупредим о возможных «виражах», чтобы вы смогли к ним подготовиться. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя.

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?