Top.Mail.Ru
Вопрос
Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?
Отвечает

Вопрос задан с пониманием всех ключевых деталей, на которые и будем опираться при ответе.

В деловой переписке стороны (корреспонденты) обмениваются подлинниками, т.е. официальными документами, подписанными уполномоченными должностными лицами и имеющими силу доказательства. А подлинник – это единственный экземпляр официального документа (или первый экземпляр, если с него изготавливаются копии).

В традиционном документообороте, когда стороны обмениваются письмами в бумажной форме, исполнитель, действительно, может оформить 2 экземпляра проекта письма и провести процедуру его согласования с заинтересованными в вопросе структурными подразделениями (бухгалтерией, службой внутреннего контроля и т.п.). В процессе согласования в проект могут быть внесены изменения, уточнения и редакторские правки. Поэтому исполнитель, как правило, всю процедуру согласования осуществляет на основе 1 экземпляра проекта письма. С учетом сделанных замечаний оформляется окончательно подготовленный и правильно оформленный проект письма, который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а экземпляр, на котором собраны визы в процессе согласования проекта, становится визовым экземпляром (копией отправленного письма).

Служба делопроизводства регистрирует отправляемое письмо (подписанный подлинник), а на визовом экземпляре проставляет те же дату и регистрационный номер, что и на подлиннике. Таким образом, в регистрационном журнале (бумажном или электронном) или в электронных карточках фиксируются сведения о том, кто подписал письмо, по какому вопросу оно было составлено, кто готовил проект и кто его согласовал.

Копия ответа (визовый экземпляр) формируется в дело с перепиской по данному или похожим вопросам в последовательности: оригинал полученного письма + копия отправленного ответа. Таким образом накапливаются и, как правило, в течение 5 лет (типовой срок хранения переписки) хранятся доказательства того, как решаются вопросы в процессе деловых коммуникаций.

Можно встретить практику, когда к проекту подготовленного ответного письма оформляется лист согласования (в бумажной форме).

При применении СЭД к подготовленному проекту ответного письма в системе оформляется лист согласования, и вся процедура согласования осуществляется и фиксируется в ней. В зависимости от условий реализации документооборота с внешними контрагентами после завершения процедуры согласования (с сохранением всех версий проекта и всех замечаний), после подписания и регистрации отправляемого письма в электронной регистрационной карточке, документ может быть отправлен адресату:

  • в бумажной форме (электронный проект документа распечатывается из системы и подписывается на бумаге) или
  • в электронной форме (если оригинал документа подписывался электронной подписью).

В СЭД остаются необходимые метаданные: дата и индекс документа, кто подписал, кто согласовал и т.п. В СЭД сохраняется электронный проект документа и электронный оригинал (если он создавался) либо скан бумажного подписанного документа. При такой технологии работы оригинал письма (бумажный или электронный) тоже создается в единственном числе.

Как видите, алгоритмы работы, действительно, различаются для бумажных и электронных документов, на них существенно влияют возможности СЭД, которыми вы пользуетесь. И в Инструкции по делопроизводству вашей организации нужно отразить реально применяемые технологии.

Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

e*e*n*d*v*a@
20.01.2021, 14:06

Автор статьи далек от практики. Суд в качестве доказательства принимает подлинники или надлежащим образом заверенные копии (при наличии подлинника). Если есть вероятность, что письмо будет служить доказательством, то при бумажном документообороте подписывайте два экземпляра письма, чтобы у Вас остался второй экземпляр письма с визами (не копия) и подлинной подписью руководителя, как гарантия того, что Вы контрагенту отправили такой же экземпляр письма. Визы можно также оформлять с оборотной стороны второго экземпляра письма, остающегося в организации.

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Номер и дата на исходящем письме

Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.

Надо ли хранить копии входящих писем в бумажном виде? Откуда это требование?

Есть ли требования / указания на хранение копий входящих писем в бумажном виде? В каком нормативном документе можно найти подтверждение этому, сроки? По оригиналам входящих писем вопросов не возникает, но сейчас распечатываем и копии входящих (которые поступают по электронной почте, оригиналы не поступают) и храним, хотя при этом они есть в СЭД. Есть ли смысл их дополнительно печатать и хранить в бумаге? Ведь увеличивается объем текущего бумажного архива.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.