Top.Mail.Ru
Вопрос
Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?
Отвечает

Вопрос задан с пониманием всех ключевых деталей, на которые и будем опираться при ответе.

В деловой переписке стороны (корреспонденты) обмениваются подлинниками, т.е. официальными документами, подписанными уполномоченными должностными лицами и имеющими силу доказательства. А подлинник – это единственный экземпляр официального документа (или первый экземпляр, если с него изготавливаются копии).

В традиционном документообороте, когда стороны обмениваются письмами в бумажной форме, исполнитель, действительно, может оформить 2 экземпляра проекта письма и провести процедуру его согласования с заинтересованными в вопросе структурными подразделениями (бухгалтерией, службой внутреннего контроля и т.п.). В процессе согласования в проект могут быть внесены изменения, уточнения и редакторские правки. Поэтому исполнитель, как правило, всю процедуру согласования осуществляет на основе 1 экземпляра проекта письма. С учетом сделанных замечаний оформляется окончательно подготовленный и правильно оформленный проект письма, который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а экземпляр, на котором собраны визы в процессе согласования проекта, становится визовым экземпляром (копией отправленного письма).

Служба делопроизводства регистрирует отправляемое письмо (подписанный подлинник), а на визовом экземпляре проставляет те же дату и регистрационный номер, что и на подлиннике. Таким образом, в регистрационном журнале (бумажном или электронном) или в электронных карточках фиксируются сведения о том, кто подписал письмо, по какому вопросу оно было составлено, кто готовил проект и кто его согласовал.

Копия ответа (визовый экземпляр) формируется в дело с перепиской по данному или похожим вопросам в последовательности: оригинал полученного письма + копия отправленного ответа. Таким образом накапливаются и, как правило, в течение 5 лет (типовой срок хранения переписки) хранятся доказательства того, как решаются вопросы в процессе деловых коммуникаций.

Можно встретить практику, когда к проекту подготовленного ответного письма оформляется лист согласования (в бумажной форме).

При применении СЭД к подготовленному проекту ответного письма в системе оформляется лист согласования, и вся процедура согласования осуществляется и фиксируется в ней. В зависимости от условий реализации документооборота с внешними контрагентами после завершения процедуры согласования (с сохранением всех версий проекта и всех замечаний), после подписания и регистрации отправляемого письма в электронной регистрационной карточке, документ может быть отправлен адресату:

  • в бумажной форме (электронный проект документа распечатывается из системы и подписывается на бумаге) или
  • в электронной форме (если оригинал документа подписывался электронной подписью).

В СЭД остаются необходимые метаданные: дата и индекс документа, кто подписал, кто согласовал и т.п. В СЭД сохраняется электронный проект документа и электронный оригинал (если он создавался) либо скан бумажного подписанного документа. При такой технологии работы оригинал письма (бумажный или электронный) тоже создается в единственном числе.

Как видите, алгоритмы работы, действительно, различаются для бумажных и электронных документов, на них существенно влияют возможности СЭД, которыми вы пользуетесь. И в Инструкции по делопроизводству вашей организации нужно отразить реально применяемые технологии.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

e*e*n*d*v*a@
20.01.2021, 14:06

Автор статьи далек от практики. Суд в качестве доказательства принимает подлинники или надлежащим образом заверенные копии (при наличии подлинника). Если есть вероятность, что письмо будет служить доказательством, то при бумажном документообороте подписывайте два экземпляра письма, чтобы у Вас остался второй экземпляр письма с визами (не копия) и подлинной подписью руководителя, как гарантия того, что Вы контрагенту отправили такой же экземпляр письма. Визы можно также оформлять с оборотной стороны второго экземпляра письма, остающегося в организации.

Рекомендовано для вас

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Когда нет возможности отправить письмо, подписанное ЭП

Если у внешней компании или у клиента с нашей компанией нет электронного документооборота, то как правильно заверять письма на бумаге? Если письма подписаны квалифицированной электронной подписью с нашей стороны для отправки внешним корреспондентам?

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Отметка о поступлении и отметка о вручении документа – разные вещи

Делопроизводственный реквизит «отметка о поступлении документа» в организацию (с входящим номером) кардинально отличается от юридической отметки о получении / вручении документа (с подписью): как по назначению, так и по составу элементов (общая у них только дата). Показываем несколько вариантов их оформления. Обязана ли организация-получатель ставить их на экземпляре отправителя. Как убедить суд в факте вручения документа адресату при его отправке курьером, через «Почту России» или по электронной почте.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.