Вопрос задан с пониманием всех ключевых деталей, на которые и будем опираться при ответе.
В деловой переписке стороны (корреспонденты) обмениваются подлинниками, т.е. официальными документами, подписанными уполномоченными должностными лицами и имеющими силу доказательства. А подлинник – это единственный экземпляр официального документа (или первый экземпляр, если с него изготавливаются копии).
В традиционном документообороте, когда стороны обмениваются письмами в бумажной форме, исполнитель, действительно, может оформить 2 экземпляра проекта письма и провести процедуру его согласования с заинтересованными в вопросе структурными подразделениями (бухгалтерией, службой внутреннего контроля и т.п.). В процессе согласования в проект могут быть внесены изменения, уточнения и редакторские правки. Поэтому исполнитель, как правило, всю процедуру согласования осуществляет на основе 1 экземпляра проекта письма. С учетом сделанных замечаний оформляется окончательно подготовленный и правильно оформленный проект письма, который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а экземпляр, на котором собраны визы в процессе согласования проекта, становится визовым экземпляром (копией отправленного письма).
Служба делопроизводства регистрирует отправляемое письмо (подписанный подлинник), а на визовом экземпляре проставляет те же дату и регистрационный номер, что и на подлиннике. Таким образом, в регистрационном журнале (бумажном или электронном) или в электронных карточках фиксируются сведения о том, кто подписал письмо, по какому вопросу оно было составлено, кто готовил проект и кто его согласовал.
Копия ответа (визовый экземпляр) формируется в дело с перепиской по данному или похожим вопросам в последовательности: оригинал полученного письма + копия отправленного ответа. Таким образом накапливаются и, как правило, в течение 5 лет (типовой срок хранения переписки) хранятся доказательства того, как решаются вопросы в процессе деловых коммуникаций.
Можно встретить практику, когда к проекту подготовленного ответного письма оформляется лист согласования (в бумажной форме).
При применении СЭД к подготовленному проекту ответного письма в системе оформляется лист согласования, и вся процедура согласования осуществляется и фиксируется в ней. В зависимости от условий реализации документооборота с внешними контрагентами после завершения процедуры согласования (с сохранением всех версий проекта и всех замечаний), после подписания и регистрации отправляемого письма в электронной регистрационной карточке, документ может быть отправлен адресату:
- в бумажной форме (электронный проект документа распечатывается из системы и подписывается на бумаге) или
- в электронной форме (если оригинал документа подписывался электронной подписью).
В СЭД остаются необходимые метаданные: дата и индекс документа, кто подписал, кто согласовал и т.п. В СЭД сохраняется электронный проект документа и электронный оригинал (если он создавался) либо скан бумажного подписанного документа. При такой технологии работы оригинал письма (бумажный или электронный) тоже создается в единственном числе.
Как видите, алгоритмы работы, действительно, различаются для бумажных и электронных документов, на них существенно влияют возможности СЭД, которыми вы пользуетесь. И в Инструкции по делопроизводству вашей организации нужно отразить реально применяемые технологии.
