Вопрос
Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?
Отвечает

Вопрос задан с пониманием всех ключевых деталей, на которые и будем опираться при ответе.

В деловой переписке стороны (корреспонденты) обмениваются подлинниками, т.е. официальными документами, подписанными уполномоченными должностными лицами и имеющими силу доказательства. А подлинник – это единственный экземпляр официального документа (или первый экземпляр, если с него изготавливаются копии).

В традиционном документообороте, когда стороны обмениваются письмами в бумажной форме, исполнитель, действительно, может оформить 2 экземпляра проекта письма и провести процедуру его согласования с заинтересованными в вопросе структурными подразделениями (бухгалтерией, службой внутреннего контроля и т.п.). В процессе согласования в проект могут быть внесены изменения, уточнения и редакторские правки. Поэтому исполнитель, как правило, всю процедуру согласования осуществляет на основе 1 экземпляра проекта письма. С учетом сделанных замечаний оформляется окончательно подготовленный и правильно оформленный проект письма, который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а экземпляр, на котором собраны визы в процессе согласования проекта, становится визовым экземпляром (копией отправленного письма).

Служба делопроизводства регистрирует отправляемое письмо (подписанный подлинник), а на визовом экземпляре проставляет те же дату и регистрационный номер, что и на подлиннике. Таким образом, в регистрационном журнале (бумажном или электронном) или в электронных карточках фиксируются сведения о том, кто подписал письмо, по какому вопросу оно было составлено, кто готовил проект и кто его согласовал.

Копия ответа (визовый экземпляр) формируется в дело с перепиской по данному или похожим вопросам в последовательности: оригинал полученного письма + копия отправленного ответа. Таким образом накапливаются и, как правило, в течение 5 лет (типовой срок хранения переписки) хранятся доказательства того, как решаются вопросы в процессе деловых коммуникаций.

Можно встретить практику, когда к проекту подготовленного ответного письма оформляется лист согласования (в бумажной форме).

При применении СЭД к подготовленному проекту ответного письма в системе оформляется лист согласования, и вся процедура согласования осуществляется и фиксируется в ней. В зависимости от условий реализации документооборота с внешними контрагентами после завершения процедуры согласования (с сохранением всех версий проекта и всех замечаний), после подписания и регистрации отправляемого письма в электронной регистрационной карточке, документ может быть отправлен адресату:

  • в бумажной форме (электронный проект документа распечатывается из системы и подписывается на бумаге) или
  • в электронной форме (если оригинал документа подписывался электронной подписью).

В СЭД остаются необходимые метаданные: дата и индекс документа, кто подписал, кто согласовал и т.п. В СЭД сохраняется электронный проект документа и электронный оригинал (если он создавался) либо скан бумажного подписанного документа. При такой технологии работы оригинал письма (бумажный или электронный) тоже создается в единственном числе.

Как видите, алгоритмы работы, действительно, различаются для бумажных и электронных документов, на них существенно влияют возможности СЭД, которыми вы пользуетесь. И в Инструкции по делопроизводству вашей организации нужно отразить реально применяемые технологии.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

e*e*n*d*v*a@
20.01.2021, 14:06

Автор статьи далек от практики. Суд в качестве доказательства принимает подлинники или надлежащим образом заверенные копии (при наличии подлинника). Если есть вероятность, что письмо будет служить доказательством, то при бумажном документообороте подписывайте два экземпляра письма, чтобы у Вас остался второй экземпляр письма с визами (не копия) и подлинной подписью руководителя, как гарантия того, что Вы контрагенту отправили такой же экземпляр письма. Визы можно также оформлять с оборотной стороны второго экземпляра письма, остающегося в организации.

Рекомендовано для вас

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Сокращаем расходы на отправку документов

Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.