О странных способах подписания электронного документа

Вопрос
Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?
Отвечает

Интересно, является ли планшет руководителя оконечным устройством, с помощью которого он реализует все свои права доступа в СЭД или иную информационную систему, и какие виды электронных подписей поддерживают системы, в которых работает руководитель? Юридическую силу документу, созданному в статусе электронного оригинала, придает факт его подписания электронной подписью.

Если руководитель подписывает документ на планшете своей электронной подписью (ЭП), то после подписания она должна визуализироваться и восприниматься по правилам, которые давно установлены для системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и утверждены совместным приказом Минкомсвязи и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Пример оформления этой отметки об электронной подписи вы можете увидеть и в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Как видите, здесь должен указываться сертификат ключа ЭП, который выдает удостоверяющий центр.

Фрагмент документа

Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Есть и другие примеры визуализации отметки об электронной подписи, в которой фиксируется подтверждаемое управленческое действие, т.е. транзакция. Например, факт подписания документа простой ЭП в СЭД – во внутреннем документообороте компании может визуализироваться так:

Пример 1. Возможный вариант отображения подписания документа простой ЭП в СЭД

Подписал. Генеральный директор Иван_Смирнов.

12.01.2021 11.25 мск.

Если же электронный образ («картинку») проекта документа, который загружается на планшет, руководитель собственноручно подписывает стилусом по технологии программного обеспечения, которое используется в основном для рисования, и полученная картинка распечатывается на цветном принтере как копия (это будет копия!), то на ней все равно видно, что подпись – не подлинная, а «рисованная», даже если ее «прикрыть» проставлением оттиска печати. Это означает, что организация направляет своим контрагентам и в банки фальсифицированный документ, а не подлинник документа. Все риски будут вытекать из этой фальсификации.

Руководитель как единоличный исполнительный орган отвечает за организацию работы по всем направлениям деятельности, включая внешние коммуникации, организацию делопроизводства, документальный и архивный фонд. Эту ответственность он должен осознавать сам. Убеждать руководителя, что он не всегда прав, очень трудно, особенно, когда руководитель поверил в новый способ подписания, который ему предложил, скорее всего, кто-то из ИТ-специалистов.

Мы не можем дать универсального совета, но в рамках полномочий службы делопроизводства рекомендуем разработать предложения по работе с электронными документами и порядку их подписания, в которых отразить требования Федерального закона 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» (с изменениями, которые вступили в силу с 01.01.2021). Можете опираться на наш ответ, а также привлечь к этой работе юриста, аргументы которого помогут перевесить доводы ИТ-специалистов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сколько подлинников письма подписывать?

Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Как расположить Ф.И.О. в подписи?

Как выравниваются расшифровки подписантов документа: по краю поля или по первым буквам инициалов?

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.