Интересно, является ли планшет руководителя оконечным устройством, с помощью которого он реализует все свои права доступа в СЭД или иную информационную систему, и какие виды электронных подписей поддерживают системы, в которых работает руководитель? Юридическую силу документу, созданному в статусе электронного оригинала, придает факт его подписания электронной подписью.
Если руководитель подписывает документ на планшете своей электронной подписью (ЭП), то после подписания она должна визуализироваться и восприниматься по правилам, которые давно установлены для системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и утверждены совместным приказом Минкомсвязи и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Пример оформления этой отметки об электронной подписи вы можете увидеть и в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Как видите, здесь должен указываться сертификат ключа ЭП, который выдает удостоверяющий центр.
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Есть и другие примеры визуализации отметки об электронной подписи, в которой фиксируется подтверждаемое управленческое действие, т.е. транзакция. Например, факт подписания документа простой ЭП в СЭД – во внутреннем документообороте компании может визуализироваться так:
Пример 1. Возможный вариант отображения подписания документа простой ЭП в СЭД
Подписал. Генеральный директор Иван_Смирнов.
12.01.2021 11.25 мск.
Если же электронный образ («картинку») проекта документа, который загружается на планшет, руководитель собственноручно подписывает стилусом по технологии программного обеспечения, которое используется в основном для рисования, и полученная картинка распечатывается на цветном принтере как копия (это будет копия!), то на ней все равно видно, что подпись – не подлинная, а «рисованная», даже если ее «прикрыть» проставлением оттиска печати. Это означает, что организация направляет своим контрагентам и в банки фальсифицированный документ, а не подлинник документа. Все риски будут вытекать из этой фальсификации.
Руководитель как единоличный исполнительный орган отвечает за организацию работы по всем направлениям деятельности, включая внешние коммуникации, организацию делопроизводства, документальный и архивный фонд. Эту ответственность он должен осознавать сам. Убеждать руководителя, что он не всегда прав, очень трудно, особенно, когда руководитель поверил в новый способ подписания, который ему предложил, скорее всего, кто-то из ИТ-специалистов.
Мы не можем дать универсального совета, но в рамках полномочий службы делопроизводства рекомендуем разработать предложения по работе с электронными документами и порядку их подписания, в которых отразить требования Федерального закона 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» (с изменениями, которые вступили в силу с 01.01.2021). Можете опираться на наш ответ, а также привлечь к этой работе юриста, аргументы которого помогут перевесить доводы ИТ-специалистов.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Управляющая организация (АО) издает приказ. Он готовится на бланке АО, в констатирующей части указывается, что действия распространяются на ООО. Как указать подписанта: генеральный директор АО или генеральный директор АО (управляющая организация)?
Ответьте, пожалуйста, корректно ли внесение в штатное расписание организации двойной должности, в наименовании которой две должности указаны через запятую? Например, «Первый заместитель главы администрации, начальник управления». Если это некорректно, поясните, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться для внесения изменений в наименование должности либо каким образом просто парировать аргумент «покажите, где написано, что так нельзя?!»
Если руководитель организации делегирует своим замам (или иным сотрудникам) право утверждения локальных нормативных актов и подписания приказов, то каким документом это должно быть оформлено? Лучше ЛНА, а подойдет ли для этого приказ либо доверенность? Почему приказа о назначении на должность и должностной инструкции будет недостаточно? Нужно ли оформлять доверенность для наделения должностного лица правом ведения переписки от имени компании? Поводом для данной статьи стали вопросы нашего читателя.
Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.
Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
