О странных способах подписания электронного документа

Вопрос
Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?
Отвечает

Интересно, является ли планшет руководителя оконечным устройством, с помощью которого он реализует все свои права доступа в СЭД или иную информационную систему, и какие виды электронных подписей поддерживают системы, в которых работает руководитель? Юридическую силу документу, созданному в статусе электронного оригинала, придает факт его подписания электронной подписью.

Если руководитель подписывает документ на планшете своей электронной подписью (ЭП), то после подписания она должна визуализироваться и восприниматься по правилам, которые давно установлены для системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и утверждены совместным приказом Минкомсвязи и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Пример оформления этой отметки об электронной подписи вы можете увидеть и в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Как видите, здесь должен указываться сертификат ключа ЭП, который выдает удостоверяющий центр.

Фрагмент документа

Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Есть и другие примеры визуализации отметки об электронной подписи, в которой фиксируется подтверждаемое управленческое действие, т.е. транзакция. Например, факт подписания документа простой ЭП в СЭД – во внутреннем документообороте компании может визуализироваться так:

Пример 1. Возможный вариант отображения подписания документа простой ЭП в СЭД

Подписал. Генеральный директор Иван_Смирнов.

12.01.2021 11.25 мск.

Если же электронный образ («картинку») проекта документа, который загружается на планшет, руководитель собственноручно подписывает стилусом по технологии программного обеспечения, которое используется в основном для рисования, и полученная картинка распечатывается на цветном принтере как копия (это будет копия!), то на ней все равно видно, что подпись – не подлинная, а «рисованная», даже если ее «прикрыть» проставлением оттиска печати. Это означает, что организация направляет своим контрагентам и в банки фальсифицированный документ, а не подлинник документа. Все риски будут вытекать из этой фальсификации.

Руководитель как единоличный исполнительный орган отвечает за организацию работы по всем направлениям деятельности, включая внешние коммуникации, организацию делопроизводства, документальный и архивный фонд. Эту ответственность он должен осознавать сам. Убеждать руководителя, что он не всегда прав, очень трудно, особенно, когда руководитель поверил в новый способ подписания, который ему предложил, скорее всего, кто-то из ИТ-специалистов.

Мы не можем дать универсального совета, но в рамках полномочий службы делопроизводства рекомендуем разработать предложения по работе с электронными документами и порядку их подписания, в которых отразить требования Федерального закона 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» (с изменениями, которые вступили в силу с 01.01.2021). Можете опираться на наш ответ, а также привлечь к этой работе юриста, аргументы которого помогут перевесить доводы ИТ-специалистов.

Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.

Сколько подлинников письма подписывать?

Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.