Самая распространенная ситуация: руководитель отсутствует, а документ подписать надо срочно! Хорошо, если на месте уполномоченное замещающее лицо. А если нет? Подделывать подпись на свой страх и риск по телефонной просьбе руководителя? Вам стоит знать, что будет признано подделкой документа, при каких обстоятельствах какая ответственность за это может грозить. Мы проанализировали возможные варианты и свели их в таблицу – они касаются дисциплинарной ответственности, гражданско-правовой, административной и уголовной (при этом показали нижнюю и максимальную планки негативных последствий).

Обычно, когда говорят о подделке документов, невольно на ум приходят картины поддельных паспортов, удостоверений и преступной группы, которая занимается сбытом фальшивок. Однако на практике подделкой порой занимаются и обычные люди, например офисные сотрудники, причем не задумываясь о сути своих действий. Предположим, требуется подписать срочный документ, а начальника нет в офисе, и он просит по телефону поставить подпись «за него». Или подписывают акт приема-передачи работ до их завершения, т.к. в нужное время не будет уполномоченного лица и т.п. Конечно, тут можно возразить, какая же это подделка-то «просто подписать»? И как можно сравнивать фальшивые паспорта и «невинную» подпись на каком-нибудь приказе – разные масштабы. И разные последствия? Но так ли это на самом деле? Давайте разберемся.

Связанный материал
Как оформить подпись за директора?
№ 04 / 2020

См. статью «Как оформить подпись за директора» в № 4' 2020. Показаны варианты легального «замещения» директора. Какими документами это оформляется. Как в каждом из этих случаев оформлять подпись. Как исправлять данные подписанта в полученном документе

Связанный материал
Ответственность за подделку каких документов и как ужесточили
№ 11 / 2019

См. статью «Ответственность за подделку каких документов и как ужесточили» в № 11' 2019. Речь идет о существенном повышении наказаний за подделку официальных документов, паспортов, удостоверений, бланков и печатей

Связанный материал
Как «обезглавленной» организации продолжить работу
№ 12 / 2020
Связанный материал
Как «обезглавленной» организации продолжить работу
№ 12 / 2020
Связанный материал
О странных способах подписания электронного документа
№ 01 / 2021
Связанный материал
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)
№ 06 / 2021

Документ – правовые последствия

Для начала определимся с тем, что же такое документ. Это позволит нам выработать понятные критерии фальсификации документа. Погружаться в научно-правовые глубины теории не будем, а просто определимся, как отделить «просто бумагу» от «документа».

В п. 7, 8 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» есть 2 определения:

  • документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать,
  • а официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

В ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» под документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»:

  • есть п. 3.14, где сказано, что «документы (records)» – это документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства (см. 3.10) и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции (см. 3.18);
  • проследим за отметками «см.» и увидим следующее:
    • в п. 3.10: доказательство (evidence) – документация о транзакции (деловой операции);
    • в п. 3.18: транзакция (transaction) – наименьшая единица рабочего процесса обмена информацией и/или другими ресурсами между двумя или более участниками или системами.

Какой вывод мы теперь можем сделать? Документ – это совокупность определенной информации, которая:

  • зафиксирована на носителе (бумажный, электронный, пленка и т.п.);
  • отражает существование определенного факта, его содержание и свойства, в т.ч. отдельных элементов «внутри» факта;
  • позволяет сохранить во времени и передать эту информацию в пространстве, в т.ч. третьим лицам;
  • обладает особым доказательственным свойством;
  • создана и оформлена организацией, должностным лицом или гражданином в установленном законом или внутренними регламентами порядке (в т.ч. подписана уполномоченным лицом);
  • содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать документ.

Совокупность этих признаков придает документу еще 3 важных свойства, указанных в п. 14, 15, 17 ГОСТ Р 7.0.8-2013, а именно:

  • юридическая значимость – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;
  • юридическая сила – свойство вызывать правовые последствия;
  • достоверность – свойство, при котором содержание документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Теперь мы получили критерии, которые позволяют отделить «просто бумагу» от документа, хотя оба могут фиксировать факты из жизни и передавать сведения в пространстве и времени.

«Просто бумага» при определенных обстоятельствах может использоваться как доказательство факта даже в суде (ст. 71 ГПК РФ, ст. 75 АПК РФ). Но у нее нет другого свойства, которое превратило бы ее в документ – она не обладает юридической силой и не влечет правовых последствий. В чем это проявляется? Давайте разберем несколько наглядных ситуаций:

Пример 1

Возьмем для примера учет рабочего времени. Допустим, начальник цеха записывал в тетрадке, кто пришел на смену, а кого не было, потом перенес эту информацию в табель учета рабочего времени. Гораздо позже обнаружил небольшое расхождение между сведениями в них и установить, где правильно, не получается – начальник не помнит, где верно. Данные из какого документа будут обладать юридической силой и использоваться для начисления заработной платы?

Обязанность вести учет отработанного работниками времени установлена ч. 4 ст. 91 ТК РФ, для этого, как правило, используется специальная унифицированная форма табеля учета рабочего времени (№ Т-12 или № Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Она заполняется в установленном порядке, содержит конкретные реквизиты и подписывается уполномоченным лицом. Это отличает табель от тетрадки, потому для бухгалтерии приоритет за табелем, который обладает сразу и юридической значимостью, и юридической силой в силу особого статуса, закрепленного за ним законодательством и локальными нормативными актами. «Официальной» силой будет обладать табель и для судов 1.

Тетрадка же может использоваться как одно из доказательств в споре о достоверности данных в табеле, но пока достоверность не опровергнута, табель считается документом, а тетрадка – «просто бумагой» для внутреннего пользования.

Пример 2

Подобное справедливо и для другого примера: работник может написать в соцсети о том, как ему надоела работа – уволиться бы. Но может ли работодатель, прочитав этот пост, уволить работника по «собственному желанию»? Нет, конечно! Почему? У поста в соцсети нет свойства документа – юридической силы, поскольку в соответствии со ст. 80 ТК РФ заявление работника должно быть адресовано работодателю в письменной форме и выражать желание прекратить трудовой договор (содержать определенные реквизиты и подаваться в особом порядке). В противном случае это «просто писанина» с жалобой на условия труда.

Судебная практика. Апелляционное определение Московского областного суда от 20.08.2014 по делу № 33-16314/2014

У сотрудника не сложились отношения с работодателем, не нравились условия труда, он перестал выходить на работу, написал заявление, в котором выразил недовольство режимом и оплатой, просил вернуть трудовую книжку. А работодатель уволил его за прогул и суд признал увольнение «по статье» обоснованным, поскольку в заявлении не было четко выраженного указания на желание именно уволиться. Кроме того, в заявлении не было предусмотренных для него реквизитов (не соблюдена форма) – и заявление расценили как обычное письмо с жалобой, а невыход на работу – прогулом.

В этом плане хорошо передает свойство документа удачная формулировка в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: первичный учетный документ оформляет конкретный факт хозяйственной жизни, содержит установленные законом реквизиты, оформляется в установленном порядке.

Это применимо к любому документу. Документом бумагу делает не просто информация, а способ ее фиксации и то, как она...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Как могут наказать за нарушение ограничений, направленных на противодействие COVID-19

Давайте разберемся, какая ответственность грозит за нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов в различных ситуациях? Что может грозить за отказ от обязательной вакцинации? Кто конкретно будет наказан – организация, ее руководитель или рядовой работник? Антиковидные ограничения, введенные в начале пандемии, постепенно ослабляются (в каждом регионе свои темпы этого процесса, где-то мы наблюдаем и откат обратно). А вот наказания за нарушения антиковидных ограничений, которые были введены еще в 2020 году, пока никто не отменил, и о них стоит помнить. Получается, что надо и деловую активность восстанавливать, и понимать, чем рискуешь, чтобы попасть в «золотую середину».

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.