Номер и дата на исходящем письме

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 04 / 2021

Вопрос

Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Да, и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», и в Методических рекомендациях по его применению не говорится об обязательном ручном оформлении даты документа и его регистрационного номера. Но:

п. 4.10 Методических рекомендаций указывает, что дата проставляется работниками службы делопроизводства,
а п. 4.11 устанавливает, что регистрационный номер документа оформляется после его подписания.

В этой технологии находит отражение опыт лучших и веками сложившихся практик удостоверения документов. Дату и номер как идентификационные реквизиты официального документа (обеспечивающие вместе с подписью его юридическую силу) традиционно оформляет служба делопроизводства, действующая как своеобразное «третье» и независимое лицо. Подписанный уполномоченным лицом документ обычно именно она и оттиском печати удостоверит (при необходимости), и включит его в состав документального фонда организации, присвоив дату и регистрационный номер. Это самый простой и дешевый способ обеспечения подлинности документа и идентификации его в статусе оригинала, поскольку современные способы копирования позволяют изготовить заново или скомпилировать из копий составных частей и элементов практически любой проект документа в любой форме.

При применении СЭД проект документа на основе электронного шаблона обычно создается в системе. Если документ должен будет существовать в статусе бумажного оригинала, то в его визуализацию и настройки печати возможно включить оформление даты и регистрационного номера иным шрифтом, определенным размером кегля и другими идентифицирующими признаками, обеспечивающими защиту подлинности.

Нормативного правового акта об обязательном проставлении даты и номера документа от руки нет. Но ничто не мешает вам в Инструкции по делопроизводству своей организации установить правила оформления дат и номеров документов в зависимости от их вида, документопотока, способа изготовления и других особенностей применяемых технологий.