Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В свете последних событий наша компания выстраивает систему полного электронного документооборота. При разработке правил регистрации договоров в электронном виде встал вопрос о последовательности внесения электронной подписи и регистрационного номера, даты (электронной регистрации) договора в системе электронного документооборота. Дело в том, что по всем правилам недопустимо внесение изменений в текст документа после его подписания и СЭД, соответственно, не дает внести номер и дату в договор, уже подписанный электронной подписью, воспринимая это как изменение документа. Как можно решить нашу проблему? Появились ли в практике внедрения электронного документооборота какие-то новые способы и правила регистрации документов?

Прокрустово ложе старых подходов для новых технологий

Проблема, с которой столкнулись коллеги, возникла в электронном документообороте сразу же, как только организации начали использовать электронные документы и усиленные электронные подписи (УЭП). Она связана с тем, что при использовании УЭП с помощью специального алгоритма для документа рассчитывается его уникальный хэш (контрольная сумма). Если после подписания в документ вносятся какие-либо, даже незначительные изменения (например, ставится пробел), проверку электронная подпись уже не пройдет.

При этом практически все организации «перетащили» в электронный вид классическую для бумажных документов процедуру подписания и регистрации, когда регистрационный номер и дата регистрации проставляются на документе только после его подписания уполномоченным лицом или лицами (ведь до подписания непонятно, вернут ли проект документа на доработку):

  • мы можем так продолжать поступать с документами, подписываемыми на бумаге, о которых в информационной системе только отражаются данные и потом туда еще могут записываться их сканы;
  • однако при таком подходе подписанный электронный документ мы получаем без регистрационного номера и даты регистрации, а в отсутствие в системе удобных средств визуализации электронной подписи при просмотре документа к тому же еще не видно, что он действительно подписан, кем и когда.

Замечу также, что регистрация в настоящее...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Реформа применения электронных подписей... немного сбоит

Электронные подписи (ЭП) уже есть у большинства организаций. Что надо успеть сделать с ними до нового 2022 года. Как меняются планы на 2022 год в отношении электронных доверенностей, необходимых для применения электронных подписей физлиц в служебных целях.

Договор и доверенность – это входящие, исходящие или внутренние документы?

К какой группе документов можно отнести договор – к входящим, исходящим или внутренним документам? А доверенности? Если возникнет такой же вопрос по другим видам документов, можно ли посмотреть ответ в каком-то справочнике?

Как регистрировать документ, который пришел сначала по электронной почте, а потом в бумажной форме?

Какие встречаются варианты регистрации документа, пришедшего в разной форме по разным каналам связи. Процитировали несколько инструкций по делопроизводству, в которых это регламентируется, и дали свой совет. Объяснили, что здесь может заинтересовать прокуратуру и как доказать ей правильность вашей технологии работы.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».