Top.Mail.Ru
Вопрос
Является ли обязательным (какой документ-основание) проставление от руки номера и даты исходящего письма? В ГОСТ Р 7.0.97-2016 отсутствуют прямые указания к написанию номера и даты именно от руки.
Отвечает

Да, и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», и в Методических рекомендациях по его применению не говорится об обязательном ручном оформлении даты документа и его регистрационного номера. Но:

  • п. 4.10 Методических рекомендаций указывает, что дата проставляется работниками службы делопроизводства,
  • а п. 4.11 устанавливает, что регистрационный номер документа оформляется после его подписания.

В этой технологии находит отражение опыт лучших и веками сложившихся практик удостоверения документов. Дату и номер как идентификационные реквизиты официального документа (обеспечивающие вместе с подписью его юридическую силу) традиционно оформляет служба делопроизводства, действующая как своеобразное «третье» и независимое лицо. Подписанный уполномоченным лицом документ обычно именно она и оттиском печати удостоверит (при необходимости), и включит его в состав документального фонда организации, присвоив дату и регистрационный номер. Это самый простой и дешевый способ обеспечения подлинности документа и идентификации его в статусе оригинала, поскольку современные способы копирования позволяют изготовить заново или скомпилировать из копий составных частей и элементов практически любой проект документа в любой форме.

При применении СЭД проект документа на основе электронного шаблона обычно создается в системе. Если документ должен будет существовать в статусе бумажного оригинала, то в его визуализацию и настройки печати возможно включить оформление даты и регистрационного номера иным шрифтом, определенным размером кегля и другими идентифицирующими признаками, обеспечивающими защиту подлинности.

Нормативного правового акта об обязательном проставлении даты и номера документа от руки нет. Но ничто не мешает вам в Инструкции по делопроизводству своей организации установить правила оформления дат и номеров документов в зависимости от их вида, документопотока, способа изготовления и других особенностей применяемых технологий.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

s*c*e*a*@
22.09.2021, 19:00

Спасибо. Сама думала об этом и додумалась до того, что мне самой выгоднее "марать" документ своим корявым почерком, зато так с первого взгляда ясно и понятно, что это подлинный оригинал. Хотя почти весь документооборот - это обмен сканами, а живые документы остаются в папке "исходящие" с пометкой. Суду, наверное, тоже всё равно способ проставления даты и подписи. Или нет?

Редакция журнала
13.10.2021, 13:56 s*c*e*a*@

Здравствуйте!
Суд спокойно относится к рукописным датам, номеру и подписи на документе. Только если обстоятельства дела заставляют сомневаться в подлинности документа, он может быть направлен судом на экспертизу.

Рекомендовано для вас

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Как повысить качество подготовки исходящих писем

Делопроизводство – это еще и управление людьми, которые работают с документами. Тут теории из учебников будет мало, важен жизненный опыт, которым и делится автор: зачем стоит затевать борьбу за повышение качества исходящих писем, проекты которых готовят исполнители из разных подразделений; с чего надо начинать и какие приемы по преодолению сопротивления среды вам помогут. Как можно работать «пряником» (обеспечить исполнителям «сервисное обслуживание») и как «кнутом» (кого начинать считать нарушителем, какую отчетность представлять руководителям подразделений и первому лицу организации).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?