Да, и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», и в Методических рекомендациях по его применению не говорится об обязательном ручном оформлении даты документа и его регистрационного номера. Но:
В этой технологии находит отражение опыт лучших и веками сложившихся практик удостоверения документов. Дату и номер как идентификационные реквизиты официального документа (обеспечивающие вместе с подписью его юридическую силу) традиционно оформляет служба делопроизводства, действующая как своеобразное «третье» и независимое лицо. Подписанный уполномоченным лицом документ обычно именно она и оттиском печати удостоверит (при необходимости), и включит его в состав документального фонда организации, присвоив дату и регистрационный номер. Это самый простой и дешевый способ обеспечения подлинности документа и идентификации его в статусе оригинала, поскольку современные способы копирования позволяют изготовить заново или скомпилировать из копий составных частей и элементов практически любой проект документа в любой форме.
При применении СЭД проект документа на основе электронного шаблона обычно создается в системе. Если документ должен будет существовать в статусе бумажного оригинала, то в его визуализацию и настройки печати возможно включить оформление даты и регистрационного номера иным шрифтом, определенным размером кегля и другими идентифицирующими признаками, обеспечивающими защиту подлинности.
Нормативного правового акта об обязательном проставлении даты и номера документа от руки нет. Но ничто не мешает вам в Инструкции по делопроизводству своей организации установить правила оформления дат и номеров документов в зависимости от их вида, документопотока, способа изготовления и других особенностей применяемых технологий.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Спасибо. Сама думала об этом и додумалась до того, что мне самой выгоднее "марать" документ своим корявым почерком, зато так с первого взгляда ясно и понятно, что это подлинный оригинал. Хотя почти весь документооборот - это обмен сканами, а живые документы остаются в папке "исходящие" с пометкой. Суду, наверное, тоже всё равно способ проставления даты и подписи. Или нет?
Здравствуйте!
Суд спокойно относится к рукописным датам, номеру и подписи на документе. Только если обстоятельства дела заставляют сомневаться в подлинности документа, он может быть направлен судом на экспертизу.
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.
Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).
Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
