Требования к оформлению реквизита «регистрационный номер документа» содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Но этой информации мало для того, чтобы понять, как на практике может образовываться регистрационный номер исходящих писем, т.е. писем, подготавливаемых в организации и предназначенных для отправки «внешним адресатам». Рассмотрим вопрос подробнее, используя практический опыт, потому что нормативно-правовыми актами он никак дополнительно не регламентируется. Организация самостоятельно должна выработать правила формирования регистрационных номеров и закрепить их в своих внутренних нормативных документах.
Итак, регистрационный номер исходящего письма может содержать:
- только порядковый номер или
- порядковый номер, дополненный одним либо несколькими индексами.
Составные части регистрационного номера отделяют друг от друга разделителями. Обычно с этой целью используют косую черту «/» или тире «-».
Использование индексов позволяет получить дополнительную информацию о документе по его регистрационному номеру. При этом структура регистрационного номера должна быть постоянной, т.е. иметь неизменный набор составных частей. Например,
- только порядковый номер: 1, 2, 3, 4 и т.д. или
- индекс группы документов («исх»), разделитель в виде тире, индекс дела по номенклатуре, разделитель в виде косой черты, порядковый номер. Например: исх-01-10/1, исх-01-10/2, исх-01-11/3 и т.д.
Если состав индексов в рамках одной регистрационной группы будет изменяться, то получить какую-либо дополнительную информацию из этих индексов будет достаточно сложно.
Индексы могут кодировать разную информацию. Бывают:
- индекс должностного лица, подписавшего документ (обычно первые буквы фамилии и имени);
- индекс подразделения, в котором был подготовлен документ;
- индекс регистрационной группы;
- индекс дела, в которое формируется экземпляр документа автора, и другие.
Повторим, что каждая организация самостоятельно определяет структуру регистрационных номеров исходящих писем, а затем закрепляет ее в инструкции по делопроизводству. При этом помните, что регистрационный номер правильно оформлять на документе вручную в момент регистрации, которая осуществляется после подписания письма. Соответственно, перед принятием решения о структуре регистрационного номера оцените, насколько вам нужны индексы и сколько их должно быть. Ведь полный регистрационный номер придется оформлять на каждом исходящем письме.
Также имейте в виду, что исходящие документы могут регистрироваться в рамках разных регистрационных групп. Одна регистрационная группа включает документы, имеющие единый вид (письмо), относящиеся к одному документопотоку (исходящие) и имеющие одно место регистрации, т.е. регистрируемых в одном подразделении (например, служба
документационного обеспечения управления). При большом количестве исходящих документов и праве подписи писем не только высшим руководством организации, но и руководителями подразделений, исходящие письма могут регистрироваться децентрализованно. То есть в службе документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) при децентрализованной регистрации будут регистрироваться письма за подписью высшего руководства организации, а в подразделениях – письма за подписью руководителей этих подразделений.
При этом допускается, чтобы структура регистрационного номера для разных групп исходящих документов отличалась. Например:
- исходящие документы, регистрируемые в службе ДОУ, могут иметь следующую структуру регистрационного номера: индекс должностного лица, подписавшего документ, разделитель, индекс по номенклатуре дел, разделитель, порядковый номер (ИТ-01-15/1, ИТ-01-15/2 и т.д.);
- притом, что регистрационный номер исходящих документов, регистрируемых в подразделениях, будет иным: индекс дела по номенклатуре дел, разделитель, порядковый номер (15-05/1, 15-05/2 и т.д.).
Порядковые номера принято присваивать в течение календарного года, т.е. в январе первый порядковый номер должен быть равен «1». При этом порядковые номера, как правило, присваивают отдельно для каждой регистрационной группы, т.е. для каждой регистрационной группы ведут отдельный «счетчик» регистрационных номеров.
В конце ответа на вопрос напомним, что входящие и исходящие письма должны регистрироваться раздельно, т.е. в пределах разных регистрационных групп. В момент регистрации входящего письма в правом нижнем углу первого листа документа оформляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий регистрационный номери дату поступления документа. Также данный реквизит может включать наименование организации и может проставляться в виде штампа. Регистрационный номер входящих писем также состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом или несколькими индексами.
