Возможно, вопрос вызван разногласиями, которые до сих пор встречаются в нашей специальной литературе по поводу того, к каким документам относить протокол – к распорядительным или информационно-справочным.
Классическое определение: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Поскольку в нем фиксируется коллегиальное решение, то в системе организационно-распорядительной документации он относится к подсистеме распорядительной документации, издаваемой на основе принципа коллегиальности!
Решение «отметить», т. е. дать оценку и выделить ту или иную управленческую ситуацию (по предложению одного из членов коллегиального органа, спонтанно на заседании или по вопросу повестки дня и т. п.), все равно является принятым решением. Поэтому не рекомендуем в порядке самодеятельности исправлять давно сложившийся типовой формуляр протокола и структуру его текста.
Еще раз изучите Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (опубликованы на сайте Росархива). Приложение № 7 и п. 5.7 Методических рекомендаций закрепляют действующие правила оформления протоколов, в тексте которых после термина делового стиля «РЕШИЛИ» глаголами в неопределенной форме коллегиальный орган может выразить совершенно разные решения:
Проверьте также, какие правила оформления протоколов зафиксированы в Инструкции по делопроизводству, действующей в вашей организации. Сравните их с рекомендациями и образцами, которые приведены:
Правила составления и оформления протоколов очень часто закрепляются в специально разрабатываемых регламентах работы коллегиальных органов управления. Именно в них возможно отразить какие-то особенности оформления протоколов, например, кратких и полных (подробных), заочных с формами бюллетеней голосования и др. Но во всех случаях рекомендуем соблюдать требования к структуре текста протокола и терминам, с помощью которых фиксируется распорядительная часть текста и принятые решения.
Даже если приведенные выше нормативные и методические документы не являются для вашей организации обязательными к применению, они фиксируют устоявшуюся форму протокола, к которой привыкло большинство тех, к кому в руки может попасть оформленный вами протокол. Это как общий профессиональный язык облегчает понимание темы всеми, кто им владеет, откуда бы они ни были родом. Он ценен, его не стоит «засорять», особенно в тех случаях, когда в нем уже есть подходящие термины/решения для вашей ситуации – просто используйте их.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
В августе 2024 г. внесли обширные изменения в законы об ООО, АО и ряд дрдругих. Уточнили, что должно быть указано в протоколах общего собрания участников / акционеров и совета директоров, варианты их подписания. Изменили порядок проведения общего собрания с дистанционным участием. Скорректировали подход к разграничению полномочий между различными органами управления в ООО и АО. Регламентировали порядок заседаний и принятия решений советом директоров ООО. Обязательным станет нотариальное заверение решений о назначении директора ООО. И др.
Подробно рассмотрели правила оформления каждого реквизита протокола, попутно предупреждая о распространенных ошибках. Показали примеры полного протокола, выписки из него, списка присутствующих на заседании. Какими рекомендуемыми образцами протокола из нормативно-методических документов можно воспользоваться. Какой вариант более правильный. Почему стоит писать «Председательствующий» вместо «Председатель». Как лучше нумеровать принятые решения. Как отражать результаты голосования. Почему бумажные приложения надо хранить вместе с протоколом, но аудио- и видеозаписи совещания храним в отдельном деле.
Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии? Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке. То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д. При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам). Можно ли использовать такой подход для регистрации?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.
Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
