Да, теоретически это может быть правильным, но не всегда обязательным. Заметьте, что гриф утверждения – это не обязательный, а факультативный реквизит протокола как вида документа.
Его целесообразно оформлять на отдельных разновидностях протоколов в специальных системах документации, например:
Ваша ситуация гораздо проще. Конечно, в Примерном положении об экспертной комиссии1 организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43) устанавливается, что ЭК создается как совещательный орган при руководителе организации приказом, в котором утверждается положение об ЭК и ее персональный состав. Председателем ЭК обычно назначается один из заместителей руководителя организации. Причем создание ЭК обязательно для любой организации – является ли она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет.
В небольшой организации и при отсутствии у руководителя каких-либо заместителей в приказе о создании ЭК он сам включает себя в состав комиссии в качестве председателя ЭК, и сам подписывает этот приказ.
Обратите внимание, что протоколы заседаний ЭК не подлежат утверждению руководителем организации, в них фиксируются обязательные решения (не менее 2 раз в год) о согласовании проектов описей дел, актов, номенклатуры дел и другие, касающиеся определения сроков хранения документов и обеспечения их сохранности. На основании протоколов заседаний ЭК (т.е. после проведения соответствующих заседаний) руководитель утверждает:
Причем утверждение может быть оформлено не только грифом утверждения, как показано в Приложениях к Правилам работы архивов организаций 2015 года2, но и приказами первого руководителя.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Здравствуйте, если документы по экспертизе ценности документов утверждать распорядительным документом, тогда подшивать их нужно вместе с этими документами, в работе это не удобно, поэтому в правилах оставили единоличное утверждение, чтобы отдельно формировать дела с номенклатурой, описями, дело фонда.
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
В августе 2024 г. внесли обширные изменения в законы об ООО, АО и ряд дрдругих. Уточнили, что должно быть указано в протоколах общего собрания участников / акционеров и совета директоров, варианты их подписания. Изменили порядок проведения общего собрания с дистанционным участием. Скорректировали подход к разграничению полномочий между различными органами управления в ООО и АО. Регламентировали порядок заседаний и принятия решений советом директоров ООО. Обязательным станет нотариальное заверение решений о назначении директора ООО. И др.
Подробно рассмотрели правила оформления каждого реквизита протокола, попутно предупреждая о распространенных ошибках. Показали примеры полного протокола, выписки из него, списка присутствующих на заседании. Какими рекомендуемыми образцами протокола из нормативно-методических документов можно воспользоваться. Какой вариант более правильный. Почему стоит писать «Председательствующий» вместо «Председатель». Как лучше нумеровать принятые решения. Как отражать результаты голосования. Почему бумажные приложения надо хранить вместе с протоколом, но аудио- и видеозаписи совещания храним в отдельном деле.
Необходимо списать документы из библиотечного фонда технической библиотеки организации. Есть постоянно действующая экспертная комиссия по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности всех подразделений предприятия. Возможно ли издать приказ, который утвердит временную экспертную комиссию по экспертизе ценности документов библиотечного фонда ввиду его специфики?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
