В вопросе ситуация описана в общем виде (несмотря на перечисление документов, она остается определенной не до конца). Неизвестно, что за документ устанавливает обязательность внедрения единой СЭД во всех компаниях, каков его юридический статус в каждой конкретной компании группы – самостоятельном юридическом лице, которым компания «поворачивается» во внешнюю среду для взаимодействия с контрагентами, контролерами и регуляторами. В условиях не полной определенности мы может дать один совет – заключайте. Документы, которые будут создаваться в единой внутренней СЭД, одновременно будут принадлежать различным авторам – юридическим лицам, одновременно будут выполнять функции внутренних и внешних документов.
А для подготовки окончательного и обоснованного решения об использовании единой СЭД, проанализируйте управленческую ситуацию. Вместе с руководством и юристами найдите и изучите документы верхнего уровня, на основании которых организована ваша группа компаний. Все документы, упоминаемые в вопросе, должны базироваться именно на них.
Как один из вариантов, группа компаний может быть образована и управляться на основании решений общего собрания акционеров и совета директоров. Например, для реализации решения о единой внутренней СЭД каждому юридическому лицу для соответствия регуляторным нормам внешней среды необходимо будет заключать договор с ИТ-компанией подрядчиком и иметь соответствующую лицензию на продукт, его описание, возможно, соглашение о поддержке и т.п.
А перед этим на основании решения совета директоров должен быть создан единый управляющий совет / проектный офис, включающий...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какой функционал системы электронного документооборота не только повышает удобство ее использования, но и работает на информационную безопасность организации: как организовать распределение прав доступа, что дает протоколирование действий пользователей, что помешает удалить нужный документ, когда поможет штрихкодирование и шифрование документов, зачем сохранять все версии проекта документа, какими электронными подписями снабдить пользователей.
Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии? Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке. То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д. При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам). Можно ли использовать такой подход для регистрации?
Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.
1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».
Какой функционал системы электронного документооборота не только повышает удобство ее использования, но и работает на информационную безопасность организации: как организовать распределение прав доступа, что дает протоколирование действий пользователей, что помешает удалить нужный документ, когда поможет штрихкодирование и шифрование документов, зачем сохранять все версии проекта документа, какими электронными подписями снабдить пользователей.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Какие квалифицированные электронные подписи останутся в работе после 01.09.2023. Кому потребуются машиночитаемые доверенности (МЧД) от работодателя. Как с их помощью подписывать и пересылать электронные подлинники документов уже сейчас и после 01.09.2023, когда полноценно заработает единое блокчейн-хранилище таких доверенностей (оно позволит проверять действительность МЧД). Какое разнообразие требований существует к формату МЧД и кодам предоставленных полномочий... и как «выкручиваться» в этой ситуации. Чему надо успеть научить свою СЭД, чтобы после 01.09.2023 продолжить в ней полноценно работать с электронными подлинниками.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
