Вопрос
В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?
Отвечает
Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 (далее – Правила делопроизводства)

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Вы совершенно правильно обратили внимание на новое понятие «гибридности» дела, которое введено в п. 6.26 Правил делопроизводства.

«Гибридными» всегда назывались электронные дела, в которых формировались электронные документы и электронные копии документов, созданные в разных электронных форматах (tiff c pdf и docx и т.п.).

Правила делопроизводства теперь позволяют считать «гибридными» дела, в которых представлены документы, существующие в разных формах представления и на разных носителях – в бумажной форме и в форме электронных документов. Это спорная новация, поскольку в одно дело документы на несопоставимых по всем признакам носителях сформированы быть не могут. Но в том же п. 6.26 закреплен выход из положения:

  • «документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело», т.е. самым полным составом документов будет формироваться электронное дело, которое как раз и будет «гибридным», т.е. разноформатным (например, такими будут дела с перепиской с контрагентами, контролирующими органами, гражданами и т.п.);
  • дело, в которое будут сформированы документы только в бумажной форме, не будет полным, полноценным.

Лучшие практики показывают, что в настоящее время даже в дела с перепиской (обычно временный срок хранения до 10 лет) к документам в бумажной форме по принципу «вопрос + ответ» формируют распечатанные и заверенные копии полученных электронных документов, чтобы обеспечить в полной мере их доказательную функцию.

Два дела с одинаковыми заголовками и одинаковым сроком хранения должны все-таки различаться и не могут иметь идентичных индексов, поэтому обратите внимание на п. 6.23 Правил делопроизводства (предпоследний абзац), в соответствии с которым к индексу дела возможно добавлять номер тома:

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел

Обратите внимание, что и при создании документов, и при обеспечении их хранения главной задачей является идентификация документов и их комплексов (дел) в составе документального фонда организации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

Наталья Д.
17.04.2023, 07:55

Добрый день. Запуталась =(
Ситуация: заведено номенклатурное дело "Переписка по основным вопросам", оно электронное, в него группируются отсканированные документы (pdf), подписанные собственноручным росчерком, и документы, созданные в электронном виде, подписанные ЭЦП. Имеет индекс, допустим, 01-02-Э. Документов, созданных и подписанных в электронном виде, в деле 99%. Может ли включать дело 01-02 (бумажные носители) только тот самый 1% документов, которые были подписаны на бумажном носителе, или оно должно включать все 100% дела 01-02-Э — в распечатанном виде?

Администратор
06.06.2023, 16:44 Наталья Д.

Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.

Рекомендовано для вас

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

В номенклатуру дел какого подразделения включать паспорт транспортного средства?

В номенклатуру дел какого подразделения необходимо включить паспорт транспортного средства: – бухгалтерии, т.к. это имущество предприятия, – транспортного отдела, т.к. он осуществляет контроль эксплуатации транспортного средства, или< – подразделения менеджера продаж, который использует ТС по назначению?

Что указать в номенклатуре дел вместо постоянного срока хранения

Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?

С кем необходимо согласовывать номенклатуру дел?

Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.