В данной ситуации видна недоработка отдела договорной работы или соответствующего сотрудника, отвечающего за договоры и переговоры. Очевидно, договор заключался не в рамках госконтракта и не на электронной площадке. Поэтому важно обеспечить доказательства того, что договор был заключен и исполняется. Для оплаты работ по договору и отражения расходов в бухгалтерском учете договор будет служить основанием.
Сотрудник, который был исполнителем со стороны вашей организации в процессе заключения договора, должен:
Пример 1. Текст напоминания об отсутствии оригинала договора
В телефонных переговорах с менеджером Вашей организации Петровым П.П. мы неоднократно напоминали о необходимости срочного направления нам экземпляра договора об оказании услуг, заключенного между нашими организациями 22.03.2021 и зарегистрированного нами под номером № Д2021-123/кн.
Ставим Вас в известность, что отсутствие подписанного с Вашей стороны договора затруднит подписание актов о его исполнении и оплату работ, выполненных Вашей организацией.
Не стесняйтесь использовать обороты: «ставим в известность», «повторно напоминаем» и т.п. Возможно также включить в текст требование направить экземпляр договора к какой-то конкретной дате. Это напоминание может быть оформлено собственно как электронное сообщение или сообщение, к которому присоединяется сканированный файл письма, оформленного на официальном бланке вашей организации. Еще возможно:
Конечно, алгоритм действий следует выбирать в зависимости от значимости договора для деятельности организации и по указанию руководителя организации.
А с юридической точки зрения помните, что согласно ч. 1 ст. 433 Гражданского кодекса РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (т.е. если договор направила ваша компания, то он будет считаться заключенным в момент, когда вы получите подписанный контрагентом экземпляр договора). Поэтому рекомендуем разработать краткий регламент договорной работы (и формы типовых договоров оформить как приложения к нему), в котором закрепить возможные ситуации:
В процессе разработки Регламента договорной работы, которую вы будете осуществлять вместе с юристами и сотрудниками отдела договорной работы, рекомендуем рассмотреть все новые возможности и условия электронных коммуникаций.
В статье «Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски» (часть 1) в № 4’ 2021 даны ответы на вопросы (с примерами оформления необходимых документов): как контрагенты должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? как и когда составлять такие соглашения? как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? и наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? и др.
В статье «Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 5)» в № 10’ 2016 читайте о присвоении номера договору (о проблемах «двойного номера»), о передаче договора на подпись контрагенту и его возвращении обратно, оперативном хранении и выдаче копий, оригиналов сотрудникам и др.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Технические ошибки (описки) в договорах в дате, месте заключения договора, наименовании сторон и их реквизитах, в наименовании товара, единиц его измерения и количества, учета НДС могут привести к проблемам. Объясняем, к каким именно (на основе анализа судебной практики). Даем советы, каким образом их можно избежать, предлагаем полезные формулировки для договоров.
Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.
В организации регистрируем приказы, их подписывает только директор либо лицо, его замещающее. Бывают ситуации, когда приказ надо зарегистрировать «задним» числом, например, в текущую дату подписал исполняющий обязанности директора, а в дату регистрации директор был на месте. Получается несоответствие. Насколько это критично и как правильно оформлять подобные ситуации?
Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии? Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке. То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д. При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам). Можно ли использовать такой подход для регистрации?
Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
