Если договор с подписью к вам не вернулся

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 02 / 2022

Вопрос

Мы направили контрагенту 2 экземпляра подписанного с нашей стороны договора по почте в другой город. Но от него свой экземпляр никак не получим. Звонили менеджеру, он обещает выслать (то подписант у них был на больничном, то другие отговорки). Исполнение договора уже началось обеими сторонами, никаких нареканий нет. Только свой экземпляр договора никак не можем у них «выцепить», необязательные они какие-то. Как посоветуете действовать в такой ситуации? Может, им официальное письмо написать, тогда как его составить и направить? Может, еще что-то можно предпринять?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В данной ситуации видна недоработка отдела договорной работы или соответствующего сотрудника, отвечающего за договоры и переговоры. Очевидно, договор заключался не в рамках госконтракта и не на электронной площадке. Поэтому важно обеспечить доказательства того, что договор был заключен и исполняется. Для оплаты работ по договору и отражения расходов в бухгалтерском учете договор будет служить основанием.

Сотрудник, который был исполнителем со стороны вашей организации в процессе заключения договора, должен:

собрать в 1 дело (папку) бумажную и / или электронную все сообщения, проекты и всю переписку, которая доказывает условия, сроки и другие обязательства сторон по договору;
уведомить руководителя организации и главного бухгалтера (если ситуация дошла до этапа расчетов и оплаты);
направить электронное сообщение по официальному адресу электронной почты вашему контрагенту, адресованное его руководителю с напоминанием и типовыми фразами письма-напоминания, например:

Пример 1. Текст напоминания об отсутствии оригинала договора

В телефонных переговорах с менеджером Вашей организации Петровым П.П. мы неоднократно напоминали о необходимости срочного направления нам экземпляра договора об оказании услуг, заключенного между нашими организациями 22.03.2021 и зарегистрированного нами под номером № Д2021-123/кн.

Ставим Вас в известность, что отсутствие подписанного с Вашей стороны договора затруднит подписание актов о его исполнении и оплату работ, выполненных Вашей организацией.

Не стесняйтесь использовать обороты: «ставим в известность», «повторно напоминаем» и т.п. Возможно также включить в текст требование направить экземпляр договора к какой-то конкретной дате. Это напоминание может быть оформлено собственно как электронное сообщение или сообщение, к которому присоединяется сканированный файл письма, оформленного на официальном бланке вашей организации. Еще возможно:

направить по «Почте России» официальное письмо на бланке вашей организации с таким же напоминанием и требованием (оформите письмо как заказное с уведомлением о вручении «для пущей важности»);
инициировать краткую командировку к контрагенту с целью получить экземпляр договора и проверить ход его исполнения (трудно обосновать «курьерскую» командировку только для получения экземпляра договора, тут все будет зависеть от важности документа и цены сделки);
проанализировать ситуацию и сделать выводы о характере служебных коммуникаций во время переговоров о заключении договора, которые позволили контрагенту проявлять необязательность, характеризующую его не с лучшей стороны.

Конечно, алгоритм действий следует выбирать в зависимости от значимости договора для деятельности организации и по указанию руководителя организации.

А с юридической точки зрения помните, что согласно ч. 1 ст. 433 Гражданского кодекса РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (т.е. если договор направила ваша компания, то он будет считаться заключенным в момент, когда вы получите подписанный контрагентом экземпляр договора). Поэтому рекомендуем разработать краткий регламент договорной работы (и формы типовых договоров оформить как приложения к нему), в котором закрепить возможные ситуации:

ваша организация подписывает договоры только после подписания и регистрации договора контрагентом. Такой практики придерживается сейчас большинство организаций, и только в ходе переговоров уточняется порядок обмена экземплярами договоров, включая почтовую отправку, направление по электронной почте и т.п.;
в текст договора юристы включают типовую формулировку, которая позволяет сторонам сделки обмениваться сканированными электронными копиями бумажных подлинников договоров, направляя их с и на определенные адреса электронной почты (стороны их устанавливают в самом договоре). А еще лучше подписать соглашение об этом до заключения договора, чтобы оно касалось не только договора, но и последующих документов о его исполнении. Электронные скан-копии по электронной почте нужны для оперативности, а бумажные оригиналы досылаются позже. В итоге у каждого контрагента будет в распоряжении подписанный им экземпляр договора в бумажной форме + электронная копия договора, подписанная другой стороной, + позже придет бумажный оригинал с подписью контрагента;
в текст договора включается условие о том, что стороны признают юридическую силу договоров, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и оперативно обмениваются электронными оригиналами договоров.

В процессе разработки Регламента договорной работы, которую вы будете осуществлять вместе с юристами и сотрудниками отдела договорной работы, рекомендуем рассмотреть все новые возможности и условия электронных коммуникаций.