Top.Mail.Ru

Виды документов для внутренних коммуникаций Корпорации

Вопрос
В этом году в нашей Корпорации планируется реорганизация путем присоединения нескольких Обществ и их Филиалов. В ходе проведения анализа выяснилось, что одно присоединяемое Общество для ведения внутренней переписки со своими Филиалами использует «Корпоративное письмо», а не «Служебную записку», такой вид переписки закреплен в номенклатуре дел Общества и его филиалов. Введение нового вида документа для осуществления внутренней переписки было создано в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Преимуществом процесса обработки «Корпоративных писем» также является однократность их регистрации, ведение отдельных журналов регистрации и организация контроля исполнения поручений. Кроме того, в дочерних обществах, которые в будущем также планируют присоединить к нашей Корпорации, связь с Филиалами поддерживается посредством «Служебных записок». В целях организации документооборота в объединенной компании на единой платформе встал вопрос о способе поддержания внутренних коммуникаций. Прошу оказать методическую помощь и дать рекомендации для принятия управленческого решения по организации внутренней переписки между Корпорацией и Филиалами.
Отвечает

Рекомендации будут краткими, потому что при выборе правил внутрикорпоративных коммуникаций руководствуются следующим алгоритмом:

  • анализируются направления, функции и вопросы деятельности вновь создаваемой Корпорации;
  • изучаются виды документов, уже применяемые для внутренних коммуникаций;
  • по общим управленческим функциям и вопросам инфраструктуры всей Корпорации в основном применяются виды и разновидности документов, которые на практике используются для внутренних коммуникаций:
    • электронные сообщения,
    • служебные записки,...

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Распространенные ошибки в оформлении служебных писем

Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.

Дела с перепиской в вопросах и ответах

Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?

Числительные в текстах документов

Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.

Сопроводительное письмо: особенности оформления

Когда лучше использовать глагол «высылаем», а когда «представляем» или «направляем». Когда в тексте местоимение «Вы» и его производные стоит писать с заглавной буквы, а когда со строчной. Как оформить отметку о наличии приложений. Как правильно адресовать письмо. Как указать исполнителя, с которым можно связаться, если возникнут вопросы. Какие даты могут быть оформлены на письме для фиксации этапов коммуникации. Показываем примеры оформления отдельных реквизитов для разных ситуаций и целых сопроводительных писем.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.