Top.Mail.Ru

Зачем распечатывать электронный журнал регистрации приказов

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.
Отвечает

Напоминаем, что на архивное хранение раздельно передаются:

  • приказы по основной деятельности (срок хранения – постоянный / до ликвидации организации по ст. 19а Перечня 2019 года1) и
  • приказы о приеме, переводе и увольнении работников (срок хранения – 50 лет по ст. 434а).

И журналы регистрации, в которых осуществляется учет приказов данных разновидностей, также ведутся раздельно.

Да, вы можете не распечатывать ежегодно журналы регистрации приказов, но в этом случае вам стоит принять одно из следующих решений:

  1. Необходимо будет предоставить сотрудникам архива права доступа в СЭД к базам данных (представлениям и директориям), в которых оформлялись и подписывались приказы, подлежащие передаче на архивное хранение (например, за период 2020 и 2021 гг.). Обычно архив как подразделение (или как функция) включается в структуру службы делопроизводства. И в этом случае при подготовке приказов к передаче на архивное хранение всю архивно-техническую обработку приказов придется провести сотруднику архива, который на основе «входных» и отчетных форм СЭД (РКК и отчеты из системы) и составит внутренние описи документов дел с приказами, и проверит и оформит обложки дел, и сформирует годовые разделы соответствующих описей дел – постоянного хранения и по личному составу.
  2. Строго контролировать соблюдение в кадровой службе (и соблюдать самим в службе делопроизводства) всех правил подготовки приказов к передаче на архивное хранение. Сотрудникам придется в обязательном порядке составлять внутреннюю опись документов каждого подготавливаемого дела. Организации, которые не являются источниками комплектования, часто не выполняют эту трудоемкую операцию, особенно если в СЭД отсутствуют соответствующие настройки формирования и печати внутренних описей документов дела для их архивно-технической обработки дел, а также других отчетов. И в этом случае передача на архивное хранение журналов регистрации приказов облегчает последующий поиск документов в архиве по признакам «дата издания» и «заголовок к тексту» (или «фамилия работника»).

Передача в архив журналов регистрации приказов постоянного срока хранения и по личному составу является рекомендацией, которая сформировалась как опыт лучших практик. В архивном хранении важнейшей функцией является учет документов и дел не только в архивных формах, но и «перекрестный» учет с помощью учетно-справочных документов делопроизводства (журналы регистрации, картотеки РКК).

Одной из главных функций архива является использование хранимых документов, что реализуется в т.ч. за счет удобства и быстроты их поиска в систематизированном архивном фонде организации.

Сноски 1

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Составление паспорта архива организации (часть 2)

На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.

Оформление в описи переходящих дел

Показываем «+» и «–» нескольких вариантов включения переходящих дел в описи дел: по году заведения дела, по году завершения дела, если дело обнаружено гораздо позже. Примеры оформления комментируем детально, алгоритм действий объясняем пошагово. В новых Правилах работы архивов организаций, утвержденных Росархивом в 2023 году, ничего не сказано о том, как описывать переходящие дела, и потому возможны вариации. Нам остается ориентироваться на принцип действия, сформулированный в Методических рекомендациях к предыдущим Правилам 2015 года, а еще можно воспользоваться региональными методическими разработками.

Регистрация исходящих документов задним числом возможна?

Не могу найти ответа на следующий вопрос: — возможна ли регистрация исходящих документов «задним» числом и — как корректно проставлять номер в таком случае, через «/» или не нарушать порядковость номеров? При выгрузке внутренней описи из СЭД это станет заметно. Знаю также, что при аудиторской проверке номера с «/» не приветствуются. Скажите, как правильно?

Составление паспорта архива организации (часть 1)

Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?

В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?