Top.Mail.Ru

Зачем распечатывать электронный журнал регистрации приказов

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.
Отвечает

Напоминаем, что на архивное хранение раздельно передаются:

  • приказы по основной деятельности (срок хранения – постоянный / до ликвидации организации по ст. 19а Перечня 2019 года1) и
  • приказы о приеме, переводе и увольнении работников (срок хранения – 50 лет по ст. 434а).

И журналы регистрации, в которых осуществляется учет приказов данных разновидностей, также ведутся раздельно.

Да, вы можете не распечатывать ежегодно журналы регистрации приказов, но в этом случае вам стоит принять одно из следующих решений:

  1. Необходимо будет предоставить сотрудникам архива права доступа в СЭД к базам данных (представлениям и директориям), в которых оформлялись и подписывались приказы, подлежащие передаче на архивное хранение (например, за период 2020 и 2021 гг.). Обычно архив как подразделение (или как функция) включается в структуру службы делопроизводства. И в этом случае при подготовке приказов к передаче на архивное хранение всю архивно-техническую обработку приказов придется провести сотруднику архива, который на основе «входных» и отчетных форм СЭД (РКК и отчеты из системы) и составит внутренние описи документов дел с приказами, и проверит и оформит обложки дел, и сформирует годовые разделы соответствующих описей дел – постоянного хранения и по личному составу.
  2. Строго контролировать соблюдение в кадровой службе (и соблюдать самим в службе делопроизводства) всех правил подготовки приказов к передаче на архивное хранение. Сотрудникам придется в обязательном порядке составлять внутреннюю опись документов каждого подготавливаемого дела. Организации, которые не являются источниками комплектования, часто не выполняют эту трудоемкую операцию, особенно если в СЭД отсутствуют соответствующие настройки формирования и печати внутренних описей документов дела для их архивно-технической обработки дел, а также других отчетов. И в этом случае передача на архивное хранение журналов регистрации приказов облегчает последующий поиск документов в архиве по признакам «дата издания» и «заголовок к тексту» (или «фамилия работника»).

Передача в архив журналов регистрации приказов постоянного срока хранения и по личному составу является рекомендацией, которая сформировалась как опыт лучших практик. В архивном хранении важнейшей функцией является учет документов и дел не только в архивных формах, но и «перекрестный» учет с помощью учетно-справочных документов делопроизводства (журналы регистрации, картотеки РКК).

Одной из главных функций архива является использование хранимых документов, что реализуется в т.ч. за счет удобства и быстроты их поиска в систематизированном архивном фонде организации.

Сноски 1

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

Если в подразделении обнаружены ценные «старые» документы

Как передать на хранение в архив документы прошедших лет, обнаруженные в подразделении, если даже в номенклатуре дел за эти годы они не значатся? Рассматриваем ситуацию на живом примере из вопроса нашего подписчика (о табелях учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, нарядах): кто и как определяет их ценность, каков срок хранения, как документировать передачу в архив (показываем пример оформления дополнения к описи дел по личному составу).

Если пропали дела / тома, указанные в номенклатуре дел

Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.

Как завести новый журнал по новой форме вместо старого

Даем пошаговую инструкцию с примерами: как завершить старый журнал и начать новый, какие записи необходимо внести и какими датами, чтобы не запутаться (особенно в ситуации, когда в одном году с похожими названиями оказываются 2 журнала из-за введения в действие в середине года новой формы документа, как это произошло с журналом для инструктажей по пожарной безопасности, на примере которого мы и раскрываем данную тему). Еще поясняем правила хранения и сдачи таких журналов в архив.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.

Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?

В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?