Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?
Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?
Напоминаем, что на архивное хранение раздельно передаются:
И журналы регистрации, в которых осуществляется учет приказов данных разновидностей, также ведутся раздельно.
Да, вы можете не распечатывать ежегодно журналы регистрации приказов, но в этом случае вам стоит принять одно из следующих решений:
Передача в архив журналов регистрации приказов постоянного срока хранения и по личному составу является рекомендацией, которая сформировалась как опыт лучших практик. В архивном хранении важнейшей функцией является учет документов и дел не только в архивных формах, но и «перекрестный» учет с помощью учетно-справочных документов делопроизводства (журналы регистрации, картотеки РКК).
Одной из главных функций архива является использование хранимых документов, что реализуется в т.ч. за счет удобства и быстроты их поиска в систематизированном архивном фонде организации.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?
Как передать на хранение в архив документы прошедших лет, обнаруженные в подразделении, если даже в номенклатуре дел за эти годы они не значатся? Рассматриваем ситуацию на живом примере из вопроса нашего подписчика (о табелях учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, нарядах): кто и как определяет их ценность, каков срок хранения, как документировать передачу в архив (показываем пример оформления дополнения к описи дел по личному составу).
Что делать, когда в номенклатуре дела / тома значатся, а при фактической попытке их передачи в архив обнаружено было не все? Ситуация еще усугубляется тем, что в организации обязанность по составлению описей дел лежит на сотрудниках архива, а не структурного подразделения, передающего свои дела. Благодаря вопросу нашего подписчика, разберем эту достаточно типичную «задачку» на живом примере: в каком порядке действовать, как документировать.
Даем пошаговую инструкцию с примерами: как завершить старый журнал и начать новый, какие записи необходимо внести и какими датами, чтобы не запутаться (особенно в ситуации, когда в одном году с похожими названиями оказываются 2 журнала из-за введения в действие в середине года новой формы документа, как это произошло с журналом для инструктажей по пожарной безопасности, на примере которого мы и раскрываем данную тему). Еще поясняем правила хранения и сдачи таких журналов в архив.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
В новом Перечне со сроками хранения документов не предусмотрены журналы регистрации приказов о направлении в командировку и о дисциплинарных взысканиях. В каком журнале необходимо осуществлять регистрацию указанных приказов? Сколько хранить ранее созданные журналы такого рода?
Раздел не найден.