Напоминаем, что на архивное хранение раздельно передаются:
- приказы по основной деятельности (срок хранения – постоянный / до ликвидации организации по ст. 19а Перечня 2019 года) и
- приказы о приеме, переводе и увольнении работников (срок хранения – 50 лет по ст. 434а).
И журналы регистрации, в которых осуществляется учет приказов данных разновидностей, также ведутся раздельно.
Да, вы можете не распечатывать ежегодно журналы регистрации приказов, но в этом случае вам стоит принять одно из следующих решений:
- Необходимо будет предоставить сотрудникам архива права доступа в СЭД к базам данных (представлениям и директориям), в которых оформлялись и подписывались приказы, подлежащие передаче на архивное хранение (например, за период 2020 и 2021 гг.). Обычно архив как подразделение (или как функция) включается в структуру службы делопроизводства. И в этом случае при подготовке приказов к передаче на архивное хранение всю архивно-техническую обработку приказов придется провести сотруднику архива, который на основе «входных» и отчетных форм СЭД (РКК и отчеты из системы) и составит внутренние описи документов дел с приказами, и проверит и оформит обложки дел, и сформирует годовые разделы соответствующих описей дел – постоянного хранения и по личному составу.
- Строго контролировать соблюдение в кадровой службе (и соблюдать самим в службе делопроизводства) всех правил подготовки приказов к передаче на архивное хранение. Сотрудникам придется в обязательном порядке составлять внутреннюю опись документов каждого подготавливаемого дела. Организации, которые не являются источниками комплектования, часто не выполняют эту трудоемкую операцию, особенно если в СЭД отсутствуют соответствующие настройки формирования и печати внутренних описей документов дела для их архивно-технической обработки дел, а также других отчетов. И в этом случае передача на архивное хранение журналов регистрации приказов облегчает последующий поиск документов в архиве по признакам «дата издания» и «заголовок к тексту» (или «фамилия работника»).
Передача в архив журналов регистрации приказов постоянного срока хранения и по личному составу является рекомендацией, которая сформировалась как опыт лучших практик. В архивном хранении важнейшей функцией является учет документов и дел не только в архивных формах, но и «перекрестный» учет с помощью учетно-справочных документов делопроизводства (журналы регистрации, картотеки РКК).
Одной из главных функций архива является использование хранимых документов, что реализуется в т.ч. за счет удобства и быстроты их поиска в систематизированном архивном фонде организации.
