Экспертиза ценности документов недействительна при отсутствии Положения об ЭК?

С юридической точки зрения экспертная комиссия (ЭК) должна действовать именно на основании утвержденного положения о ней. Однако судебной практики оспаривания результатов экспертизы ценности документов на том основании, что такая экспертиза была произведена ЭК, фактически действующей без утвержденного положения о ней, нам найти не удалось. Как и случаев привлечения организации к ответственности за отсутствие такого положения.

По нашему мнению, деятельность ЭК можно считать легитимной, если она:

• создана (обычно персональный состав комиссии утверждается приказом, в который еще включена ссылка на то, каким положением в своей деятельности ЭК должна руководствоваться: если нет положения, разработанного и утвержденного в организации (это идеальный вариант), то хотя бы сошлитесь на Примерное положение об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43)
• и работает: заседания проводятся ежегодно и результаты экспертизы ценности протоколируются (не менее 2 заседаний в год и, соответственно, не менее 2 протоколов).

Подтверждение данной позиции вы найдете в следующих нормативных правовых актах:

1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526):
   • в п. 4.7: «В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК).
     В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК)»;
   • в п. 4.8: «ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.
     Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации – источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации»;
   • в п. 4.9, в котором определены основные функции ЭК.
2. В Примерном положении об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43):
   • в п. 3: «ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации…»;
   • в п. 4: «Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации...».

Обратите внимание, что в нормативных правовых актах разделены 2 управленческих действия в области организации экспертизы ценности документов:

• создание ЭК и утверждение ее персонального состава – соответствующий приказ служба делопроизводства ставит на контроль по актуальности, т.к. необходимо учитывать перемещения и текучесть кадров специалистов, которые включены в ЭК;
• утверждение положения об ЭК, в котором так или иначе отражается специфика документального фонда организации: наличие документов специальных систем документации, представленных в электронной форме, и т.п. особенности. Это может потребовать привлечения к работе ЭК специалистов и экспертов сторонних организаций, что необходимо закрепить в положении об ЭК.

В крайнем случае, если у вас не было ресурсов для разработки положения об ЭК, а экспертиза ценности документов проводится регулярно, то приказ о персональном составе ЭК необходимо срочно актуализировать и в распорядительной части приказа можно указать ключевую формулировку, показанную в п. 2 Примера 1.

Если конкретное положение об ЭК вашей организации не было своевременно разработано, рекомендуем в настоящее время запланировать его создание (см. п. 3 в Примере 1) и согласование с руководителями структурных подразделений, поскольку положение об ЭК в организации все-таки должно быть утверждено. Тем более что разрабатывать с нуля его не придется – можно ориентироваться на Примерное положение об ЭК, утвержденное Росархивом.