Top.Mail.Ru

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 1)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2023
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2023

Система контроля в сфере архивного дела

На страницах нашего журнала мы часто поднимаем вопросы проверок и ответственности за состояние работы с документами и их хранения, по поводу которых проявляют беспокойство службы делопроизводства и архивы организаций. У руководителей организаций – другие приоритеты, и размер административного штрафа по ст. 13.20 КоАП не является угрозой и не помогает им осознать всю степень ответственности за документальный и архивный фонды организации.

Росархив в рамках развития системы контрольно-ревизионной деятельности в сфере архивного дела в 2018 году опубликовал аналитический отчет, в котором сформулированы основные недостатки архивного хранения документов в организациях и государственных / муниципальных архивах. Ситуации практически одинаковы:

  • недостатки в ведении основных учетных документов архива (в учете документов, находящихся на архивном хранении, если архив не образован);
  • отсутствие плановых проверок наличия и состояния документов в архиве (находящихся на архивном хранении);
  • отсутствие учета выданных архивных справок, выписок и архивных копий (службы делопроизводства включают их в общие документопотоки «входящие»–«исходящие» документы) и др.

К основным организационным недостаткам относятся и те, устранение которых становится обязательным при хранении электронных документов:

  • отсутствие специально приспособленного и оборудованного помещения для хранения архивных документов;
  • несоблюдение охранного режима и требований пожарной безопасности;
  • нарушение санитарно-гигиенического и температурно-влажностного режимов.

В экспертном сообществе отметили, что в аналитическом отчете был закреплен общий алгоритм проверок в сфере контроля за соблюдением архивного законодательства:

  • административный регламент проверки;
  • годовой план проверок (хотя он явно в отчете не указан);
  • выездная проверка на объекте контроля;
  • документальная проверка (проверка на основе контрольно-проверочных листов, т.е. «чек-листов»).

В условиях пандемии в 2020–2021 годах и в 2022 году в связи с запретом большинства плановых проверок актуальность вопроса о соблюдении требований в сфере архивного дела немного понизилась, но государственная реформа в сфере контрольно-ревизионной деятельности неизменно осуществляется и обретает свои организационные формы и методы.

Внесены изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в статью 16 1, где система государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле строится на 2 уровнях (ч. 1 ст. 16):

1) федеральный государственный контроль (надзор) осуществляется Рос­архивом 2;

2) региональный государственный контроль (надзор) осуществляется уполномоченными органами исполнительной власти субъектов РФ в соответствии с положениями, утверждаемыми высшими исполнительными органами государственной власти субъектов РФ.

Определены заново и объекты / предметы контроля (ч. 2 ст. 16):

1) Росархив контролирует соблюдение обязательных требований особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, находящихся на постоянном хранении в архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, утверждаемый Правительством РФ, и включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ;

2) уполномоченные органы субъектов РФ в сфере архивного дела контролируют соблюдение обязательных требований, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Использование стандартов в организации хранения электронных документов

Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязателен? Что про оформление приказа надо конкретизировать в ЛНА?

Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.