Top.Mail.Ru

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 1)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2023
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2023

Система контроля в сфере архивного дела

На страницах нашего журнала мы часто поднимаем вопросы проверок и ответственности за состояние работы с документами и их хранения, по поводу которых проявляют беспокойство службы делопроизводства и архивы организаций. У руководителей организаций – другие приоритеты, и размер административного штрафа по ст. 13.20 КоАП не является угрозой и не помогает им осознать всю степень ответственности за документальный и архивный фонды организации.

Росархив в рамках развития системы контрольно-ревизионной деятельности в сфере архивного дела в 2018 году опубликовал аналитический отчет, в котором сформулированы основные недостатки архивного хранения документов в организациях и государственных / муниципальных архивах. Ситуации практически одинаковы:

  • недостатки в ведении основных учетных документов архива (в учете документов, находящихся на архивном хранении, если архив не образован);
  • отсутствие плановых проверок наличия и состояния документов в архиве (находящихся на архивном хранении);
  • отсутствие учета выданных архивных справок, выписок и архивных копий (службы делопроизводства включают их в общие документопотоки «входящие»–«исходящие» документы) и др.

К основным организационным недостаткам относятся и те, устранение которых становится обязательным при хранении электронных документов:

  • отсутствие специально приспособленного и оборудованного помещения для хранения архивных документов;
  • несоблюдение охранного режима и требований пожарной безопасности;
  • нарушение санитарно-гигиенического и температурно-влажностного режимов.

В экспертном сообществе отметили, что в аналитическом отчете был закреплен общий алгоритм проверок в сфере контроля за соблюдением архивного законодательства:

  • административный регламент проверки;
  • годовой план проверок (хотя он явно в отчете не указан);
  • выездная проверка на объекте контроля;
  • документальная проверка (проверка на основе контрольно-проверочных листов, т.е. «чек-листов»).

В условиях пандемии в 2020–2021 годах и в 2022 году в связи с запретом большинства плановых проверок актуальность вопроса о соблюдении требований в сфере архивного дела немного понизилась, но государственная реформа в сфере контрольно-ревизионной деятельности неизменно осуществляется и обретает свои организационные формы и методы.

Внесены изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в статью 16 1, где система государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле строится на 2 уровнях (ч. 1 ст. 16):

1) федеральный государственный контроль (надзор) осуществляется Рос­архивом 2;

2) региональный государственный контроль (надзор) осуществляется уполномоченными органами исполнительной власти субъектов РФ в соответствии с положениями, утверждаемыми высшими исполнительными органами государственной власти субъектов РФ.

Определены заново и объекты / предметы контроля (ч. 2 ст. 16):

1) Росархив контролирует соблюдение обязательных требований особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, находящихся на постоянном хранении в архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, утверждаемый Правительством РФ, и включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ;

2) уполномоченные органы субъектов РФ в сфере архивного дела контролируют соблюдение обязательных требований, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что делать, когда срок хранения документа не установлен

В каких нормативных документах (кроме типовых перечней) могут быть установлены сроки хранения. Как обычно обнаруживаются дела, для которых нигде не удается найти нормативно закрепленного срока хранения. Как тогда действовать службе ДОУ и экспертной комиссии – как самостоятельно найти наиболее подходящий срок из имеющихся либо обратиться с этим вопросом «к вышестоящим»: в ЦЭК, в государственный или муниципальный архив (даже если ваша организация пока не является источником их комплектования), в уполномоченный архивный орган на своей территории. Показываем алгоритм поиска этих структур и примеры документов (протокола ЭК, писем-запросов).

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 2)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, мы систематизировали в табличной форме, какие документы можно предъявить при проверке, чтобы доказать соблюдение обязательных требований законодательства об архивном деле и правил работы с НТД.

Централизованный или децентрализованный способ ведения делопроизводства – что выбрать и как организовать?

Какие факторы влияют на выбор способа ведения делопроизводства в организации (централизованного службой ДОУ, децентрализованного силами подразделений и смешанного). Как при смешаной форме можно поделить ответственность между подразделениями за выполнение основных видов работ с разными документами. Особенно детально описали технологию получения входящих документов одним подразделением и их регистрацию другим (алгоритм действий при разных условиях, фиксация факта передачи между подразделениями, оформление отметки на документе о его поступлении в организацию и более позднее присвоение входящего номера). И как все это регламентировать.

Кто и как проверяет ведение делопроизводства нотариусами

Делопроизводство у нотариусов поставили на реальный контроль. Например, новичков после 1-го года работы обязательно проверят, а у всех остальных ведение делопроизводства планируют проверять 1 раз в 4 года, есть и другие «интересности».

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.