Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Права и обязанности

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 2)

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 5 / 2023
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, мы систематизировали в табличной форме, какие документы можно предъявить при проверке, чтобы доказать соблюдение обязательных требований законодательства об архивном деле и правил работы с НТД.
Окончание статьи. Начало в № 04 / 2023
Окончание статьи. Начало в № 04 / 2023

Какие документы предъявлять к проверке соблюдения законодательства об архивном деле

Рассмотрим содержание обязательных требований из части 1 Руководства и попытаемся их интерпретировать по отношению ко всем организациям, соблюдающим Закон № 125-ФЗ 1.

В Таблице 1 показаны основные виды и разновидности документов, которые рекомендуем предъявлять при документальных проверках, а в последующем – при заполнении чек-листов.

Часть 1 Руководства службам делопроизводства желательно проработать совместно со службами управления рисками, внутреннего контроля и юридическими службами для контроля рисков. Для негосударственных организаций это прежде всего внутренние риски, которые контролируют органы управления и участники (акционеры) организации. Состав и актуальность документов (по сроку их действия) контролирует служба делопроизводства, качество оформления учетных документов обеспечивает архив, который обычно включается в эту службу как структурное подразделение.

Но на самом деле задача службы делопроизводства – не подготовка к проверкам, а решение сверхзадачи – создание и поддержание внутреннего организационного порядка в работе с документами, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя.

Связанный материал
Архив как «наказание»
№ 11 / 2021

См. статью «Архив как “наказание”» в № 11’ 2021. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на его оборудование и ведение архивной работы по всем правилам? Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения
Связанный материал
Номенклатура дел – обязательный документ для организации?
№ 11 / 2021

См. статью «Номенклатура дел – обязательный документ для организации?» в № 11’ 2021
Связанный материал
Экспертиза ценности документов недействительна при отсутствии Положения об ЭК?
№ 05 / 2023

Без Положения об ЭК экспертиза ценности не действительна? Ответ см. в № 5’ 2023

Таблица 1

№ пункта части 1 Руководства Содержание обязательного требования Необходимые документы (в актуальном состоянии)
2 Создание архива в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов Положение об архиве, которое ставится на контроль по признаку актуальности, актуализируется не реже 1 раза в 5 лет или в связи с изменениями направлений деятельности, изменением состава документального фонда и создания документов преимущественно в электронной форме (требуется актуализировать раздел «Профиль архива», т.е. состав документов, подлежащих передаче на архивное хранение).
Негосударственные организации не упоминаются в п. 2 Руководства, они могут не создавать архивы, но обязаны обеспечивать архивное хранение документов. В этом случае по опыту лучших практик разрабатывается положение об архивном хранении, издается приказ о назначении ответственного за архивное хранение (с его письменного согласия) с внесением изменений в должностную инструкцию и/или трудовой договор (заключение дополнительного соглашения к нему)
3 Обеспечение финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов Бюджетная роспись, бюджетная смета...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023
Архивное дело

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ольга Ударова
заведующий отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Анна Бороздина
заместитель заведующего отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Закон о русском языке: что изменилось?

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2023
Права и обязанности

Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.

Алексей Каблучков
юрисконсульт ООО «Торговый Дом Авто Ресурс», канд. юрид. наук

Кто и как проверяет ведение делопроизводства нотариусами

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2023
Права и обязанности

Делопроизводство у нотариусов поставили на реальный контроль. Например, новичков после 1-го года работы обязательно проверят, а у всех остальных ведение делопроизводства планируют проверять 1 раз в 4 года, есть и другие «интересности».

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2023
Архивное дело

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023
Архивное дело

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ольга Ударова
заведующий отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Анна Бороздина
заместитель заведующего отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2020
Современное делопроизводство

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Татьяна Светлова
сотрудник государственного архива

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2022
Информационные технологии

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ