Top.Mail.Ru

Экспертиза ценности документов недействительна при отсутствии Положения об ЭК?

Вопрос
Экспертиза ценности документов недействительна при отсутствии положения об экспертной комиссии?
Отвечает

С юридической точки зрения экспертная комиссия (ЭК) должна действовать именно на основании утвержденного положения о ней. Однако судебной практики оспаривания результатов экспертизы ценности документов на том основании, что такая экспертиза была произведена ЭК, фактически действующей без утвержденного положения о ней, нам найти не удалось. Как и случаев привлечения организации к ответственности за отсутствие такого положения.

По нашему мнению, деятельность ЭК можно считать легитимной, если она:

  • создана (обычно персональный состав комиссии утверждается приказом, в который еще включена ссылка на то, каким положением в своей деятельности ЭК должна руководствоваться: если нет положения, разработанного и утвержденного в организации (это идеальный вариант), то хотя бы сошлитесь на Примерное положение об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43)
  • и работает: заседания проводятся ежегодно и результаты экспертизы ценности протоколируются (не менее 2 заседаний в год и, соответственно, не менее 2 протоколов).

Подтверждение данной позиции вы найдете в следующих нормативных правовых актах:

  1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526):
    • в п. 4.7: «В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК).
      В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее – ЦЭК)»;
    • в п. 4.8: «ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.
      Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации – источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации»;
    • в п. 4.9, в котором определены основные функции ЭК.
  2. В Примерном положении об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43):
    • в п. 3: «ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации…»;
    • в п. 4: «Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации...».

Обратите внимание, что в нормативных правовых актах разделены 2 управленческих действия в области организации экспертизы ценности документов:

  • создание ЭК и утверждение ее персонального состава – соответствующий приказ служба делопроизводства ставит на контроль по актуальности, т.к. необходимо учитывать перемещения и текучесть кадров специалистов, которые включены в ЭК;
  • утверждение положения об ЭК, в котором так или иначе отражается специфика документального фонда организации: наличие документов специальных систем документации, представленных в электронной форме, и т.п. особенности. Это может потребовать привлечения к работе ЭК специалистов и экспертов сторонних организаций, что необходимо закрепить в положении об ЭК.

В крайнем случае, если у вас не было ресурсов для разработки положения об ЭК, а экспертиза ценности документов проводится регулярно, то приказ о персональном составе ЭК необходимо срочно актуализировать и в распорядительной части приказа можно указать ключевую формулировку, показанную в п. 2 Примера 1.

Если конкретное положение об ЭК вашей организации не было своевременно разработано, рекомендуем в настоящее время запланировать его создание (см. п. 3 в Примере 1) и согласование с руководителями структурных подразделений, поскольку положение об ЭК в организации все-таки должно быть утверждено. Тем более что разрабатывать с нуля его не придется – можно ориентироваться на Примерное положение об ЭК, утвержденное Росархивом.

Пример 1. Текст приказа о создании ЭК при отсутствии положения об ЭК

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Кто и как проверяет ведение делопроизводства нотариусами

Делопроизводство у нотариусов поставили на реальный контроль. Например, новичков после 1-го года работы обязательно проверят, а у всех остальных ведение делопроизводства планируют проверять 1 раз в 4 года, есть и другие «интересности».

Вопросы согласования описей дел и актов о выделении документов к уничтожению

Что такое ЭК, ЦЭК, ЭПК – как взаимодействует между собой эта система экспертных органов подведомственной, вышестоящей организации и госархива при согласовании описей дел на передачу документов в архив и актов о выделении документов к уничтожению? И как это оформить на описи и акте? Какую дату акта (подписания или утверждения) вписывать при ссылке на него в тексте другого документа? Поводом к написанию этой статьи стали многочисленные вопросы, полученные редакцией журнала.

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 1)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).

Архив как «наказание»

Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.

Архив как «наказание»

Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Номенклатура дел – обязательный документ для организации?

Привели разные точки зрения на этот вопрос: официальную от Росархива (который считает, что номенклатуру дел должны составлять все организации); профессиональную документоведческую (а как же без номенклатуры дел наладить работу с документами и соблюсти сроки их хранения?) и того, кто экономит ресурсы (ведь за отсутствие номенклатуры дел штрафы пока минимальны, а если нет других нарушений, можете отделаться и простым предупреждением). Это «расстановка сил» на данный момент. Попутно показываем перечень обязательных для всех организаций нормативных правовых актов по архивному делу и даже конкретных статей / пунктов в них, который создал и разместил на своем официальном сайте Росархив.

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 1)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).