Виды бланков писем могут различаться по автору и адресату

Юридическую силу таких требований вы можете проверить на основании п. 2.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Все виды бланков, применяемых структурными подразделениями органов государственного или муниципального управления, должны разрабатываться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут утверждаться в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

Как видите, в приведенных нами фрагментах документов, отражающих общие правила, речь идет о разновидностях бланков писем, которые отличаются оформлением сведений об организации-авторе (вся организация, конкретное должностное лицо в организации или ее структурное подразделение). Разновидность бланка зависит от обозначения автора, а не адресата. См. «!» выше.

В инструкции по делопроизводству или в приказах об утверждении соответствующих бланков писем должен быть установлен порядок их применения, где уже может проявиться их «специализация» – для ведения переписки с корреспондентами определенного управленческого уровня. Например:

• бланк письма организации является универсальным, применяется для ведения переписки с любыми корреспондентами, в т.ч. с вышестоящими и равностоящими организациями, корреспондентами и контрагентами, а также при оформлении ответов на обращения граждан;
• бланк письма руководителя организации (должностного лица) применяется для переписки с подведомственными организациями, поскольку письмо может содержать оперативные распоряжения и указания по исполнению, представлению отчетности, сведений и т.п.;
• бланк письма структурного подразделения (например, департамента) применяется для ведения оперативных коммуникаций с равностоящими и подведомственными организациями только по вопросам компетенции (задач и функций) подразделения при условии, что руководителю структурного подразделения делегированы права вести соответствующую переписку.

Обратитесь к тому должностному лицу, которое «сказало», что применение бланков письма зависит от управленческого уровня корреспондента. Проанализируйте бланки, которые предполагается применять таким образом. Бланк письма является «лицом юридического лица», которое во внешней среде должно быть узнаваемым, воспринимаемым положительно и формировать соответствующий образ автора документа. Различия в бланках писем могут заключаться:

• в расположении реквизитов (угловое или продольное),
• качестве и цвете бумаги,
• применении цвета при оформлении эмблемы или товарного знака и др.

Но главная управленческая задача бланка письма – идентификация автора документа и формирование его узнаваемого и положительного образа. Поэтому каких-то существенных различий бланков в процессе их разработки, утверждения и изготовления стараются избегать.