Действительно, с 01.07.2018, когда вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016, лист согласования проекта документа стал рассматриваться в качестве его неотъемлемой части (п. 5.20). В Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства) также подчеркивается, что лист согласования составляет неотъемлемую часть документа. Правила делопроизводства содержат прямой ответ на ваш вопрос:
Фрагмент документа
Абзац 3 п. 2.9 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.
В связи с этим Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; Приложение № 3, п. 19) предписывают закрепить в конкретной Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из СЭД, должен быть удостоверен подписью сотрудника службы делопроизводства с указанием даты его формирования (т.е. распечатки) и наименованием информационной системы, в которой проводилось электронное согласование.
Пример 1. Данные о распечатке листа согласования из СЭД (в конце этого документа) с точным указанием времени этой транзакции
Проверьте свою Инструкцию по делопроизводству, внесены ли в нее изменения в связи с новыми Правилами делопроизводства. В данной ситуации рекомендуем проверить, есть ли в СЭД счетчики печати документов (проектов документов, листов согласования), создаваемых по электронным шаблонам документов, и каковы права доступа сотрудников службы делопроизводства (как менеджера и предметного администратора СЭД).
Но в любом случае служба делопроизводства представляет на подпись уполномоченному руководителю окончательно оформленный проект документа, лист согласования и лист рассылки документа. Лист рассылки является техническим списком, который использует служба делопроизводства в процессе доведения документа до исполнителей, и на архивное хранение не передается. В вашей ситуации важно, что при электронном согласовании лист с окончательными результатами согласования как документ в бумажной форме практически приобретает статус оригинала за счет указания транзакции и личной подписи сотрудника службы делопроизводства (показано в Примере 1), т.к. из СЭД технически повторить, скопировать, распечатать и смоделировать возможно любую информацию и в любое время.
Таким образом, по крайней мере с даты введения в действие вашей Инструкции по делопроизводству, актуализированной в соответствии с Правилами делопроизводства, листы согласования проектов должны формироваться в дело вместе с подписанными распорядительными документами и включаться в общую нумерацию листов документов дела.
Если вы сейчас занимаетесь формированием дел с распоряжениями, то считаем возможным оставить документы в состоянии «как есть», т.е. с листами согласования, распечатанными на черновиках, и даже без листов согласования к отдельным распоряжениям.
Отсутствие листов согласования к распорядительным документам, которые уже не только подписаны, но фактически исполнены и даже сформированы в дела за период примерно с 2020 года и ранее, не считаем критичным. Заметьте, что правила формирования дел, которые регламентируются нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере архивного дела, формально говорят только о необходимости группировать распорядительные документы в дела вместе с относящимися к ним приложениями и не упоминают листов согласования. Министерства являются источниками комплектования одного из российских государственных архивов. А практика их работы показала: при приеме документов на государственное хранение листы согласования из дел с распорядительными документами изымались.
Поэтому посоветуйтесь с куратором из государственного архива, источником комплектования которого является ваше министерство, направьте на согласование на ЭПК актуализированную Инструкцию по делопроизводству (выясните, может быть согласование уже проводилось) и рекомендации государственного архива обсудите на заседании ЭК.
