Top.Mail.Ru

Нужно ли подшивать листы согласования к распоряжениям при их сдаче в архив?

Вопрос
В процессе упорядочивания документов постоянного срока хранения, а именно при формировании дел с распоряжениями Министерства по основной деятельности, были выявлены листы согласования, напечатанные на черновиках. Каким образом формировать такие дела? Изымать листы согласования? И нужно ли подшивать листы согласования к распоряжениям, которые регистрируются в СЭД? Насколько критично отсутствие листов согласования к распоряжениям в сформированном деле?
Отвечает

Действительно, с 01.07.2018, когда вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016, лист согласования проекта документа стал рассматриваться в качестве его неотъемлемой части (п. 5.20). В Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства) также подчеркивается, что лист согласования составляет неотъемлемую часть документа. Правила делопроизводства содержат прямой ответ на ваш вопрос:

Фрагмент документа

Абзац 3 п. 2.9 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.

В связи с этим Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; Приложение № 3, п. 19) предписывают закрепить в конкретной Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из СЭД, должен быть удостоверен подписью сотрудника службы делопроизводства с указанием даты его формирования (т.е. распечатки) и наименованием информационной системы, в которой проводилось электронное согласование.

Пример 1. Данные о распечатке листа согласования из СЭД (в конце этого документа) с точным указанием времени этой транзакции

Проверьте свою Инструкцию по делопроизводству, внесены ли в нее изменения в связи с новыми Правилами делопроизводства. В данной ситуации рекомендуем проверить, есть ли в СЭД счетчики печати документов (проектов документов, листов согласования), создаваемых по электронным шаблонам документов, и каковы права доступа сотрудников службы делопроизводства (как менеджера и предметного администратора СЭД).

Но в любом случае служба делопроизводства представляет на подпись уполномоченному руководителю окончательно оформленный проект документа, лист согласования и лист рассылки документа. Лист рассылки является техническим списком, который использует служба делопроизводства в процессе доведения документа до исполнителей, и на архивное хранение не передается. В вашей ситуации важно, что при электронном согласовании лист с окончательными результатами согласования как документ в бумажной форме практически приобретает статус оригинала за счет указания транзакции и личной подписи сотрудника службы делопроизводства (показано в Примере 1), т.к. из СЭД технически повторить, скопировать, распечатать и смоделировать возможно любую информацию и в любое время.

Таким образом, по крайней мере с даты введения в действие вашей Инструкции по делопроизводству, актуализированной в соответствии с Правилами делопроизводства, листы согласования проектов должны формироваться в дело вместе с подписанными распорядительными документами и включаться в общую нумерацию листов документов дела.

Если вы сейчас занимаетесь формированием дел с распоряжениями, то считаем возможным оставить документы в состоянии «как есть», т.е. с листами согласования, распечатанными на черновиках, и даже без листов согласования к отдельным распоряжениям.

Отсутствие листов согласования к распорядительным документам, которые уже не только подписаны, но фактически исполнены и даже сформированы в дела за период примерно с 2020 года и ранее, не считаем критичным. Заметьте, что правила формирования дел, которые регламентируются нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере архивного дела, формально говорят только о необходимости группировать распорядительные документы в дела вместе с относящимися к ним приложениями1 и не упоминают листов согласования. Министерства являются источниками комплектования одного из российских государственных архивов. А практика их работы показала: при приеме документов на государственное хранение листы согласования из дел с распорядительными документами изымались.

Поэтому посоветуйтесь с куратором из государственного архива, источником комплектования которого является ваше министерство, направьте на согласование на ЭПК актуализированную Инструкцию по делопроизводству (выясните, может быть согласование уже проводилось) и рекомендации государственного архива обсудите на заседании ЭК.

Сноски 1

  1. Пункт 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

Наталья Д.
24.11.2023, 12:57

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случае в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в ИПД, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен, как в примере 1 в этой статье? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в ИПД, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Администратор
02.02.2024, 15:03 Наталья Д.

Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.

Рекомендовано для вас

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Незаверенные сканированные копии документов и выписки из реестров в делах, передаваемых в архив

Читатель поднял актуальную проблему, которая легла в основу этой статьи. Стоит ли оставлять в деле, готовящемся к передаче в архив, незаверенные копии документов (например, сканы, выписки из ЕГРН Росреестра и др.), полученные через Интернет или ЕМСЭД? Можно ли считать такие дела гибридными? Данные вопросы разбираем на примере документов по оформлению права аренды или собственности на земельные участки. При отсутствии ведомственного перечня документов со сроками хранения Росреестра говорим, на какую нормативную базу можно опереться.

Надо ли заверять распечатку из СЭД листа согласования?

Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случаях в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен и удостоверен? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в Инструкции по делопроизводству, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?

Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются

Указали пункты и приложения нормативных и методических документов, которые устанавливают правила формирования дел. Выявили неурегулированные ими проблемы и описали, как на практике их можно решать. Что означает формулировка «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться предписанный документу срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют

Наш читатель столкнулся с ситуацией, когда часть протоколов комиссии отсутствует, а у некоторых протоколов дублируются номера. Объясняем, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дел при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.