Действительно, с 01.07.2018, когда вступил в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016, лист согласования проекта документа стал рассматриваться в качестве его неотъемлемой части (п. 5.20). В Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства) также подчеркивается, что лист согласования составляет неотъемлемую часть документа. Правила делопроизводства содержат прямой ответ на ваш вопрос:
Абзац 3 п. 2.9 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)
Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.
В связи с этим Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; Приложение № 3, п. 19) предписывают закрепить в конкретной Инструкции по делопроизводству, что лист согласования, распечатанный из СЭД, должен быть удостоверен подписью сотрудника службы делопроизводства с указанием даты его формирования (т.е. распечатки) и наименованием информационной системы, в которой проводилось электронное согласование.
Пример 1. Данные о распечатке листа согласования из СЭД (в конце этого документа) с точным указанием времени этой транзакции
Проверьте свою Инструкцию по делопроизводству, внесены ли в нее изменения в связи с новыми Правилами делопроизводства. В данной ситуации рекомендуем проверить, есть ли в СЭД счетчики печати документов (проектов документов, листов согласования), создаваемых по электронным шаблонам документов, и каковы права доступа сотрудников службы делопроизводства (как менеджера и предметного администратора СЭД).
Но в любом случае служба делопроизводства представляет на подпись уполномоченному руководителю окончательно оформленный проект документа, лист согласования и лист рассылки документа. Лист рассылки является техническим списком, который использует служба делопроизводства в процессе доведения документа до исполнителей, и на архивное хранение не передается. В вашей ситуации важно, что при электронном согласовании лист с окончательными результатами согласования как документ в бумажной форме практически приобретает статус оригинала за счет указания транзакции и личной подписи сотрудника службы делопроизводства (показано в Примере 1), т.к. из СЭД технически повторить, скопировать, распечатать и смоделировать возможно любую информацию и в любое время.
Таким образом, по крайней мере с даты введения в действие вашей Инструкции по делопроизводству, актуализированной в соответствии с Правилами делопроизводства, листы согласования проектов должны формироваться в дело вместе с подписанными распорядительными документами и включаться в общую нумерацию листов документов дела.
Если вы сейчас занимаетесь формированием дел с распоряжениями, то считаем возможным оставить документы в состоянии «как есть», т.е. с листами согласования, распечатанными на черновиках, и даже без листов согласования к отдельным распоряжениям.
Отсутствие листов согласования к распорядительным документам, которые уже не только подписаны, но фактически исполнены и даже сформированы в дела за период примерно с 2020 года и ранее, не считаем критичным. Заметьте, что правила формирования дел, которые регламентируются нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере архивного дела, формально говорят только о необходимости группировать распорядительные документы в дела вместе с относящимися к ним приложениями1 и не упоминают листов согласования. Министерства являются источниками комплектования одного из российских государственных архивов. А практика их работы показала: при приеме документов на государственное хранение листы согласования из дел с распорядительными документами изымались.
Поэтому посоветуйтесь с куратором из государственного архива, источником комплектования которого является ваше министерство, направьте на согласование на ЭПК актуализированную Инструкцию по делопроизводству (выясните, может быть согласование уже проводилось) и рекомендации государственного архива обсудите на заседании ЭК.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Добры день!Недавно устроилась на работу в муниципальную структуру,которая является источником комплектования муниципального архива.И столкнулась со следующей ситуацией.В дела постоянного хранения подшивают все версии проектов документов,что меня повергло в шок,так как архивохранилища не безразмерные и деньги на переплет тоже надо еще найти. Служба делопроизводства мотивирует тем,что данные документы являются листами согласования,я считаю это абсурдом.В итоге рождается от 3-х и выше вариантов документов,но выводится на номерной бланк только последний вариант.Я считаю,что все предыдущие версии являются черновиками и постоянному хранению не подлежат (вместе с правовыми актами,как листы согласования ),если правки не влияют на юридическую силу.Может быть у экспертов есть мнение или рекомендации как наладить в данной части документооборот, так как мы еще используем и СЭД.Типовым перечнем предусмотрено,что проекты документов хранятся 5 лет ЭПК.Но как тогда быть с СЭД, если в СЭД сохраняются все версии проектов ,как их оттуда убирать и можно ли.
Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.
Работаю в АО, дела с приказами ведем в гибридном формате: электронное (приказы с ЭП + скан-копии приказов, изначально созданных и согласованных в бумаге) и бумажное (приказы, созданные и согласованные в бумаге + распечатанные приказы с ЭП). И в первом, и во втором случае в деле размещаются и соответствующие листы согласования. Но неужели мы обязаны прописать в ИПД, что лист согласования, распечатанный из ЭДО, должен быть оформлен, как в примере 1 в этой статье? Может быть, АО может себе позволить и, соответственно, отразить в ИПД, что лист согласования из ЭДО как распечатку к распечатанному приказу с визуализацией ЭП можно приложить в том же виде, без заверений?
Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
