В данной ситуации формальные реквизитные правила не помогут, вам необходимо проанализировать конкретную управленческую ситуацию, в которой ведется деловая переписка, и цель создания письма с учетом его разновидности. Например, разновидность письма может быть: письмо-претензия, письмо в рамках исполнения договора, письмо-предложение, гарантийное, запрос, требование, просьба и т.п. По отношению к подведомственным организациям (компаниям, являющимся взаимозависимыми, входящими в группу лиц), письмо-просьба (речевая метка – «прошу») часто приобретает силу прямого распоряжения.
В процессе согласования проекта письма необходимо выяснить все особенности ситуации служебной коммуникации, чтобы вместе с исполнителем оформить ее в письме и юридически верно, и с сохранением определенной конфиденциальности (для внешней среды, если компании-адресаты входят в ваш холдинг, или для вашего адресата, с которым вы ведете переписку, очевидно, не в первый раз).
Во-первых, адресатом служебного письма является не персоналия (Иванов, Петров, Сидоров и др.), а должностное лицо (единоличный исполнительный орган конкретной компании, как в вашем случае), организация или ее структурное подразделение. Во внешней управленческой среде, в которой ведется переписка, вы можете не знать (и формально – не обязаны), что одна и та же персоналия занимает должность руководителя в разных компаниях (возможно, даже аффилированных). Если эти организации входят в вашу группу лиц (холдинг), то знание о том, какие должности человек занимает в нескольких компаниях, становится понятным.
Во-вторых, даже входящие в одну структуру компании во внешней среде действуют как отдельные и самостоятельные юридические лица. В данной ситуации во избежание юридических рисков рекомендуем оформить 2 отдельных письма, адресовав 1-е в одну организацию, а 2-е – в другую.
Пример 1
В-третьих, вы можете в этом реквизите не упоминать ни адрес, ни фамилию и инициалы руководителя двух компаний, чтобы при просмотре ваших исходящих писем эта «связь» не бросалась в глаза, например, проверяющим.
Пример 2
Письмо, адресованное организации, должно быть представлено на рассмотрение ее руководителю (Иванову А.В.) и рассмотрено им. Даже если вы ведете переписку с данными организациями не в первый раз и знаете фамилии всех руководителей, учитывайте, что письмо – это документ, выполняющий во внешней среде и деловых коммуникациях функцию доказательства. Систему доказательств законности деятельности каждое юридическое лицо выстраивает самостоятельно.
В-четвертых, вашей организации так будет легче контролировать исполнение поставленных в письмах задач, вопросов – вы сможете отслеживать ход событий отдельно по каждой организации-адресату (а не по персоналии Иванову А.В. в чужих организациях).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Можно ли переносить слова в грифе утверждения, в адресате, в заголовке к тексту документа? Может быть где-то зафиксирован запрет на это?
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
В ГОСТе Р 7.0.97–2016 нет примера расположения почтового адреса в реквизите «Адресат» при направлении письма в организацию. Указывается только, что в состав реквизита может входить почтовый адрес. Где конкретно он располагается, устанавливает организация-автор документа? Какая схема правильная: — название организации – должность и Ф.И.О. адресата – почтовый адрес или — название организации – ее почтовый адрес – ниже должность и Ф.И.О. лица, которому адресовано письмо?
На практике можно встретить множество правильных и неправильных вариантов оформления реквизита «адресат» на письмах. Давайте «отделим зерна от плевел», разобрав следующие вопросы. Где размещать этот реквизит? Включать ли в него адрес? Как указывать наименование организации, подразделения, должности и Ф. И. О. – в каком порядке и падеже? При направлении документа сразу нескольким организациям когда уместно будет указать их обобщенно, а когда перечислить конкретно? Как адресовать письмо частному лицу? Какие этикетные фразы в обращении и подписи сейчас уместны? Что писать после обращения «Уважаемый» – «Иван Иванович!» или «г-н Иванов», «господин Президент»? В каждом случае есть свой оптимальный вариант – поможем его подобрать. Такие статьи хороши тем, что их можно использовать как удобное методическое пособие (все систематизировано и наглядно показано) не только для себя, но и для своих подчиненных, коллег, если вы устали объяснять им «прописные истины».
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. И каждый вариант имеет свои особенности оформления. Вы узнаете, зачем и как в «Адресат» включается почтовый адрес, как адресовать документ нескольким получателям и как составить список рассылки. Каждое правило оформления, которое объясняется в статье, для наглядности иллюстрируется примером.
На практике можно встретить множество правильных и неправильных вариантов оформления реквизита «адресат» на письмах. Давайте «отделим зерна от плевел», разобрав следующие вопросы. Где размещать этот реквизит? Включать ли в него адрес? Как указывать наименование организации, подразделения, должности и Ф. И. О. – в каком порядке и падеже? При направлении документа сразу нескольким организациям когда уместно будет указать их обобщенно, а когда перечислить конкретно? Как адресовать письмо частному лицу? Какие этикетные фразы в обращении и подписи сейчас уместны? Что писать после обращения «Уважаемый» – «Иван Иванович!» или «г-н Иванов», «господин Президент»? В каждом случае есть свой оптимальный вариант – поможем его подобрать. Такие статьи хороши тем, что их можно использовать как удобное методическое пособие (все систематизировано и наглядно показано) не только для себя, но и для своих подчиненных, коллег, если вы устали объяснять им «прописные истины».
В ГОСТе Р 7.0.97–2016 нет примера расположения почтового адреса в реквизите «Адресат» при направлении письма в организацию. Указывается только, что в состав реквизита может входить почтовый адрес. Где конкретно он располагается, устанавливает организация-автор документа? Какая схема правильная: — название организации – должность и Ф.И.О. адресата – почтовый адрес или — название организации – ее почтовый адрес – ниже должность и Ф.И.О. лица, которому адресовано письмо?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
