В вашем вопросе описывается классическая ситуация работы с так называемыми «гибридными» делами, в которых документы представлены одновременно и в бумажной, и в электронной формах.
Рекомендуем в Инструкцию по делопроизводству или в Регламент работы соответствующего коллегиального органа внести актуальные изменения в соответствии со следующими действующими нормативными правовыми актами:
Изучите также Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2000 № 199; см. п. 3.4.4, 3.8.5, Приложения № 16, № 20).
См. новость «Суд критически оценил результаты проверки банком электронной подписи на документе»
в № 3’ 2024
См. статью «Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике» в № 3’ 2024
Как обеспечить юридическую силу электронного документа в течение всего периода хранения (в т.ч. после окончания срока действия сертификата ЭП)? О решении этой задачи мы рассказали в статье «Механизм использования электронной подписи и метки доверенного времени» в № 1’ 2024
Учитывайте также, что вы работаете с электронными документами, которые могут поступить через МЭДО, СМЭВ, портал госуслуг / региональный портал и сайт вашего государственного органа в сети Интернет в соответствии с нормативными правовыми актами, на основании которых они функционируют (это, как правило, постановления и распоряжения Правительства РФ).
Кроме того, считаем необходимым ознакомиться с нормативными правовыми актами, которые изданы уполномоченным органом в сфере архивного дела в вашем субъекте РФ, получить консультацию вашего куратора из государственного архива и выяснить, принимает ли архив электронные документы и электронные копии документов в состав фонда пользования (если он создан или когда будет создан), осуществляет ли архив хранение электронных архивных документов, планирует ли передачу документов из системы в систему и т.п.
Нормативные правила работы с электронными и «гибридными» делами сформулированы все-таки в достаточно общем виде. Поэтому государственные архивы, действуя в пределах своей компетенции в работе со своими источниками комплектования, обычно устанавливают конкретные требования к процедуре подготовки и передачи документов на архивное хранение с учетом конкретных условий и технологий.
Поступающие в организацию документы регистрировать необходимо. Ведь перечень нерегистрируемых документов по своей сути представляет собой перечень тех документов, которые не регистрируются службой делопроизводства, но вполне могут быть зарегистрированы в структурных подразделениях (что обычно закрепляется Инструкцией по делопроизводству и системой прав доступа в СЭД для ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях).
Ваша служба делопроизводства работает и с электронными, и с бумажными документами. Правила делопроизводства предусматривают, что все поступающие документы после выполнения делопроизводственной операции их предварительного рассмотрения подлежат однократной регистрации в пределах своего документопотока (п. 3.21–3.24).
Документ, поступивший в бумажной форме, регистрируется в СЭД, причем регистрационный индекс (номер) формируется в электронной регистрационной карточке (ЭРК) СЭД, как правило, автоматически. Затем он проставляется на поступившем документе от руки, штампом или штрихкодом. Документ сканируется, и его электронная копия с уже оформленным «входящим» номером присоединяется к ЭРК.
Опыт лучших практик настоятельно рекомендует:
Документ, поступивший в электронной форме, получает свой регистрационный номер только в ЭРК, ведь никакие номера на файле оформить невозможно. Файл полученного электронного документа присоединяется к ЭРК СЭД в обычном порядке.
В вашей Инструкции по делопроизводству рекомендуем закрепить:
На бумажной копии возможно проставление отметки о получении электронного документа сотрудником службы делопроизводства (аналогично тому, как это предписывает делать п. 3.15 Правил делопроизводства на полученных бумажных документах).
Пример 1. Оформление отметки о распечатке электронного документа (ниже текста и подписи) и отметки о получении документа (на нижнем поле или на свободной площади бумажной копии – в данном примере проставлена с использованием штампа)
При применении СЭД и соответствующих настройках прав доступа исполнители в структурных подразделениях могут работать с электронными документами и электронными копиями бумажных документов непосредственно в СЭД (п. 3.31 Правил делопроизводства).
В соответствии с п. 6.26 Правил делопроизводства в номенклатуре дел вы отражаете 2 тома фактически одного «гибридного» дела. В п. 159 новых Правил архивов организаций 2023 года уточняется, что электронные документы составляют 1-й том «гибридного» дела, а бумажные – 2-й и последующие тома.
Пример 2. «Гибридное» дело в номенклатуре дел
Электронные документы и электронные копии из 1-го тома дела могут быть переданы в госархив в составе фонда пользования с таким же постоянным сроком хранения.
В ситуации, описанной в вопросе, и в некотором противоречии с п. 6.26 Правил делопроизводства за счет скан-копий оснований для принятия решений коллегиальным органом (с оформлением на распечатке отметки, показанной в Примере 1) вы обеспечиваете полноту формирования дела.
Технология подготовки электронных документов к передаче на архивное хранение в архивном формате PDF/A, составление отдельной описи для электронных дел регламентируются:
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
