Как в протоколах оформлять место составления или издания?

Вы совершенно верно отметили, что существуют варианты оформления реквизита «место составления (издания) документа» в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству (см. Таблицу 1). Но при оформлении протоколов очень важно понимать, что управленческое значение имеет фиксация места принятия решения коллегиальным органом на своем заседании, т.е. фактически «место издания», а не место составления протокола, который может быть оформлен как официальный документ в течение 3 дней с даты заседания.

Заметьте, что при всех вариантах оформления протоколов в Таблице 1 реквизит «место заседания» не предусматривает указания кабинета руководителя или полного почтового адреса организации.

Но обратите внимание на опыт лучших практик, когда при оформлении протоколов обязательно учитывают статус и полномочия коллегиального органа:

• в протоколах исполнительных коллегиальных органов (Правление, осуществляющее исполнительно-распорядительную деятельность) оформляют реквизит «место составления (издания) документа» по ГОСТ Р 7.0.97¹ – в соответствии с административно-территориальным делением и в соответствии с зарегистрированным адресом местонахождения организации (юридическим адресом), например:
• Москва; г. Тула; п. Октябрьский, Московская обл.;
• в протоколах коллегиальных органов управления (общее собрание, совет директоров, наблюдательный совет) в реквизите «место составления (издания) документа» оформляется реальное место проведения заседания вплоть до наименования или номера кабинета / зала с оформлением родового слова или без него, например:
• Место проведения заседания: Москва, Ленинский пр-т, д. 42, зал заседаний № 2;
• п. Петровское, Истринский р-н, Московская обл, пансионат «Заря», конференц-зал;
• в протоколах оперативных совещаний, которые проводят руководитель организации и его заместители в пределах своих полномочий, реквизит «место составления (издания) документа» оформляется по ГОСТ Р 7.0.97 как в полных, так и в кратких протоколах;
• в протоколах заседаний профсоюзных исполнительных органов (профсоюзный комитет) реквизит «место составления (издания) документа» оформляется по ГОСТ Р 7.0.97, а в протоколах профсоюзных собраний, которые могут быть выездными, реквизит «место составления (издания) документа» оформляется с учетом реального места проведения собрания.

Кроме того, современная практика оформления протоколов в корпоративном управлении сформировалась на основании Гражданского кодекса РФ (ст. 181.2), когда вместо или вместе с реквизитом «место проведения заседания» указывается способ дистанционного участия в нем, если таковое имело место. Способ участия может быть:

• дистанционным с возможностью присутствия в месте проведения собрания или
• дистанционным без определения места его проведения (например, при большом количестве акционеров).

Посоветуйтесь с юристами и четко регламентируйте правила оформления протоколов разных разновидностей в зависимости от их авторства – коллегиальных органов и их полномочий.