Вопросы издания приказов регламентируются, но универсального нормативного правового акта и эталонной модели приказа как документа нет и не может быть. Приказы по основной деятельности имеют разновидности, издаются по разным вопросам деятельности предприятия, приказы по личному составу, оформляющие отношения работодателя и работника также издаются по разным аспектам этих отношений.
Но унификация и некие эталонные модели существуют для издания приказов по личному составу в некоторых ситуациях за счет жесткого нормативного регулирования трудовым законодательством и внедрения правильно настроенных информационных систем. Госкомстат РФ утвердил (постановление от 05.01.2004 № 1) унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых было и несколько приказов (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении / расторжении трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении работника). Сейчас эти формы перестали быть обязательными (каждая организация вправе утвердить собственные), но к ним привыкли, производители программных продуктов их в информационных системах настроили, потому большинство организаций продолжает ими пользоваться.
Самое главное – показать руководителю, что издание приказа – не делопроизводственный, а управленческий процесс, и проекты решений готовят руководители и специалисты отрасли. Например, см. Таблицу 1.
Рекомендуем разработку 2 самостоятельных локальных нормативных актов, после утверждения которых, возможно, станет необходимым и внесение изменений в действующую Инструкцию по делопроизводству:
Все аспекты издания приказов службе делопроизводства придется разрабатывать самостоятельно, необходимо будет изучить и учебники (работа исполнителя с документами), статьи в надежных источниках информации и действующие нормативные правовые акты, методические документы, например:
Можно воспользоваться и подборкой публикаций нашего журнала на сайте delo-press.ru, где по теме «Приказ: все тонкости оформления» собрано уже более 30 статей и ответов на вопросы (см. Рисунок 1).
По изданным «правильным» регламентам распорядительных документов необходимо будет провести раздельное обучение:
Таблица 1. Распределение зон ответственности между участниками процесса издания приказа
|
Алгоритм принятия решения (задачи руководства) |
Алгоритм подготовки проекта приказа (работа исполнителя и службы делопроизводства) |
|
Определение актуальной проблемы, вопроса |
Определение актуальной проблемы, вопроса; обсуждение внутри подразделения и на оперативных совещаниях со смежными подразделениями; анализ законодательного и нормативного регулирования данного вопроса |
|
Анализ проблемы и поиск готовых, ранее принятых решений по похожему вопросу |
Анализ проблемы и поиск на рабочем месте или в архиве ранее изданных документов по данному вопросу |
|
Анализ решений, оценка и выбор оптимального решения |
Анализ и направление руководству служебной записки с предложениями, как решить вопрос, или сразу проекта приказа по данному вопросу, согласованного с непосредственным руководителем |
|
Согласование сформулированного решения, обсуждение, переговоры, оперативные совещания со специалистами отрасли |
Согласование проекта приказа и его окончательное оформление по полученным замечаниям |
|
Подписание подготовленного исполнителем проекта приказа, фиксирующего принятое решение |
Непосредственный руководитель оценивает проект по существу решения; служба делопроизводства осуществляет нормоконтроль проекта; после подписания служба делопроизводства ставит приказ на контроль (по каждому пункту) и контролирует его исполнение |
Рисунок 1. Как выбрать тему в навигаторе на сайте delo-press.ru
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как различаются сроки действия и сроки хранения разных приказов и распоряжений в нормативной базе федерального уровня. Зачем некоторые организации на локальном уровне закрепляют издание приказов по долгосрочным и постоянным вопросам, а распоряжений – по оперативным вопросам деятельности. Какие плюсы и риски это несет. Как это сделать грамотно.
Показываем полный комплект документов, необходимых для оформления привлечения работников к сверхурочной работе: докладная записка о необходимости переработки, уведомление работника (один вариант для обычного работника и второй – для особо защищаемых категорий: матерей с малыми детьми, инвалидов и др.), как оформить согласие работника, заявление (в случае компенсации дополнительным временем отдыха, а не повышенной оплатой), приказ о привлечении к сверхурочной работе. Какие реквизиты и информацию обязательно надо включить в эти документы, в каком порядке лучше действовать. Как отразить в табеле рабочего времени сверхурочную работу и предоставленное за нее время отдыха. На какое вознаграждение работник может претендовать. При привлечении к труду в выходные и нерабочие праздничные дни правила очень похожи. Объясняем те немногие отличия, которые есть.
Вопрос об оформлении страниц в документе. У вас в журнале указано, что страницы распорядительных документов (приказа, распоряжения, решения, постановления) и утверждаемого ими документа нумеруются отдельно. Подскажите, пожалуйста: – Где закреплено данное правило? Или это правило носит рекомендательный характер? – Для кого оно обязательно? У нас в компании принято оформлять ЛНА (как приложение к приказу) и сам приказ в одном файле в формате Word. Причем у ЛНА также могут быть свои приложения. Как правильно нумеровать страницы документа в данном случае? Обязательно ли все-таки, чтобы у приказа была своя нумерация, а у ЛНА, который является приложением в этом же файле, своя? Или так как у нас приказ с ЛНА размещены в одном файле, то возможна общая нумерация?
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
