Вопросы издания приказов регламентируются, но универсального нормативного правового акта и эталонной модели приказа как документа нет и не может быть. Приказы по основной деятельности имеют разновидности, издаются по разным вопросам деятельности предприятия, приказы по личному составу, оформляющие отношения работодателя и работника также издаются по разным аспектам этих отношений.
Но унификация и некие эталонные модели существуют для издания приказов по личному составу в некоторых ситуациях за счет жесткого нормативного регулирования трудовым законодательством и внедрения правильно настроенных информационных систем. Госкомстат РФ утвердил (постановление от 05.01.2004 № 1) унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых было и несколько приказов (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении / расторжении трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении работника). Сейчас эти формы перестали быть обязательными (каждая организация вправе утвердить собственные), но к ним привыкли, производители программных продуктов их в информационных системах настроили, потому большинство организаций продолжает ими пользоваться.
Самое главное – показать руководителю, что издание приказа – не делопроизводственный, а управленческий процесс, и проекты решений готовят руководители и специалисты отрасли. Например, см. Таблицу 1.
Рекомендуем разработку 2 самостоятельных локальных нормативных актов, после утверждения которых, возможно, станет необходимым и внесение изменений в действующую Инструкцию по делопроизводству:
Все аспекты издания приказов службе делопроизводства придется разрабатывать самостоятельно, необходимо будет изучить и учебники (работа исполнителя с документами), статьи в надежных источниках информации и действующие нормативные правовые акты, методические документы, например:
Можно воспользоваться и подборкой публикаций нашего журнала на сайте delo-press.ru, где по теме «Приказ: все тонкости оформления» собрано уже более 30 статей и ответов на вопросы (см. Рисунок 1).
По изданным «правильным» регламентам распорядительных документов необходимо будет провести раздельное обучение:
Таблица 1. Распределение зон ответственности между участниками процесса издания приказа
|
Алгоритм принятия решения (задачи руководства) |
Алгоритм подготовки проекта приказа (работа исполнителя и службы делопроизводства) |
|
Определение актуальной проблемы, вопроса |
Определение актуальной проблемы, вопроса; обсуждение внутри подразделения и на оперативных совещаниях со смежными подразделениями; анализ законодательного и нормативного регулирования данного вопроса |
|
Анализ проблемы и поиск готовых, ранее принятых решений по похожему вопросу |
Анализ проблемы и поиск на рабочем месте или в архиве ранее изданных документов по данному вопросу |
|
Анализ решений, оценка и выбор оптимального решения |
Анализ и направление руководству служебной записки с предложениями, как решить вопрос, или сразу проекта приказа по данному вопросу, согласованного с непосредственным руководителем |
|
Согласование сформулированного решения, обсуждение, переговоры, оперативные совещания со специалистами отрасли |
Согласование проекта приказа и его окончательное оформление по полученным замечаниям |
|
Подписание подготовленного исполнителем проекта приказа, фиксирующего принятое решение |
Непосредственный руководитель оценивает проект по существу решения; служба делопроизводства осуществляет нормоконтроль проекта; после подписания служба делопроизводства ставит приказ на контроль (по каждому пункту) и контролирует его исполнение |
Рисунок 1. Как выбрать тему в навигаторе на сайте delo-press.ru
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
Даем ссылки на нормативную базу. Объясняем, что организация должна делать и почему. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя. Показываем примеры разделения приказов по личному составу на документопотоки, которые должны регистрироваться раздельно и формироваться в разные дела. Как могут называться дела с ними в номенклатуре дел. Как они вместе с журналом их регистрации потом отражаются в описи дел по личному составу, когда приходит время передавать часть приказов в архив.
Судебная практика складывается так, что появляются новые требования к отражению в приказе оснований увольнения по «нехорошим статьям» Трудового кодекса РФ. Иначе организация сильно рискует. Разбираем правила оформления тех реквизитов такого приказа, с которыми возникают сложности. Показываем, как стоит доработать госкомстатовскую форму № Т-8. Скоро праздники, не все могут вовремя остановиться, поэтому прогулов, появлений на работе в нетрезвом виде и других дисциплинарных нарушений становится больше обычного. Если руководство решит наказать «возмутителя спокойствия», то наши примеры приказа вас выручат.
Все приказы у нас формируются в рамках основной деятельности (в том числе и по личному составу), в констатирующей части упоминаются: – служебные записки (если служебные записки «О работе в выходные дни, сверхурочное время», то они с подписями сотрудников, но есть служебные записки и на производственные темы, не касающиеся персонала); – внутренние протоколы в качестве основания к изданию приказов. Интересует срок хранения указанных оснований. Уместно ли их оформлять в констатирующей части приказа и допустимо ли совместное хранение с приказами.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
