В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)
на архивное хранение передаются завершенные в делопроизводстве, т.е. исполненные документы. По отношению к договорам это означает полное исполнение договора (обычно закрытие актом и перечислением платы по договору), устранение всех разногласий по его исполнению, оплате.
Если договоры подлежат постоянному хранению, то в течение года, в котором они были исполнены, они хранятся в структурном подразделении. А далее «не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве» договоры подвергаются полной архивно-технической обработке и подготавливаются к передаче на архивное хранение, т.е. формируются в дела для архивного хранения по «дате закрытия» (году исполнения).
Если в структурных подразделениях договоры формируются в дела по дате заключения, то даже при использовании папок-регистраторов часто допускаются ошибки в формировании полного комплекса документов к договору, которые служат исчерпывающим доказательством его исполнения (т.е. необходимы и дополнительные соглашения, и переписка по исполнению, и акты, и экземпляры платежных документов, и копии доверенностей и т.п.). А при подготовке исполненных договоров к архивному хранению приходится пересматривать все документы соответствующего дела и «выбирать» из него те договоры и документы к ним, которые исполнены. И это будет ежегодной и трудоемкой работой для того ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который готовит документы к передаче на архивное хранение.
Чтобы облегчить эту задачу, часто применяют простое правило: как только договор «закрыт», сразу на его 1-м листе (например, всегда на верхнем поле) проставляют штамп со словом «Исполнено» либо с реквизитами акта об исполнении договора (см. Пример 1). Раньше штампом проставляли и информацию об изменении срока действия договора (обычно о пролонгации допсоглашением). Но срок действия договора и его исполнение лучше контролировать автоматически: если не в специализированной программе, то хотя бы в Журнале регистрации договоров в Excel.
Пример 1. Варианты штампов для отметок об исполнении договора
При такой технологии формирования дел с договорами, в номенклатуре дел подразделения постоянно будет учитываться «переходящее» дело (см. Примеры 2 и 3), из которого ежегодно надо изымать исполненные договоры с прилагаемыми к ним документами и включать их в дело с более конкретным заголовком, отражающим еще и год исполнения договора (крайние даты документов дела).
Пример 2. Фрагмент номенклатуры дел на 2015 год (это дело аналогично будет представлено и в последующих номенклатурах по 2019 г. включительно)
Пример 3. Фрагмент номенклатуры дел на 2020 год (изначально сроки хранения определялись по Перечню 2010 г., но по окончании 2020 г. в этой номенклатуре дел их надо определить по Перечню 2019 г.)
В течение 1 года (и до 3 лет), следующего после исполнения, договоры находятся в зоне ответственности структурного подразделения, а потом они должны быть переданы на архивное хранение. Тогда из «переходящего» дела (показанного в Примере 2) в 2020 году можно изъять договоры, исполненные в 2018 году, и сформировать из них дело «Договоры на право оперативного управления имуществом, исполненные в 2018 году». Именно с таким уточненным заголовком данное дело попадет в опись дел постоянного хранения за 2020 г. в структурном подразделении, которое занимается договорной работой. Годовой раздел описи должен быть подписан руководителем соответствующего структурного подразделения. А далее по этой описи и по утвержденному графику ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении передает дела с договорами и документами к ним на архивное хранение.
Обратите внимание, что опыт лучших практик предусматривает изначальное формирование договоров и всех документов по их исполнению по принципу досье, т.е. 1 договор и все документы по его исполнению собираются вместе и формируются в отдельное дело, которое при продолжающемся сроке действия договора считается «переходящим» (в номенклатуре дел отражается с соответствующей отметкой в течение нескольких лет).
Тогда при исполнении договора все его дело просто передается в архив и не приходится искать соответствующие документы в «общем» деле, переформировывать его.
Кроме того, этот принцип досье позволяет хронологически учитывать все документы, возникающие по этапам исполнения договора, и предусматривает обязательную нумерацию их листов. Листы документов дела нумеруются в валовом порядке по мере их поступления в дело, эти номера вносятся во внутреннюю опись документов дела. Таким образом, вы постепенно в процессе формирования дела уже можете делать данные операции, которые входят в состав обязательных работ при подготовке дела к передаче на постоянное архивное хранение.
