Вы рассуждаете верно, договор может быть заключен путем обмена документами, в т.ч. письмами. Причем в обеих организациях, которые являются сторонами договора, службы делопроизводства при регистрации писем и последующем их формировании в дела осуществляют анализ правильности оформления реквизитов полученных / отправляемых писем, определяют «ценность» письма и прогнозируют срок его хранения в связи со значимостью его содержания.
Оферта может быть оформлена как письмо-предложение, которое необходимо оформить на утвержденном бланке письма. Он включает идентификационные реквизиты организации и официальные способы коммуникаций с ней (почтовый адрес, адрес электронной почты, адрес сайта, номер телефона), является во внешней среде «официальным лицом» юридического лица.
В письме-подтверждении (акцепте) должно содержаться согласие на предлагаемые условия договора, а при необходимости и упоминание о гарантии оплаты. Акцепт точно так же необходимо оформить на бланке письма.
Два таких документа вместе являются одним из письменных способов заключения сделки, поэтому подписаны они должны быть уполномоченными на это лицами (первым руководителем или иным лицом по доверенности либо на основании учредительных документов) и хранить их надо вместе.
Действия служб делопроизводства каждой из сторон договора фактически одинаковы, но операции осуществляются с «зеркальными» документами.
Таблица. Какие документы стоит хранить вместе
Копия зарегистрированного отправляемого письма (оферты или акцепта) с визами исполнителя и других согласующих лиц должна остаться в подразделении-исполнителе, которое занимается договорной работой, реализацией продукции, предоставлением услуг. Речь идет о копии с визами или листом согласования, как принято работать с исходящими письмами, хотя в силу значимости документа организация-отправитель может составить и 2 экземпляра оригинала письма, оставив 1 себе.
В номенклатуре дел данного подразделения служба делопроизводства может закрепить заголовок: «Договоры о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг и переписка по их исполнению». В это дело необходимо будет сформировать:
- вместе с договорами
- и в аналогичном статусе оферту + акцепт,
- а также все документы по исполнению сделки (дополнительная переписка, электронные сообщения, акты и т.п.).
Если переписка отдела договорной работы (отдела продаж) ведется активно, то в номенклатуре дел данного подразделения может быть сформировано самостоятельное дело с заголовком, например, «Коммерческая переписка (оферты, акцепты и документы по их исполнению)».
Последовательность расположения документов в данных делах – логически-хронологическая, т.е. по мере поступления документов по каждой конкретной сделке. В едином деле с договорами или коммерческой перепиской можно формировать таким образом отдельные маленькие «досье» по каждой сделке. Применяемые папки-регистраторы позволяют даже отделять эти досье чистыми листами бумаги, чтобы оптимизировать последующую подготовку дел с договорами к архивному хранению (в зависимости от сроков их хранения и использования документов в бухгалтерском и налоговом учете).
Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел связано с комплексной экспертизой ценности документов в зависимости от их значимости для доказательства законности деятельности организации. Поэтому переписка, подтверждающая заключение договора, обычно формируется в дела с договорами или в самостоятельное дело (при большом объеме) не по виду документа (письмо), а в соответствии с видами сделок и по принципу взаимосвязи.
