Условно можно выделить 5 этапов: 1. Совет директоров (СД) принимает решение о созыве собрания акционеров для решения вопроса о согласии на совершение крупной сделки. Такое решение оформляется протоколом, который должен содержать сведения, предусмотренные п. 4.1 ст. 68 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Протокол составляется не позднее 3 дней после даты проведения заседания СД (или даты окончания приема документов при проведении заочного голосования) (п. 4 ст. 68). Помимо решения о созыве внеочередного общего собрания акционеров, СД должен утвердить заключение о крупной сделке, определить стоимость имущества или прав на результаты интеллектуальной деятельности, являющихся предметом крупной сделки (ст. 77, п. 2 ст. 78). Эти решения можно принять на одном заседании и оформить одним протоколом. Если функции СД непубличного АО осуществляет общее собрание акционеров, решение о проведении внеочередного общего собрания принимается органом общества, к компетенции которого уставом отнесено решение таких вопросов.
2. Не ранее чем через 10 дней с даты принятия СД решения о проведении заседания (или заочного голосования) и не более чем за 25 дней до даты проведения общего собрания должен быть определен (составлен) список участников общего собрания (имеющих право голоса при принятии решений) (п. 2 ст. 51). Список должен быть составлен не ранее чем за 25 дней до даты проведения общего собрания акционеров. Однако полагаем, что, поскольку сообщение о предстоящем собрании доводится до лиц в соответствии со списком (п. 2 ст. 52), список участников общего собрания должен быть составлен не позднее чем за 21 день до даты проведения заседания.
3. Не позднее чем за 21 день до даты проведения заседания (даты окончания приема бюллетеней при проведении заочного голосования) СД рассылает сообщение акционерам о его проведении (п. 1 ст. 52). Специальных правил по информированию акционеров о собрании, на котором решается вопрос о совершении крупной сделки, не установлено, поэтому применяется общий срок. В сообщении должен быть указан порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению заседания, в которых должно быть заключение СД общества о крупной сделке (подп. 6 п. 5, подп. 9 п. 6 ст. 52).
4. По итогам голосования счетная комиссия составляет протокол, подписываемый членами счетной комиссии (лицом, выполняющим ее функции). Протокол составляется не позднее 3 рабочих дней после закрытия заседания общего собрания акционеров / даты окончания приема бюллетеней для голосования при проведении заочного голосования (п. 1 ст. 62).
5. Проведение заседания общего собрания акционеров и результаты голосования на заседании, в том числе голосование, которое совмещается с заочным, а также результаты заочного голосования подтверждаются протоколом общего собрания акционеров. Он составляется не позднее 3 рабочих дней после закрытия заседания / даты окончания приема бюллетеней (п. 1 ст. 63).
Получается, в течение 3 рабочих дней после закрытия заседания (даты окончания приема бюллетеней) составляются протокол общего собрания акционеров и протокол об итогах голосования. Составленные на бумажном носителе, они опечатываются комиссией и сдаются в архив общества на постоянное хранение (п. 2.1.11 и 2.1.12 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/п).
