Вопрос
Если в трудовой книжке не пронумерована и не датирована строка «запись за номером… недействительна» – ​это ошибка? Работник уволился, и эта трудовая книжка уже в другой организации. Что нужно сделать?
Отвечает

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих работников в соответствии с установленными законом правилами и инструкциями (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Так, все записи должны иметь порядковый номер и дату их внесения (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»1; абз. 2 п. 1.2, абз. 2 п. 3.1, раздел 4, п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 692).

Если работодателю нужно изменить конкретную запись в разделе «Сведения о работе», после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

То есть пропуск порядкового номера и даты внесения записи «запись за номером… недействительна» является ошибкой.

По общему правилу, при выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо новым работодателем на основании официального документа бывшего работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил ведения трудовых книжек). То есть сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю с просьбой внести исправления. Если «бывший» реорганизован, исправление производится его правопреемником, а в случае ликвидации – уже работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).

Из вопроса следует, что:

  • сотрудник уволился, а значит – имеется запись о расторжении трудового договора с тем работодателем, который внес запись с ошибкой;
  • запись о трудоустройстве у нового работодателя еще не внесена.

В рассматриваемом случае сама по себе запись не содержит существенных недостатков и считается верной. Проблема только в том, что отсутствуют порядковый номер и дата внесения, что может в дальнейшем повлечь неприятности для работника, например, при оформлении пенсии. Законодательно не регламентирован порядок исправления / дополнения номеров и дат записей в трудовой книжке, поэтому следует руководствоваться общим порядком исправления недостатков в документе.

Сотрудник может обратиться на предыдущее место работы для внесения такого исправления. Если это невозможно, процедуру может провести новый работодатель на основании подтверждающего документа (копия или выписка из приказа, решение суда о восстановлении сотрудника на работе, справка и др.).

Внося исправление в ошибочную запись (отметка «1» в Примере), кадровик осуществляет следующие действия:

1) проставляет порядковый номер в соответствии с номером последней записи (отметка «2»);

2) делает отметку о признании записи под таким-то номером (в нашем случае «без номера») недействительной (отметка «3»);

3) вносит еще одну запись с новым порядковым номером и соответствующей датой (отметка «4»).

После чего уже заносятся сведения о приеме на работу. Приведем образец заполнения трудовой книжки работодателем, который внес ошибочную запись перед записью об увольнении, если о приеме к новому работодателю еще не сделали отметку.

Пример. Внесение исправления в трудовую книжку

Если спорная запись последняя в трудовой книжке (например, вносились изменения в запись об увольнении), сотруднику проще обратиться на прежнее место работы, где кадровик просто дозаполнит порядковый номер и дату записи.

Мнение эксперта

На практике возникает вопрос: нужно ли заверять исправленную запись об увольнении подписью ответственного за ведение трудовых книжек лица, печатью (при ее наличии) и подписью владельца трудовой книжки? С одной стороны, есть требования п. 35 Правил ведения трудовых книжек, где сказано, что при увольнении работника все записи следует заверить. С другой стороны, раздел III Правил ведения трудовых книжек не требует заверять исправленную запись. И хотя вносится исправление в запись об увольнении, фактического увольнения уже не происходит. На наш взгляд, заверить запись нужно, если:

1) новый работодатель еще не внес свою запись и исправление делает один из прежних работодателей (который внес в трудовую книжку работника запись о его увольнении и заверил ее подписью ответственного лица и печатью);

2) новый работодатель уже внес свою запись, но исправление делает прежний работодатель (как в этом случае оформлять внесение изменений в трудовую книжку, см. в Примерах 1а, 1б в № 1’ 2020 на стр. 90).

Если же исправление делает текущая организация-работодатель, то заверять эту запись не следует. Однако напоминаем, в этом случае такое исправление можно сделать только на основании подтверждающих документов, которые представит прежний работодатель (п. 27 Правил ведения трудовых книжек). Эти рекомендации справедливы и для записей не об увольнении (как в Примере выше).

Также напомним, что по письменному заявлению работника ему может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. Зачастую такой вариант оказывается самым безболезненным для сотрудника, т.к. позволяет избежать неразберихи в записях.

Сноски 1

  1. Далее – Правила ведения трудовых книжек. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что делать кадровику, если при заполнении трудовой книжки он допустил ошибку в должности

В трудовой книжке после записи об увольнении должна следовать должность «генеральный директор», подпись, фамилия. Но при заполнении допущена ошибка и написано «директор». Следует ли отменить запись и внести заново?

О внесении исправлений в приказ и запись в трудовой книжке директора казенного учреждения

Создано казенное учреждение – ​«КУ». Учредителем является «Администрация». В приказе о приеме директора «КУ» указано наименование работодателя – ​«Администрация» и далее – ​«принят на должность директора». В трудовой книжке указано наименование организации – ​«КУ» и далее – ​«принят на должность директора». Считаю, что в трудовой книжке неправильно указано наименование организации (должно быть «Администрация»), в приказе и в трудовой неправильно указана формулировка «принят» (должно быть «назначен»). Нужно ли и как исправлять приказ и записи в трудовой книжке? Приказ уже зарегистрирован в налоговой инспекции вместе с учредительными документами о «КУ».

Запись о выдаче дубликата вкладыша трудовой книжки – как правильно аннулировать

Как аннулировать запись о том, что был выдан дубликат вкладыша трудовой книжки? Сотрудник долго не мог устроиться на работу; чтобы благополучно выглядеть перед работодателем, купил второй вкладыш в ТК. В отделе кадров на предыдущей работе, заявил, что потерял вкладыш и нужно восстановить записи. Внесли запись об увольнении и соответственно написали: «выдан дубликат вкладыша номер такой-то». Человек после этого сделал запись по знакомству о том, что якобы работает (в оригинале вкладыша, естественно, другие записи с перерывами, в зависимости от мест работ, где задерживался недолго). В тот же период времени обращался в центр занятости и вставал на учет. Потом понял, что совершил глупость с созданием дубликата вкладыша, ведь, возможно, придется обращаться в центр занятости, и вся ситуация «всплывает» наружу. Решено было оставить оригинал вкладыша, а дубликат выбросить во избежание проблем. Проблема – ​на трудовой книжке есть запись о выдаче вкладыша с номером таким-то и о выдаче дубликата с номером таким-то. Как правильно аннулировать запись о выдаче дубликата вкладыша? Просто зачеркнуть, наверное, нельзя?

Сотрудника уволили по «статье». Как исправить запись в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию»

Сотрудник был уволен «по статье» за прогул с предыдущего места работы. Новый руководитель на предыдущем месте работы готов исправить запись об увольнении в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию». Подскажите, пожалуйста, как правильно сделать такое исправление.

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

Существуют три ситуации, когда у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки, – если она утеряна, пострадала или в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной, и работник просит выдать дубликат. Выясним, на основании каких документов могут вноситься записи в дубликат, а также как запросить соответствующие сведения у прежних работодателей.

Запись о выдаче дубликата вкладыша трудовой книжки – как правильно аннулировать

Как аннулировать запись о том, что был выдан дубликат вкладыша трудовой книжки? Сотрудник долго не мог устроиться на работу; чтобы благополучно выглядеть перед работодателем, купил второй вкладыш в ТК. В отделе кадров на предыдущей работе, заявил, что потерял вкладыш и нужно восстановить записи. Внесли запись об увольнении и соответственно написали: «выдан дубликат вкладыша номер такой-то». Человек после этого сделал запись по знакомству о том, что якобы работает (в оригинале вкладыша, естественно, другие записи с перерывами, в зависимости от мест работ, где задерживался недолго). В тот же период времени обращался в центр занятости и вставал на учет. Потом понял, что совершил глупость с созданием дубликата вкладыша, ведь, возможно, придется обращаться в центр занятости, и вся ситуация «всплывает» наружу. Решено было оставить оригинал вкладыша, а дубликат выбросить во избежание проблем. Проблема – ​на трудовой книжке есть запись о выдаче вкладыша с номером таким-то и о выдаче дубликата с номером таким-то. Как правильно аннулировать запись о выдаче дубликата вкладыша? Просто зачеркнуть, наверное, нельзя?

Что делать кадровику, если при заполнении трудовой книжки он допустил ошибку в должности

В трудовой книжке после записи об увольнении должна следовать должность «генеральный директор», подпись, фамилия. Но при заполнении допущена ошибка и написано «директор». Следует ли отменить запись и внести заново?

Сотрудника уволили по «статье». Как исправить запись в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию»

Сотрудник был уволен «по статье» за прогул с предыдущего места работы. Новый руководитель на предыдущем месте работы готов исправить запись об увольнении в трудовой книжке на «уволен по собственному желанию». Подскажите, пожалуйста, как правильно сделать такое исправление.