Можно ли по e-mail уведомить сотрудника о сокращении, если он подписывал соглашение об электронном взаимодействии?

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 06 / 2022

Вопрос

В компании действует положение о простой электронной подписи, с которым сотрудник ознакомлен под подпись. Кроме того, он подписывал соглашение об электронном взаимодействии. Можно ли в этом случае уведомить работника о сокращении по электронной почте?

Отвечает

Елена Кожемякина

управляющий партнер юридической компании BLS

Нельзя. Поясним. Положения ТК РФ (ст. 22.1–22.3) об электронном документообороте применяются к тем документам, которые в соответствии с законом оформляются на бумаге или с ними знакомят работника под подпись. При этом ст. 180 ТК РФ регламентирует, что об увольнении в связи с ликвидацией компании или сокращением численности или штата работников надо предупреждать персонально под подпись за два месяца. То есть уведомление должно быть на бумаге. А значит, к документу можно применять правила, регулирующие вопросы электронного документооборота.

Для электронного документооборота в информационной системе работодателя при подписании уведомления о сокращении можно использовать (ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ):

усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), проверка которой определяется по соглашению сторон;
УНЭП, которую выдали через электронное правительство.

Таким образом, уведомить о сокращении по электронной почте, используя простую электронную подпись, нельзя, даже если она применяется в компании и сотрудник подписал соглашение об электронном взаимодействии. При этом, учитывая нормы ТК РФ, работодатели не указывают уведомление о сокращении в перечне внутренних документов, для которых может использоваться простая электронная подпись. Так что «опереться» на локальные нормативные акты тоже не получится. Поэтому необходимо либо использовать усиленную квалифицированную (неквалифицированную) электронную подпись, либо сообщать об увольнении персонально на бумаге под личную подпись.

Конечно, если работник отсутствует на месте, вручить документ лично не получится. В таком случае компания должна предпринять все меры для надлежащего уведомления человека, в т. ч. направить письмо по всем известным адресам сотрудника заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Но здесь надо учесть, что отсчет срока до увольнения начнется с момента получения уведомления сотрудником, а не со дня отправки его работодателем.