Нужно ли компенсировать проезд к месту отпуска и обратно, если билеты куплены не работником?

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 10 / 2024

Вопрос

Можно ли отказать работнику в оплате проезда к месту проведения отпуска и обратно (район Крайнего Севера), если расходы на приобретение билетов произведены третьим лицом? В Положении об оплате проезда указано, что по окончании отпуска нужно предоставить проездные документы, подтверждающие расходы работника.

Согласно ч. 1 ст. 325 ТК РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату раз в 2 года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту проведения отпуска и обратно за счет средств работодателя. Право на компенсацию указанных расходов возникает у сотрудника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

При этом ч. 8 ст. 325 ТК РФ установлено, что размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно для лиц, трудящихся у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, ЛНА, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Как следует из перечисленных норм, все работодатели, независимо от того, относятся они к бюджетной сфере или нет, должны оплачивать работникам раз в 2 года проезд и провоз багажа в пределах РФ к месту проведения отпуска и обратно. При этом размер, условия и порядок компенсации указанных расходов в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливается работодателем. Соответственно, с одной стороны, работодатель может установить в том числе и условие, согласно которому компенсация стоимости проезда работнику производится, если оплата проезда была произведена исключительно картой самого сотрудника.

Однако отказ организации в выплате сотруднику компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно в случае, если оплата проезда осуществлена не сотрудником, может послужить поводом для судебного спора. Анализ имеющейся судебной практики по схожим ситуациям позволяет сделать вывод о том, что судьи становятся на сторону работников. Доводы о том, что компенсация стоимости проезда в соответствии с принятыми нормативными актами может быть предоставлена только в случае использования при оплате билетов банковской картой исключительно сотрудника, судьями признаются несостоятельными (см., например, решение Нижневартовского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.12.2014 по делу № 2-10226/2014, апелляционное определение Свердловского областного суда от 23.07.2015 по делу № 33-11387/2015, решение Вилючинского городского суда Камчатского края от 15.05.2015 по делу № 2-470/2015).

В частности, судьи указывают, что оплата проездных документов третьим лицом, в том числе членом семьи работника, не может служить основанием для отказа в выплате компенсации, предусмотренной ст. 325 ТК РФ (см. апелляционные определения Верховного суда Республики Коми от 29.10.2020 по делу № 33-5330/2020, Красноярского краевого суда от 12.08.2019 по делу № 33-11261/2019, Приморского краевого суда от 09.07.2019 по делу № 33-6572/2019, Архангельского областного суда от 08.02.2016 по делу № 33-875/2016, решение Южно-Сахалинского городского суда Сахалинской области от 14.03.2023 по делу № 2-1581/2023).

По мнению судов, независимо от того, является ли другое лицо, оплатившее проезд работника и членов его семьи, близким родственником или не является, работнику наряду с документами, подтверждающими оплату проездных и перевозочных билетов, необходимо представить документы, подтверждающие факт возмещения им расходов другому лицу, понесенных при приобретении по поручению работника указанных проездных и перевозочных документов. Исполнение обязательства может быть возложено должником на третье лицо (п. 1 ст. 313 ГК РФ). В этом случае кредитор обязан принять исполнение, предложенное за должника третьим лицом.

Документами, подтверждающими возложение исполнения обязательства на третье лицо, в рассматриваемом случае могут служить:

договор поручения;
доверенность в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ), датированная более ранней датой, чем дата совершенного платежа;
расписка в произвольной форме на передачу денежных средств для оплаты (приобретения) проездных документов;
документы, подтверждающие внесение доверенным лицом полученных денежных средств на счет, привязанный к карте (например, справка, оформленная в кредитной организации).

При отсутствии документов, подтверждающих возмещение работником другому лицу (включая близких родственников) расходов на проезд к месту отдыха, сотруднику не может быть компенсирована стоимость проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно.

Таким образом, по нашему мнению, работодатель может оплатить проезд к месту отдыха работнику, если оплату расходов производило третье лицо. Для этого работнику наряду с документами, подтверждающими оплату проездных и перевозочных билетов, необходимо представить документы, подтверждающие факт возмещения им расходов другому лицу, понесенных при приобретении по поручению работника указанных проездных и перевозочных документов.

Дарья Бездеткина,
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ