Переписка глазами юриста

Стороны зачастую недооценивают значение переписки. А зря! Юрист (обычно не штатный, а приглашенный для ведения судебного дела) иногда попадает в такую неприятную ситуацию: собирает документы к исковому заявлению, вроде бы все нормально, дело выигрышное. А на заседании суда ответчик вдруг достает письмо, из которого следует, что он прав. И подпись есть, и реквизиты на месте. В иске отказывают. Юрист – к руководству. Ой, говорят, и вправду было такое, писали. Значения не придали, потом забыли. Копию потеряли (или не оставляли – в некоторых организациях копии писем не оставляют). А ответчик не забыл, и не потерял, и грамотно «незначительным» письмом воспользовался. От таких сюрпризов не застрахованы и штатные юристы, ведь они не всегда контролируют переписку руководителей в процессе исполнения договорных обязательств.

Переписка особенно важна, когда стороны:

• действуют без составления договора как единого документа, подписанного обеими сторонами (это тот случай, когда воля сторон заключить сделку определяется на основании счетов, заявок, ­запросов, телефонных звонков, накладных и т.п. документов);
• при выполнении обязательств отступают от условий, ­зафиксированных в подписаннном договоре.

Ведя деловую переписку, важно помнить определенные правила, соблюдение которых избавит вас от досадных ошибок. Об этих правилах и о возможных последствиях их несоблюдения мы и поговорим ­в настоящей статье.

Воля стороны

При осуществлении договорной переписки необходимо, чтобы так называемая «воля стороны» в письмах вашего контрагента была изложена четко и ясно, без двусмысленных формулировок и излишне запутанных фраз. На практике автор часто встречается с документами, написанными по принципу «включить дурочку». Чаще всего так пишутся ответы на запросы и претензии, когда фактически вина есть, но признавать ее не хочется. А ответить надо.

И тогда рождаются шедевры эпистолярного жанра с тонким намеком на отсутствие намерения поставлять товар или, наоборот, с четкой уверенностью в присутствии обстоятельств, делающих поставку товара возможной… При том, если, конечно, сопутствующие обстоятельства сложатся таким образом, что, например, третья фаза Луны  совпадет с четвертым триместром беременности младшей сестры любимой тещи третьей жены дяди султана Брунея… Причем пренепременно в знаке Козерога!

Текст и обстоятельства могут быть любыми. Общее в таких письмах – обилие общих или непонятных терминов, косвенных речевых оборотов и отсутствие прямого отказа выполнить обязательство. Отсутствие какой-либо конкретики вообще! Причем в хитроумные построения может быть ненавязчиво вплетена просьба об отсрочке исполнения обязательства без начисления штрафных санкций. Ваше молчание может быть расценено как согласие.

Если вы получили подобное письмо, следует добиться от контрагента указания четкого срока исполнения обязательств и оговорить при этом, что в случае неисполнения к новому сроку штрафные санкции будут начислены с момента первоначальной просрочки. Невзирая на султана Брунея. Можно, конечно, сразу обратиться в суд, но не факт, что это будет быстрее. Кроме того, в суд обращаются в случае отказа стороны исполнить обязательство добровольно. А в письме такого отказа нет. Наоборот, есть намек на желание обязательство исполнить.

Поэтому на такое письмо обязательно нужно ответить и добиться конкретизации дальнейших действий. При этом ваше письмо должно быть отправлено с уведомлением или вручено под роспись. Обычно демонстрация серьезности намерений заставляет контрагента поторопиться с выполнением условий или предложить в качестве компенсации какие-нибудь льготные условия.

Отказ партнера от своих претензий

Если вы согласовали с контрагентом условие о том, что он отказывается от претензий по несвоевременному (или неполному) исполнению вами условий сделки, а вы взамен предоставляете ему товар, работы или услуги на льготных условиях по другому самостоятельному договору, не забудьте оформить отказ вашего партнера от претензий письменно!

В противном случае может быть следующая ситуация.

Для того чтобы этого избежать, необходимо перед заключением «льготного» договора (или одновременно) заключить дополнительное соглашение к первому договору о том, что стороны согласовали новые условия (например, срок исполнения обязательства не 10 дней, а три месяца, либо ассортимент другой или требования к качеству ниже и т.п.). После подписания такого соглашения контрагент уже не сможет предъявить претензию по нарушению первоначальных условий.

Важно, что дата соглашения должна быть не позднее срока исполнения соответствующего обязательства. Скажем, если срок поставки по договору истек 31 января, а поставка произойдет 1 марта, подписывать соглашение о переносе срока поставки на 1 марта необходимо не в марте, а в январе. См. Пример 2.

Кроме того, можно составить акт об исполнении обязательств по первому договору, в котором указать, что условия договора (перечислить условия) ­выполнены сторонами в полном объеме, стороны друг к другу претензий не имеют.

Претензия под роспись

Если ваш контрагент не исполняет условия договора или исполняет их не так, как указано в договоре (или даже если вы уверены, что он не сможет исполнить условия), направьте претензию с уведомлением о вручении или вручите под роспись представителю.

В письме вы должны:

• указать, какие именно условия договора и приложений (со ссылками на конкретные пункты) не выполняет контрагент;
• со ссылкой на соответствующие статьи договора и Гражданского кодекса предупредить о своих дальнейших действиях.

Написать текст письма можно ­следующим образом:

После направления такого письма вы, например, можете приостановить исполнение своих обязательств по договору, за исключением тех редких случаев, когда в договоре прямо предусмотрено, например, что неоплата аванса приостанавливает сроки поставки. Но договоры с такими «драконовскими» условиями предприниматели обычно подписывают либо по недосмотру, либо из доверчивости.

Если же вы уже исполнили свои обязательства и не можете дождаться встречного исполнения – не теряйте время на телефонные звонки с прось­бами, угрозами, долгими объяснениями испуганных менеджеров и т.п. Наличие письменной претензии (с подробным расчетом сумм штрафных санк­ций) с уведомлением о вручении или переданное под роспись курьером убедит контрагента в серьезности ваших намерений.

На практике автор не раз сталкивался с такой ситуацией: когда идет массовая задержка поставок (например, в связи с проблемами на таможне), в первую очередь выполняются заявки клиентов, которые направили письменные претензии с обещанием обратиться в суд. Остальным щедро раздаются обещания по телефону ­и электронной почте, которых, как ­известно, к делу не пришьешь…

Кстати, о телефонах, факсах и электронной почте.

Телефоны, факсы и электронная почта

Если вы согласовываете условия сделки посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, следует позаботиться о соблюдении требований, предъявляемых к документам, ­направленным и полученным таким образом.

Согласно пункту 2 статьи 434 Гражданского кодекса договор в письменной форме действительно может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи. Но, в отличие от договора, подписанного уполномоченными лицами лично или посредством цифровой подписи, юридическую силу такой договор приобретает только при наличии следующих условий:

1. Способ связи позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. При этом сообщение должно исходить именно от уполномоченного лица.

Если вы вели телефонные переговоры или электронную переписку с сотрудником, не уполномоченным на совершение сделок, она не будет иметь силу юридического документа, выражающего волю стороны на совершение определенных действий. Кстати, именно это обстоятельство считается наи­более трудным для доказывания. Как вы докажете, что электронное письмо отправил именно генеральный директор, даже если оно отправлено с личного адреса? Теоретически компьютером может воспользоваться кто угодно. И как вы вообще докажете, что он отправил именно это письмо? Впрочем, если письмо со всеми необходимыми реквизитами пришло к вам по факсу, «нарисовать» такое письмо теоретически тоже может кто угодно.

В большинстве случаев арбитражные суды не признают в качестве доказательств заключения договора документы, направленные путем обмена по факсу или с использованием иных средств связи, если стороны ­не предусмотрели возможность использования соответствующего вида связи.  Использование электронной цифровой подписи при оформлении документов тоже должно быть оговорено в договоре. В противном случае есть угроза того, что суд не примет такой документ в качестве доказательства.

Для этих целей в договор можно включить формулировку подобного содержания:

2. Документ, полученный посредством факсимильной связи, читаем и обладает всеми необходимыми реквизитами.

В соответствии со статьей 431 Гражданского кодекса при толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений.

3. Сторонами при обмене документами согласованы все условия, ­необходимые для такого рода сделок.

Часть 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса допускает представление в суд в качестве письменного доказательства документов, полученных посредством факсимильной, электронной или иной связи. В том случае, если смысл договора в целом определить невозможно, суд выясняет дейст­вительную общую волю сторон с привлечением к исследованию не только самого договора, но и других сопутствующих документов и обстоятельств. К ним относятся (ч. 2 ст. 431 ГК РФ):

• предшествующие договору переписка и переговоры;
• практика, установившаяся во взаимоотношениях сторон;
• обычаи делового оборота;
• последующее поведение сторон.

Воля сторон должна определяться на момент заключения договора, а не на момент его толкования. Именно для этого анализируются все соответствующие обстоятельства, в т.ч. и последующее поведение сторон. Причем решающее значение имеет именно факт совершения стороной действий, свидетельствующих о ее согласии с предложенными условиями (так называемые конклюдентные действия).

В качестве конклюдентных действий суд может признать любые подтвержденные соответствующими документами действия стороны, из которых можно сделать вывод о том, что она согласилась с предложенными условиями. Здесь оценивается переписка сторон, акты сдачи-приемки, уведомления, товарные и товарно-транспортные накладные, счета, счета-фактуры, иные документы, свидетельствующие о совершении действий, направленных на исполнение сделки.

Как толковать условия сделки?

Для толкования условий сделки (выявления истинной воли сторон) кроме подписанного договора анализируются и иные документы, в т.ч. переписка сторон. В соответствии со статьей 431 Гражданского кодекса РФ привлекаемые доказательства обычно используются для определения ­следующих обстоятельств:

• был ли между сторонами заключен договор;
• в чем заключается цель договора;
• каково содержание конкретных условий договора и в каком ­соотношении они находятся;
• как следует понимать употребленные в тексте договора слова, ­выражения, термины и понятия;
• каков вид заключенного договора в соответствии с положениями части второй Гражданского кодекса;
• вносились ли в договор изменения и каково соотношение ­перво­начального и измененного текстов;
• имело ли место прекращение договора;
• охватывается ли текстом договора конкретное обстоятельство, ­возникшее в ходе его исполнения;
• каково соотношение между текстом договора и последующей ­перепиской сторон;
• совпадает ли волеизъявление сторон с их действительной общей волей;
• не являлось ли заключение договора результатом неправильно ­сложившейся воли его участника (участников);
• не является ли договор мнимой или притворной сделкой.

Конечно же, на этапе переговоров и в переписке, предшествующей заключению сделки, могут фигурировать условия, которые не вошли или были изменены при подписании договора. Поэтому предшествующие обстоятельства и переписка используются при толковании договора лишь в той мере, в какой они не противоречат условиям договора и документам, составляющим его неотъемлемую часть (протоколам согласования ­разногласий, дополнительным соглашениям, приложениям и т.п).

Практика, установившаяся во взаимоотношениях сторон, не может доказываться путем ссылки на то, что в предшествующих договорах содержалось соответствующее условие, из чего якобы следует, что оно действует применительно и к данному договору. Наоборот, отсутствие в договоре условия, которое обычно включалось в предшествующие договоры этих же сторон, свидетельствует, скорее, о проявлении их воли отказаться от него в данном договоре.

Как показывает практика, если ответчик предоставил в суд документы, по статусу и датам примерно равнозначные документам истца с указанием совершенно других условий и установить окончательную волю сторон однозначно не представляется возможным, то суд отказывает в иске. Таким образом, риск неисполнения обязательств по сделке при некорректно оформленных документах несет сторона, которая свое обязательство уже исполнила.

Если условия заключенного договора меняются

Если стороны по взаимной договоренности отступили от ранее согласованных условий договора без составления и подписания соответствующего документа, риск неисполнения (ненадлежащего исполнения) также лежит на стороне, исполнение обязательств которой произошло ранее. И даже если директор фирмы, которой вы поставили продукцию по более низкой цене или без оговоренной предоплаты «на честном купеческом слове», – лучший друг и бывший одноклассник вашего директора, никто ­не застрахует вас от того, что этот «однокласник» не будет сменен учредителями, или его фирма не будет объявлена банкротом, или что «лучшие друзья» не поссорятся из-за пустяка. Случиться может все, что угодно. И отсутствие соответствующих изменений, оформленных надлежащим образом, поставит вашу компанию в неприятную ситуацию.

Приведенный пример достаточно хорошо иллюстрирует позицию суда при рассмотрении споров, связанных с изменением условий договора без письменного закрепления воли сторон путем подписания соответствующих изменений, как это предусмотрено в договоре. При этом здесь все-таки были «живые» письма. А зачастую стороны меняют условия сделки по телефону.

Иногда уже в самом договоре стороны предусматривают устный порядок согласования условий исполнения обязательств (например, сроков поставки, количества, ассортимента и цены товара). Чаще всего стороны указывают, что эти вопросы согласовываются по телефону. Недостаток такого способа согласования состоит в том, что если вы получите от поставщика что-то, даже отдаленно не напоминающее то, что вы заказали по телефону, вы никогда никому не докажете, что заказали не это. И наоборот – поставив товар по телефонному заказу, вы можете столкнуться с тем, что ваш контр­агент откажется его принимать, утверждая, что ничего такого не заказывал. Часто встречаются элементарные ошибки: кто-то что-то не понял, перепутал или не записал вовремя и забыл и т.п.

И опять получается, что финансовые риски несет та сторона, которая раньше исполнила свои обязательства. Например, вы оплатили один товар, а получили другой, который вам совершенно не нужен. В этом случае вы можете не принимать товар или принять его на ответственное хранение и немедленно сообщить о своем отказе продавцу. Но, во-первых, ­во многих организациях заказывает товар один специалист, а принимает другой. И не факт, что тот, кто принимает, знает о том, что привезенный товар никто от имени вашей организации не заказывал. А после подписания накладной будет труднее вернуть товар, так как подпись означает согласие на принятие именно этого товара. Тем более, если поставщик деньги уже получил. Во-вторых, если поставщик откажется менять товар или возвращать деньги добровольно, вам придется обращаться в суд. А суд, скорее всего, расценит факт заключения договора на таких «странных» условиях как вашу же оплошность. Свидетельские показания обычно не принимаются в качестве доказательства поставки по договору.

Если договоренности, важные для вас, были достигнуты в процессе уст­ных переговоров, нужно зафиксировать результат переговоров в письменной форме. Как это сделать? Здесь возможны варианты:

• оформление дополнительного соглашения к договору, подписанного обеими сторонами (см. Пример 2);
• подписание протокола согласования разногласий, который обычно подписывается одновременно с договором (см. Пример 5);
• передача одной стороной другой стороне составленного и подписанного ею протокола, не вызвавшего своевременно заявленных возражений другой стороны (особенно если такой механизм ­оговорен в тексте подписанного договора);
• в крайнем случае можно перечислить достигнутые договоренности в письме (см. Пример 6).

Обращаем ваше внимание на то, что если речь идет не о двустороннем подписании документа, а о письме или одностороннем протоколе, то такие документы важно отправлять по почте с описью вложения и уведомлением о вручении. А еще лучше доставить их курьером и получить подпись о вручении.

Дата дополнительного соглашения к договору может быть значительно позже даты заключения договора. Например, договор может быть заключен в декабре на весь следующий год, по нему в течение первого полугодия стороны выполняли свои обязательства, а потом во втором полугодии решили продолжить сотрудничество, изменив одно из условий сделки. И чтобы не подписывать новый договор, решили зафиксировать изменения путем оформления дополнительного соглашения к ранее заключенному договору. Этот вариант удобен тем, что в допсоглашении сразу видно, с какой даты и какое условие изменилось.

Иногда вместе с заключаемым договором подписывается протокол ­согласования разногласий.

«Почему бы сразу не изменить условия подписываемого договора?» – спросите вы. Но дело в том, что в крупных компаниях заранее разрабатываются типовые договоры для часто заключаемых сделок. И чтобы сразу было видно, в каком договоре из десятков или сотен оформляемых каждый месяц, появились нестандартные условия, их фиксируют отдельным документом –
протоколом согласования разногласий, которому иногда предшествует ­протокол разногласий.

Некоторые путают эти два документа. Поэтому отдельно поясним, чем же они отличаются.

В протоколе разногласий указываются:

• первоначальная редакция пунктов предложенного к подписанию договора, с которыми не согласна другая сторона, и
• новая редакция, которая этой стороной предлагается.

При невозможности сразу обсудить со всеми согласующими лицами все аспекты и выработать окончательную новую формулировку контрагенту направляют свой вариант условий договора именно в виде протокола разногласий. Обычно такой протокол содержит две колонки: например, «редакция Поставщика» и «редакция Покупателя». Причем стороны в протоколе именуются так же, как и в договоре: это могут быть не только Поставщик и ­Покупатель, но и Подрядчик с Заказчиком, Принципал с Агентом и т.п.

В большинстве случаев в результате переписки или переговоров сразу становятся известны новые условия, которые удовлетворят обе стороны. Тогда без составления протокола разногласий можно сразу перейти к оформлению протокола согласования разногласий. Он очень похож на протокол разногласий, но в нем после предлагаемых сторонами редакций пунктов договора внизу пишется фраза такого рода: «Текст договора принят в редакции Покупателя» или «Пункт 7.2 договора принят в редакции Продавца, пункт 10.1 договора принят в редакции Покупателя». Вместо этой фразы может добавляться третья колонка «Окончательная редакция», которая, естественно, должна быть заполнена. Причем текст в ней может отличаться от первоначальных редакций, предложенных каждой из сторон. Именно такой вариант документа показан в Примере 5.

В самом договоре можно указать: «Подписано с разногласиями. Текст договора принят в редакции согласно Протоколу согласования ­разногласий №___ от ___».

Автору встречались договоры, подписанные с двумя-тремя протоколами разногласий. То есть протокол разногласий к договору, протокол разногласий к протоколу разногласий и т.д. без указания, в чьей же редакции все-таки принят договор. Бывает очень трудно разобраться, какие условия окончательно согласованы сторонами.

Если вы состаляете письмо, то оно должно быть отправлено до совершения действий в соответствии с новыми условиями! Такое письмо само по себе не будет являться достаточным доказательством изменения воли обеих сторон, если в договоре предусмотрено внесение изменений в условия сделки только путем составления и подписания двустороннего документа. Но все же это лучше, чем совсем ничего.

Уполномоченные лица

Все документы, подтверждающие исполнение обязательств, а также изменяющие и дополняющие условия договора, должны быть подписаны ­уполномоченными сторонами.

Как уже отмечалось, если любой документ (письмо, протокол, накладную, акт, сверку взаиморасчетов и т.п.) подписал сотрудник контрагента, не имеющий соответствующих полномочий, такой документ будет иметь силу только после совершения контрагентом действий, свидетельствующих об одобрении такого решения (например, оплата товара, полученного неуполномоченным лицом с указанием номера, даты и суммы накладной). Если таких действий не последует, документ будет недействительным, как подписанный неуполномоченным лицом.

Следует также проверять доверенности, выданные сотрудникам.

Изменения должны быть отражены во всех документах

При внесении изменений в ранее достигнутые договоренности следите за тем, чтобы соответствующие изменения были отражены во всех документах, оформляемых сторонами при исполнении условий сделки (в том числе в переписке сторон).

Не допускайте, чтобы в документах, оформляемых позже даты достижения новых договоренностей, были частично отражены старые условия (цены, сроки, порядок исполнения обязательств и т.п.). Обычно такая ошибка допускается, когда условия сделки меняются после оформления всех документов и какие-то из них забывают переоформить с новыми «цифрами».

Это может не только запутать финансово-хозяйственные взаимоотношения сторон, но и привлечь внимание налоговой инспекции. И если дело дойдет до суда, все документы будут оцениваться в совокупности. Так, если из переписки и иных документов явно следует, что сторонами фактически была исполнена одна сделка, а договором оформлена совсем другая, то суд может признать официальную сделку недействительной (мнимой, ­притворной), заключенной с целью прикрытия фактической сделки.

Во избежание как споров между сторонами, так и трудно прогнозируемых конфликтов с налоговыми органами, необходимо все сделки оформлять с соблюдением установленных требований и четко излагать существенные условия. Во избежание путаницы и неприятностей все «промежуточные», «дополнительные» документы, разного рода «подстольные» соглашения, условия которых не соответствуют тексту договора, на основании которого проведен бухгалтерский и налоговый учет, лучше сразу изымать или хранить отдельно.