При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

Что хотим

Задумавшись о создании электронного архива, мы составили перечень вопросов, на которые необходимо ответить:

  • какие дела формируются из электронных документов?
  • какие виды электронных документов входят в состав этих дел?
  • для каждого вида документа необходимо определить сроки и условия направления в архив.

Наша цель – получить Перечень дел и документов для хранения в электронном виде. Составление такой таблицы мы приурочили к пересмотру номенклатуры дел в связи с выходом нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1. То есть мы решили выявить и систематизировать информацию по всем документам, а потом вычленить из нее то, что касается электронных документов.

Как «вынуть» информацию из подразделений

Мы составили таблицу «Перечень дел и документов» для заполнения, взяв за основу форму номенклатуры дел и добавив графы для отражения интересующей нас дополнительной информации (Пример 1). Кроме того, подготовили правила заполнения этой таблицы (Пример 2).

Пример 1. Форма таблицы для заполнения «Перечня дел и документов»
Пример 2. Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»

Графа 1 «Индекс дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.

Графа 2 «Заголовок дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.

Графа 3 «Состав дела (наименования видов документов)» – указываются виды документов, которые включены или могут быть включены в дело. Каждый отдельный вид документа указывается в отдельной строке.

Например:

Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»

Графа 4 «Формат хранения» заполняется отдельно по каждому виду документа, входящего в состав дела. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка, в каком формате хранится документ: бумажный (оригинал), бумажный (копия), электронный (оригинал), электронный (копия). Если документ хранится в нескольких форматах, указываются сразу все форматы.

Графа 5 «Наименование формата хранения» заполняется только в том случае, если документ хранится в электронном формате. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка следующие форматы хранения: pdf, excel, jpg, bmp, tif, gif.

Графа 6 «Место хранения» – указывается подразделение (в случае если документ хранится в бумажном виде) или система (в случае создания документа в электронном виде). При необходимости могут указываться несколько мест хранения.

Например, «Отдел кадров, система 1С».

Графа 7 «Срок и условия направления в дело» – приводится описание сроков и условий фактического помещения документа в дело.

Например, «по факту отмены должностной инструкции».

Графа 8 «Срок хранения и № статьи по перечню» – указывается срок хранения и номер статьи в соответствии с Перечнем 2019 г.

Далее разослали таблицу и правила ее заполнения в подразделения. Чтобы получить результат, не перегружая подразделения неспецифической для них работой, мы постарались сами максимально заполнить таблицу. Например:

  • для определения состава видов документов мы изучили аналогичные дела, находящиеся на хранении в архиве, – подразделению оставалось только проверить и дописать состав;
  • указали условия и сроки направления в дело для «понятных» нам документов;
  • сделали выпадающие списки для заполнения граф «Формат хранения» и «Наименование формата хранения»;
  • проводили консультации по всем возникающим вопросам.

Надо отметить, что работа трудоемкая как для нас, так и для подразделений: в подразделениях нет работников со специальным образованием в части делопроизводства, поэтому составление номенклатуры дел превращается в сложный квест. Но с другой стороны, такой скрупулезный подход помог нам еще раз донести до руководителей и работников алгоритм составления номенклатуры дел, начиная с выбора заголовка дела и заканчивая правилами помещения документов в дело.

Наша совместная работа с подразделениями дала следующий результат – см. Пример 3.

Пример 3. Таблица «Перечень дел и документов»

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Когда передавать в архив договоры с постоянным сроком хранения

Как принять в архив договоры постоянного срока хранения? По какому принципу они должны быть сформированы в дела – по дате «закрытия» договора или по дате создания документа? Хочу отметить, что в подразделении договоры формируются в дела по дате создания документа и к основному договору подшиваются все дополнительные соглашения к нему. Номенклатурой дел за какой год надо руководствоваться при передаче таких дел в архив?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы