Top.Mail.Ru
При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

Что хотим

Задумавшись о создании электронного архива, мы составили перечень вопросов, на которые необходимо ответить:

  • какие дела формируются из электронных документов?
  • какие виды электронных документов входят в состав этих дел?
  • для каждого вида документа необходимо определить сроки и условия направления в архив.

Наша цель – получить Перечень дел и документов для хранения в электронном виде. Составление такой таблицы мы приурочили к пересмотру номенклатуры дел в связи с выходом нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1. То есть мы решили выявить и систематизировать информацию по всем документам, а потом вычленить из нее то, что касается электронных документов.

Как «вынуть» информацию из подразделений

Мы составили таблицу «Перечень дел и документов» для заполнения, взяв за основу форму номенклатуры дел и добавив графы для отражения интересующей нас дополнительной информации (Пример 1). Кроме того, подготовили правила заполнения этой таблицы (Пример 2).

Пример 1. Форма таблицы для заполнения «Перечня дел и документов»

Пример 2. Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»

Графа 1 «Индекс дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.

Графа 2 «Заголовок дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.

Графа 3 «Состав дела (наименования видов документов)» – указываются виды документов, которые включены или могут быть включены в дело. Каждый отдельный вид документа указывается в отдельной строке.

Например:

Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»

Графа 4 «Формат хранения» заполняется отдельно по каждому виду документа, входящего в состав дела. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка, в каком формате хранится документ: бумажный (оригинал), бумажный (копия), электронный (оригинал), электронный (копия). Если документ хранится в нескольких форматах, указываются сразу все форматы.

Графа 5 «Наименование формата хранения» заполняется только в том случае, если документ хранится в электронном формате. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка следующие форматы хранения: pdf, excel, jpg, bmp, tif, gif.

Графа 6 «Место хранения» – указывается подразделение (в случае если документ хранится в бумажном виде) или система (в случае создания документа в электронном виде). При необходимости могут указываться несколько мест хранения.

Например, «Отдел кадров, система 1С».

Графа 7 «Срок и условия направления в дело» – приводится описание сроков и условий фактического помещения документа в дело.

Например, «по факту отмены должностной инструкции».

Графа 8 «Срок хранения и № статьи по перечню» – указывается срок хранения и номер статьи в соответствии с Перечнем 2019 г.

Далее разослали таблицу и правила ее заполнения в подразделения. Чтобы получить результат, не перегружая подразделения неспецифической для них работой, мы постарались сами максимально заполнить таблицу. Например:

  • для определения состава видов документов мы изучили аналогичные дела, находящиеся на хранении в архиве, – подразделению оставалось только проверить и дописать состав;
  • указали условия и сроки направления в дело для «понятных» нам документов;
  • сделали выпадающие списки для заполнения граф «Формат хранения» и «Наименование формата хранения»;
  • проводили консультации по всем возникающим вопросам.

Надо отметить, что работа трудоемкая как для нас, так и для подразделений: в подразделениях нет работников со специальным образованием в части делопроизводства, поэтому составление номенклатуры дел превращается в сложный квест. Но с другой стороны, такой скрупулезный подход помог нам еще раз донести до руководителей и работников алгоритм составления номенклатуры дел, начиная с выбора заголовка дела и заканчивая правилами помещения документов в дело.

Наша совместная работа с подразделениями дала следующий результат – см. Пример 3.

Пример 3. Таблица «Перечень дел и документов»

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Использование электронной подписи и МЧД в вопросах и ответах

09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?