Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив

Методика выявления электронных документов

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2020
Наталья Ковальчук
руководитель аппарата генерального директора авиационной компании
При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

Что хотим

Задумавшись о создании электронного архива, мы составили перечень вопросов, на которые необходимо ответить:

  • какие дела формируются из электронных документов?
  • какие виды электронных документов входят в состав этих дел?
  • для каждого вида документа необходимо определить сроки и условия направления в архив.

Наша цель – получить Перечень дел и документов для хранения в электронном виде. Составление такой таблицы мы приурочили к пересмотру номенклатуры дел в связи с выходом нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1. То есть мы решили выявить и систематизировать информацию по всем документам, а потом вычленить из нее то, что касается электронных документов.

Связанный материал
Стандарт сохранения электронной информации – ​берем на заметку
01 сентября 2020

См. новость «Стандарт сохранения электронной информации – берем на заметку» в № 9' 2020

Как «вынуть» информацию из подразделений

Мы составили таблицу «Перечень дел и документов» для заполнения, взяв за основу форму номенклатуры дел и добавив графы для отражения интересующей нас дополнительной информации (Пример 1). Кроме того, подготовили правила заполнения этой таблицы (Пример 2).

Пример 1. Форма таблицы для заполнения «Перечня дел и документов»

Пример 2. Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»

Графа 1 «Индекс дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.

Графа 2 «Заголовок дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.

Графа 3 «Состав дела (наименования видов документов)» – указываются виды документов, которые включены или могут быть включены в дело. Каждый отдельный вид документа указывается в отдельной строке.

Например:

Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»

Графа 4 «Формат хранения» заполняется отдельно по каждому виду документа, входящего в состав дела. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка, в каком формате хранится документ: бумажный (оригинал), бумажный (копия), электронный (оригинал), электронный (копия). Если документ хранится в нескольких форматах, указываются сразу все форматы.

Графа 5 «Наименование формата хранения» заполняется только в том случае, если документ хранится в электронном формате. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка следующие форматы хранения: pdf, excel, jpg, bmp, tif, gif.

Графа 6 «Место хранения» – указывается подразделение (в случае если документ хранится в бумажном виде) или система (в случае создания документа в электронном виде). При необходимости могут указываться несколько мест хранения.

Например, «Отдел кадров, система 1С».

Графа 7 «Срок и условия направления в дело» – приводится описание сроков и условий фактического помещения документа в дело.

Например, «по факту отмены должностной инструкции».

Графа 8 «Срок хранения и № статьи по перечню» – указывается срок хранения и номер статьи в соответствии с Перечнем 2019 г.

Далее разослали таблицу и правила ее заполнения в подразделения. Чтобы получить результат, не перегружая подразделения неспецифической для них работой, мы постарались сами максимально заполнить таблицу. Например:

  • для определения состава видов документов мы изучили аналогичные дела, находящиеся на хранении в архиве, – подразделению оставалось только проверить и дописать состав;
  • указали условия и сроки направления в дело для «понятных» нам документов;
  • сделали выпадающие списки для заполнения граф «Формат хранения» и «Наименование формата хранения»;
  • проводили консультации по всем возникающим вопросам.

Надо отметить, что работа трудоемкая как для нас, так и для подразделений: в подразделениях нет работников со специальным образованием в части делопроизводства, поэтому составление номенклатуры дел превращается в сложный квест. Но с другой стороны, такой скрупулезный подход помог нам еще раз донести до руководителей и работников алгоритм составления номенклатуры дел, начиная с выбора заголовка дела и заканчивая правилами помещения документов в дело.

Наша совместная работа с подразделениями дала следующий результат – см. Пример 3.

Пример 3. Таблица «Перечень дел и документов»

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Законопроект о замещающем сканировании

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2023
Современное делопроизводство

Технология замещающего сканирования предполагает изготовление электронных копий с бумажных подлинников с последующим уничтожением «бумаги» и продолжением хранения только электронных копий на правах полноценных дубликатов. Соответствующий законопроект № 1173189-7 был внесен в Госдуму РФ более 2 лет назад. Какие проблемы выявились при его доработке? Кто «за» и кто «против»? Как уже сейчас выглядит практика замещающей оцифровки в России и за рубежом. Чего нам ждать далее?

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Работа с электронными документами в вопросах и ответах

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2023
Информационные технологии

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?

Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2023
Современное делопроизводство

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Типы информационных систем для управления документами и бизнес-процессами

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2023
Информационные технологии

В чем разница между BPM (системами управления бизнес-процессами) и ECM (системами управления корпоративным контентом), в чем специфика СЭД (систем электронного документооборота) – какие из этих систем для чего лучше использовать. Что называется комплексной документной системой.

Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2018
Современное делопроизводство

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Рудина Наталья
генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru
Евгения Кожанова
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Порядок разработки номенклатуры дел

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2009
Современное делопроизводство

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Оформляем акты на уничтожение документов

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2017
Оформление документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ