При переработке номенклатуры дел можно не только обновить ссылки на статьи Перечня и скорректировать сроки хранения, но и попробовать собрать с подразделений детальную информацию о составе хранимых документов и их формате, месте расположения. Эту информацию можно будет использовать для оптимизации работы – перевода некоторых документов в электронный вид и подготовки техзадания на автоматизацию их передачи из разных систем в электронный архив. Расскажем о современных тенденциях формирования дел с электронными и бумажными документами.

Что хотим

Задумавшись о создании электронного архива, мы составили перечень вопросов, на которые необходимо ответить:

  • какие дела формируются из электронных документов?
  • какие виды электронных документов входят в состав этих дел?
  • для каждого вида документа необходимо определить сроки и условия направления в архив.

Наша цель – получить Перечень дел и документов для хранения в электронном виде. Составление такой таблицы мы приурочили к пересмотру номенклатуры дел в связи с выходом нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1. То есть мы решили выявить и систематизировать информацию по всем документам, а потом вычленить из нее то, что касается электронных документов.

Как «вынуть» информацию из подразделений

Мы составили таблицу «Перечень дел и документов» для заполнения, взяв за основу форму номенклатуры дел и добавив графы для отражения интересующей нас дополнительной информации (Пример 1). Кроме того, подготовили правила заполнения этой таблицы (Пример 2).

Пример 1. Форма таблицы для заполнения «Перечня дел и документов»
Пример 2. Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»

Графа 1 «Индекс дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.

Графа 2 «Заголовок дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.

Графа 3 «Состав дела (наименования видов документов)» – указываются виды документов, которые включены или могут быть включены в дело. Каждый отдельный вид документа указывается в отдельной строке.

Например:

Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»

Графа 4 «Формат хранения» заполняется отдельно по каждому виду документа, входящего в состав дела. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка, в каком формате хранится документ: бумажный (оригинал), бумажный (копия), электронный (оригинал), электронный (копия). Если документ хранится в нескольких форматах, указываются сразу все форматы.

Графа 5 «Наименование формата хранения» заполняется только в том случае, если документ хранится в электронном формате. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка следующие форматы хранения: pdf, excel, jpg, bmp, tif, gif.

Графа 6 «Место хранения» – указывается подразделение (в случае если документ хранится в бумажном виде) или система (в случае создания документа в электронном виде). При необходимости могут указываться несколько мест хранения.

Например, «Отдел кадров, система 1С».

Графа 7 «Срок и условия направления в дело» – приводится описание сроков и условий фактического помещения документа в дело.

Например, «по факту отмены должностной инструкции».

Графа 8 «Срок хранения и № статьи по перечню» – указывается срок хранения и номер статьи в соответствии с Перечнем 2019 г.

Далее разослали таблицу и правила ее заполнения в подразделения. Чтобы получить результат, не перегружая подразделения неспецифической для них работой, мы постарались сами максимально заполнить таблицу. Например:

  • для определения состава видов документов мы изучили аналогичные дела, находящиеся на хранении в архиве, – подразделению оставалось только проверить и дописать состав;
  • указали условия и сроки направления в дело для «понятных» нам документов;
  • сделали выпадающие списки для заполнения граф «Формат хранения» и «Наименование формата хранения»;
  • проводили консультации по всем возникающим вопросам.

Надо отметить, что работа трудоемкая как для нас, так и для подразделений: в подразделениях нет работников со специальным образованием в части делопроизводства, поэтому составление номенклатуры дел превращается в сложный квест. Но с другой стороны, такой скрупулезный подход помог нам еще раз донести до руководителей и работников алгоритм составления номенклатуры дел, начиная с выбора заголовка дела и заканчивая правилами помещения документов в дело.

Наша совместная работа с подразделениями дала следующий результат – см. Пример 3.

Пример 3. Таблица «Перечень дел и документов»

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Из-за появления в номенклатуре дел электронных документов ее надо перерабатывать? А из-за нового Перечня 2019 г.?

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел филиала на 2021 год с ЭПК головной организации в связи с изменением сроков хранения документов по Перечню 2019 г. и появлением в номенклатуре дел электронных документов на основании приказов головной организации и филиала «Об организации опытной эксплуатации использования электронной подписи в электронных документах»? Последней согласованной с ЭПК головной организации была номенклатура дел на 2019 год.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.