Задумавшись о создании электронного архива, мы составили перечень вопросов, на которые необходимо ответить:
Наша цель – получить Перечень дел и документов для хранения в электронном виде. Составление такой таблицы мы приурочили к пересмотру номенклатуры дел в связи с выходом нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1. То есть мы решили выявить и систематизировать информацию по всем документам, а потом вычленить из нее то, что касается электронных документов.
Мы составили таблицу «Перечень дел и документов» для заполнения, взяв за основу форму номенклатуры дел и добавив графы для отражения интересующей нас дополнительной информации (Пример 1). Кроме того, подготовили правила заполнения этой таблицы (Пример 2).
Пример 1. Форма таблицы для заполнения «Перечня дел и документов»
Пример 2. Правила заполнения таблицы «Перечень дел и документов»
Графа 1 «Индекс дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.
Графа 2 «Заголовок дела» заполняется в соответствии с номенклатурой дел 2020 года.
Графа 3 «Состав дела (наименования видов документов)» – указываются виды документов, которые включены или могут быть включены в дело. Каждый отдельный вид документа указывается в отдельной строке.
Например:
Графа 4 «Формат хранения» заполняется отдельно по каждому виду документа, входящего в состав дела. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка, в каком формате хранится документ: бумажный (оригинал), бумажный (копия), электронный (оригинал), электронный (копия). Если документ хранится в нескольких форматах, указываются сразу все форматы.
Графа 5 «Наименование формата хранения» заполняется только в том случае, если документ хранится в электронном формате. В данной графе необходимо выбрать из выпадающего списка следующие форматы хранения: pdf, excel, jpg, bmp, tif, gif.
Графа 6 «Место хранения» – указывается подразделение (в случае если документ хранится в бумажном виде) или система (в случае создания документа в электронном виде). При необходимости могут указываться несколько мест хранения.
Например, «Отдел кадров, система 1С».
Графа 7 «Срок и условия направления в дело» – приводится описание сроков и условий фактического помещения документа в дело.
Например, «по факту отмены должностной инструкции».
Графа 8 «Срок хранения и № статьи по перечню» – указывается срок хранения и номер статьи в соответствии с Перечнем 2019 г.
Далее разослали таблицу и правила ее заполнения в подразделения. Чтобы получить результат, не перегружая подразделения неспецифической для них работой, мы постарались сами максимально заполнить таблицу. Например:
Надо отметить, что работа трудоемкая как для нас, так и для подразделений: в подразделениях нет работников со специальным образованием в части делопроизводства, поэтому составление номенклатуры дел превращается в сложный квест. Но с другой стороны, такой скрупулезный подход помог нам еще раз донести до руководителей и работников алгоритм составления номенклатуры дел, начиная с выбора заголовка дела и заканчивая правилами помещения документов в дело.
Наша совместная работа с подразделениями дала следующий результат – см. Пример 3.
Пример 3. Таблица «Перечень дел и документов»
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?
Для перевозки какой продукции с 1 сентября 2025 года будет необходима электронная транспортная накладная (ЭТрН), прежде законодатель устанавливал дату «старта» на 1 марта 2025 года! Какие послабления действуют до 1 марта 2027 года. Где и сколько хранить ЭТрН. Требования каких нормативных актов следует учитывать. Один из первопроходцев внедрения ЭТрН в ритейле делится своим опытом. Какие решения есть на рынке, по каким критериям из них лучше выбирать. Как организовать работу, чтобы внедрить ЭТрН в информационные системы организаций холдинга (поставщиков, торговых точек, др.), а также сторонних перевозчиков. Какие «узкие» места пока есть и как их можно «расшивать».
В номенклатуру дел какого подразделения необходимо включить паспорт транспортного средства: – бухгалтерии, т.к. это имущество предприятия, – транспортного отдела, т.к. он осуществляет контроль эксплуатации транспортного средства, или< – подразделения менеджера продаж, который использует ТС по назначению?
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
