Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Основной нашей задачей является сокращение трудозатрат при подготовке документов к архивному хранению. Поэтому самые трудоемкие процессы работы с документами начнем выполнять на этапе текущего делопроизводства, а точнее – с приема сотрудника на работу и оформления его личного дела, а также с процесса формирования в дела приказов по личному составу.

В соответствии с п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организации дела по личному составу подлежат полному оформлению.

На этапе текущего делопроизводства мы можем начать исполнять эти требования, т.е. составлять внутренние описи к личным делам и делам «Приказы по личному составу». А вот на личные карточки работников пока времени тратить не будем, так как к делам, в которые будут сформированы личные карточки уволенных работников, внутренние описи можно не составлять.

С этой целью выполним подготовительную работу:

1. На основании утвержденного перечня документов, входящих в состав личного дела, разработаем типовую форму внутренней описи личного дела и шаблон внутренней описи.
2. Разработаем форму внутренней описи приказов по личному составу, которую затем будем вести в электронном виде.

Правила оформления

Основные правила работы архивов организации предъявляются следующие требования к оформлению внутренней описи документов, подлежащих архивному хранению:

Фрагмент документа

Основные правила работы архивов организации

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

В графу 1 «№ п/п» вносится порядковый номер документа в описи, который может заполняться в автоматическом режиме.

В графы 2 «Индекс документа» и 3 «Дата документа» вносится индивидуальный индекс и дата, присвоенные документу в момент его регистрации.

Сведения в графу 4 «Заголовок документа» переносятся в опись из документа или заполняются в момент оформления внутренней описи.

Если внутренняя опись составляется для приказов по личному составу, то наименование документа в состав заголовка не включается, а заголовок должен состоять из следующих элементов: наименования зафиксированного в приказе управленческого действия и фамилии работника в отношении которого данное действие произведено. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?»:

Если внутренняя опись составляется для документов личного дела, в состав которого входят документы различных видов, то заголовок документа должен содержать следующие реквизиты:

• наименование вида документа;
• типовое наименование документа или его краткое содержание.

Обращаю ваше внимание, что при описании подшитых в личное дело приказов в состав заголовка документа обязательно включается наименование вида документа:

Как правило, в состав личных дел подшиваются копии различных документов, поэтому информация о «копийности» документа обязательно включается в текст заголовка:

Так как документы дел, передаваемых на архивное хранение, подлежат обязательной нумерации, то в графу «Номера листов ед. хранения» вносятся номера страниц документов дела.

В графу 6 «Примечание» вносятся сведения о месте нахождения оригинала документа или сведения об изъятых из дела документах.

Теперь посмотрите образцы оформления внутренних описей двух дел: «Приказы по личному составу» (Пример 12) и личного дела сотрудника (Пример 13).