Подготовку дел к длительному хранению начинают после окончания делопроизводственного года. Например, в начале 2008 года нужно было заняться делами 2007-го. Но это весьма трудоемкая работа. И если в вашей организации накопились необработанные дела не только за 2007 год, но и за несколько предыдущих лет, то самое время начать наводить порядок. А как это сделать, вам расскажет специалист.
Сегодня нет необходимости убеждать кого-либо в значимости документов по личному составу. Общеизвестно, что эти документы играют чрезвычайно важную роль в жизни каждого работающего человека. Они отражают трудовую деятельность работников, подтверждают трудовой стаж, необходимый, в частности, для начисления пенсии и т.п. В результате небрежного отношения к документированию трудовых отношений страдают люди, в чьих документах были допущены ошибки.
Пренебрежение к оформлению документов по личному составу часто бывает причиной конфликтов между работниками и администрацией, которые могут доходить и до судебного разбирательства. И здесь одинаково важны как правильное оформление документов, так и обеспечение их сохранности.
На сегодняшний день существуют устоявшиеся, проверенные временем методики обеспечения сохранности определенной категории документов, содержащих персональные данные. Речь идет о документах по личному составу длительного (75 и 50 лет) хранения.
Правила обработки дел с такими документами закреплены в методических документах и кратко описаны в учебных пособиях. Тем не менее у персонала организаций, не сдающих документы на государственное хранение, зачастую отсутствуют навыки оформления и описания дел длительного хранения.
Поэтому мы решили предложить вам в помощь рекомендации специалиста, который имеет такой опыт. Предлагаем вашему вниманию оптимальный алгоритм действий и комментарии относительно сложностей, которые могут возникнуть на каждом его шаге.
Подготовку дел к длительному хранению начинают после окончания делопроизводственного года. Например, в начале 2009-го можно будет заняться делами 2008 года. Но это весьма трудоемкая работа. Поэтому если у вас накопились необработанные документы за несколько предыдущих лет, позаботьтесь о себе, не доводите до аврала – обработайте их сейчас, следуя данным в статье рекомендациям.
Шаг 1. Формирование дел
Шаг 1. Формирование дел:
- 1.1. Расположить документы дела в определенной последовательности.
- 1.2. Переплести документы дела.
- 1.3. В начале каждого дела подшить бланк внутренней описи, а в конце – бланк листа заверителя.
- 1.4. Пронумеровать листы дела.
В течение делопроизводственного года документы по личному составу в деле, как правило, располагают в обратно-хронологической или обратнонумерационной последовательности. При подготовке документов к длительному хранению необходимо расположить их иначе:
- в нумерационной (в порядке возрастания регистрационных номеров)
или
- хронологической (в порядке возрастания дат документов) последовательности.
В небольших организациях зачастую подшивают в одно дело документы различных сроков хранения, например, в одном деле могут оказаться все приказы по личному составу организации. При подготовке документов к длительному хранению необходимо сформировать в отдельное дело приказы о движении кадров (приеме, увольнении и переводе сотрудников), которые хранятся 75 лет (в отличие от приказов о направлении в командировки, предоставлении отпусков, наложении взысканий, которые хранятся 5 лет).
Далеко не во всех организациях имеется переплетное оборудование. При его отсутствии вполне допустимо подшить документы дела с помощью толстой иглы и нити на четыре прокола в твердую обложку. При этом недопустимо оставлять в деле какие-либо металлические скрепки – имеющиеся в документах металлические скрепки, булавки и т.п. необходимо удалять.
Документы необходимо переплетать или подшивать так, чтобы их можно было свободно читать:
- если в деле есть невостребованные личные документы (например, трудовые книжки), их необходимо вложить в конверты. А уже конверты подшить в дело так, чтобы в дальнейшем их содержимое можно было безболезненно изъять;
- листы большого формата необходимо сложить и подшить так, чтобы их можно было развернуть и прочитать.
Если объем документов превышает 250 листов, их необходимо разделить на два (или более) тома. В нормативных документах указан максимальный объем дела – 250 листов, но на практике часто формируют более тонкие дела.
В 2006 г. издано 220 приказов по личному составу, их общий объем составляет 260 листов.
Эти документы можно подшить в два дела, поместив в первый том приказы с № 1-к по № 100-к, а во второй том – с № 101-к по № 202-к.
Но в этой ситуации удобнее поделить документы по иному принципу: в первый том поместить приказы, изданные в январе–июне, а во второй - изданные во втором полугодии 2006 года (в июле–декабре).
Листы дела нумеруют в правом верхнем углу листа валовой нумерацией, не затрагивая при этом текста. Для нумерации используют простой графитный карандаш или нумератор. Недопустимо нумеровать листы авторучкой.
Листы внутренней описи нумеруют отдельно, лист-заверитель не нумеруют.
Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруют отдельно.
Если в дело подшит конверт с вложенным документом, сначала нумеруется конверт, затем следующим номером – вложенный документ.
Листы большого формата нумеруют в правом верхнем углу развернутого листа.
В случае отдельных ошибок нумерации допустимо использовать литерные номера:
В деле ошибочно остался непронумерованным лист, расположенный за листом 10. При обнаружении пропуска нумеруем этот лист литерным номером 10а.
В деле ошибочно пронумерованы два листа одним номером 25. Исправляем ситуацию – к номеру второго листа добавляем литеру «а», получаем номер 25а.
Шаг 2. Оформление заверительной надписи и внутренней описи дела
Шаг 2. Оформление заверительной надписи и внутренней описи:
- 2.1. Оформить заверительную надпись.
- 2.2. Оформить внутреннюю опись документов дела.
Заверительная надпись оформляется на бланке листа-заверителя, который подшивается в конце дела. Недопустимо оформлять заверительную надпись на обороте последнего листа последнего документа дела или на внутренней стороне обложки...
