Top.Mail.Ru

Отбор на уничтожение бухгалтерских документов

Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций. Разберетесь, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии проведения проверки (ревизии)».

Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения

Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара (затопления, хищения), а от налоговых органов пришло требование об их представлении?

Финансовое ведомство считает, что они должны быть восстановлены (см. письмо от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Есть судебные решения с аналогичной позицией (например, см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2010 № 09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК по делу № А40-4800/10-115-55, где суд пришел к выводу, что руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока).

В то же время в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 № А28-1129/2007-3/21 суд пришел к выводу, что уничтоженные пожаром документы, запрошенные потом налоговым органом, организация не смогла предоставить, потому что она не имела реальной возможности это сделать в установленный срок. Налоговому органу было отказано в части взыскания штрафных санкций.

Есть и другие случаи, когда судьи вставали на сторону налогоплательщиков: см. постановления ФАС Московского округа от 25.06.2010 № КА-А40/6480-10, ФАС Поволжского округа от 25.06.2010 № А55-967/2011.

Однако если налогоплательщик не сможет подтвердить, что у него на момент получения требования документы отсутствовали, то штрафа не избежать (постановление ФАС Московского округа от 28.04.2009 № КА-А40/3228-09). Здесь пригодятся любые документы от компетентных органов, которые подтвердят факт затопления (акт о затоплении и / или справка из обслуживающей организации), пожара (акт о пожаре, полученный от Пожарной службы), ограбления, взлома (справка из полиции) и т.п.

Суды считают штраф обоснованным и в случаях, когда после утраты документов налогоплательщик не предпринял мер по их восстановлению (постановление ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).

Документы уничтожены, а требование пришло

Может сложиться такая ситуация, когда организация взвесила все «за» и «против», приняла решение об уничтожении документов, оформив все должным образом, а налоговый орган требует их представления.

Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.

Судебная практика

Постановление ФАС Уральского округа от 14.10.2011 № Ф09-6531/11 по делу №А07-18923/2010 (определение ВАС РФ от 02.12.2011 № ВАС-15006/11):

Суд установил, что общество не представило первичные бухгалтерские документы по причине их правомерного уничтожения. И у налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. 7 ст. 166 НК РФ в целях определения налогового вычета, которое возможно только при наличии конкретных документов (ст. 171, 172 НК РФ).

Судебная практика

Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1255-09 по делу № А40-32554/08-129-101:

Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат.

Судебная практика

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.06.2000 № А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02:

Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ.

Условие проведения проверки в Перечне

Хотелось бы обратить внимание еще на один важный...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Срок хранения журнала регистрации документов

В делопроизводстве организации образуются документы, которые есть в Перечне 2019, но в нем нет журналов (реестров, регистров, списков и т.д.) их регистрации. Верна ли логика: хранить журналы регистрации каких-либо документов исходя из срока хранения самих регистрируемых документов? Где зафиксировано это правило? Действует ли это правило и для форм регистрации этих документов – см. примеры из Перечня 2019 далее. Если каким-либо документам установлены сроки хранения решением ЭК организации, значит, срок хранения журналов (реестров, регистров) таких документов будет таким же?

Сроки хранения электронной кадровой отчетности в фонды и налоговую

В разных нормативных документах мы видим существенно различающийся срок хранения для одних и тех же форм отчетности (в типовом Перечне 2019 года, НК РФ, приказе ФСС РФ). С этим вопросом к нам обратился подписчик. Объясняем, какой срок хранения необходимо отразить в номенклатуре дел организации-налогоплательщику и страхователю (т.е. автору подаваемых в электронном виде отчетов): для форм СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались ранее в ПФР и ФСС; и для форм КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 1 января 2023 года в налоговую и СФР. При соблюдении каких условий эти сроки можно существенно сократить.

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Что делать, когда срок хранения документа не установлен

В каких нормативных документах (кроме типовых перечней) могут быть установлены сроки хранения. Как обычно обнаруживаются дела, для которых нигде не удается найти нормативно закрепленного срока хранения. Как тогда действовать службе ДОУ и экспертной комиссии – как самостоятельно найти наиболее подходящий срок из имеющихся либо обратиться с этим вопросом «к вышестоящим»: в ЦЭК, в государственный или муниципальный архив (даже если ваша организация пока не является источником их комплектования), в уполномоченный архивный орган на своей территории. Показываем алгоритм поиска этих структур и примеры документов (протокола ЭК, писем-запросов).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.