Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления. Сможете оценить риски штрафных санкций.
Разберетесь, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии проведения проверки (ревизии)».
Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения
Организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Но что делать, если документы отсутствуют в силу пожара (затопления, хищения), а от налоговых органов пришло требование об их представлении?
Финансовое ведомство считает, что они должны быть восстановлены (см. письмо от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Есть судебные решения с аналогичной позицией (например, см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2010 № 09АП-24752/2010-АК, № 09АП-25298/2010-АК по делу № А40-4800/10-115-55, где суд пришел к выводу, что руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока).
В то же время в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 № А28-1129/2007-3/21 суд пришел к выводу, что уничтоженные пожаром документы, запрошенные потом налоговым органом, организация не смогла предоставить, потому что она не имела реальной возможности это сделать в установленный срок. Налоговому органу было отказано в части взыскания штрафных санкций.
Есть и другие случаи, когда судьи вставали на сторону налогоплательщиков: см. постановления ФАС Московского округа от 25.06.2010 № КА-А40/6480-10, ФАС Поволжского округа от 25.06.2010 № А55-967/2011.
Однако если налогоплательщик не сможет подтвердить, что у него на момент получения требования документы отсутствовали, то штрафа не избежать (постановление ФАС Московского округа от 28.04.2009 № КА-А40/3228-09). Здесь пригодятся любые документы от компетентных органов, которые подтвердят факт затопления (акт о затоплении и / или справка из обслуживающей организации), пожара (акт о пожаре, полученный от Пожарной службы), ограбления, взлома (справка из полиции) и т.п.
Суды считают штраф обоснованным и в случаях, когда после утраты документов налогоплательщик не предпринял мер по их восстановлению (постановление ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2).
Документы уничтожены, а требование пришло
Может сложиться такая ситуация, когда организация взвесила все «за» и «против», приняла решение об уничтожении документов, оформив все должным образом, а налоговый орган требует их представления.
Суды зачастую встают на сторону налогоплательщика.
Постановление ФАС Уральского округа от 14.10.2011 № Ф09-6531/11 по делу №А07-18923/2010 (определение ВАС РФ от 02.12.2011 № ВАС-15006/11):
Суд установил, что общество не представило первичные бухгалтерские документы по причине их правомерного уничтожения. И у налоговых органов нет основания для применения расчетного метода, установленного п. 7 ст. 166 НК РФ в целях определения налогового вычета, которое возможно только при наличии конкретных документов (ст. 171, 172 НК РФ).
Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1255-09 по делу № А40-32554/08-129-101:
Суд посчитал, что отсутствие первичных бухгалтерских документов, подтверждающих первоначальную стоимость основных средств, ввиду их уничтожения, так как срок хранения этих документов истек, не может являться основанием для отказа в учете остаточной стоимости названных основных средств в составе затрат.
Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.06.2000 № А56-31018/99 и от 08.07.2002 № А56-8533/02:
Налоговая инспекция предъявила требование к фирме доплатить налоги из-за непредставления необходимых документов на списание ГСМ. Часть документов, по их мнению, была неправильно оформлена, другая часть уничтожена. Налоговики указали, что документы должны были храниться не менее 5 лет в соответствии с нормами бухгалтерского учета.
Но арбитры имели свой взгляд на данную ситуацию. Они вынесли решение в пользу фирмы, указав, что она списывала ГСМ исходя из положенных норм и на основании ежемесячных актов. В данном случае судьи не сочли наличие дефектов при заполнении путевых листов, а также отсутствие некоторых документов причиной для признания неправомерности списания на себестоимость затрат по ГСМ.
Условие проведения проверки в Перечне
Хотелось бы обратить внимание еще на один важный...