В предыдущей статье мы рассматривали возможность хранения проектной документации в электронном формате, записанной на диски (CD, DVD). Подобная система хранения имеет место в ряде архивов – как государственных и муниципальных, так и в ведомственных. У нее есть ряд преимуществ:
Однако данная система хранения информации, документов имеет и ряд недостатков. Для хранения дисков нужны:
Другой системой хранения можно считать «серверную», когда документы хранятся на жестких дисках. С точки зрения соблюдения разумных мер безопасности нужно ставить барьер между своим электронным хранилищем и Интернетом, не отдавать ценную документацию в «облака».
Для хранения данных в крупных компаниях, корпорациях используют системы хранения данных (СХД). Они включают в себя:
СХД могут быть разными. Все зависит от объема информации, качества технического оснащения и т.д. Сегодня на рынке работает много компаний, предлагающих свои услуги для создания СХД и их технического обслуживания. Но, как всегда, все упирается в финансирование.
Допустим, мы с вами тоже хотим хранить информацию на жестком диске компьютера (или на сервере). Но ваша организация не имеет денег для закупки специального оборудования, программного обеспечения, найма специалистов. Поэтому давайте посмотрим, чем нам могут помочь «подручные» средства, т.е. общедоступное программное обеспечение, входящее в стандартный пакет программ большинства компьютеров.
Если в прошлый раз мы разбирались, как можно систематизировать файлы с проектной документацией, организовать их запись на CD, DVD, описать / учитывать диски и хранимую на них информацию, то сейчас предлагаем переключиться на серверное хранение и разобраться с ним на примере конструкторской документации.
Переписать информацию на жесткий диск – процесс несложный. Главное – потом ее найти. Здесь нам может помочь электронная таблица в MS Excel. Она сыграет роль не только учетной, но и поисковой системы. Это самые простые базы данных, которые может создать для себя...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, как выбрать диапазон таблицы, из данных которого вы хотите построить диаграмму. Как выбрать оптимальный вид и разновидность диаграммы, которая лучше всего проиллюстрирует те выводы, которые вы хотите сделать на основе собранных «сухих цифр». Как потом наполнять выбранную концепцию деталями: надписями, цветом, линиями и др.
Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.
Даем ссылки на нормативную базу. Объясняем, что организация должна делать и почему. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя. Показываем примеры разделения приказов по личному составу на документопотоки, которые должны регистрироваться раздельно и формироваться в разные дела. Как могут называться дела с ними в номенклатуре дел. Как они вместе с журналом их регистрации потом отражаются в описи дел по личному составу, когда приходит время передавать часть приказов в архив.
Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
В Excel удобно делать расчеты и диаграммы, а в Word – составлять документы (планы, отчеты, акты, письма и др.), оформляя их по всем правилам. Можно объединить сильные стороны этих программ, заглатывая в Word таблицы и диаграммы, созданные в Excel: в виде картинки (которую уже нельзя будет изменить), в виде текстовой таблицы или просто текста (их можно будет доформатировать в Word) или даже с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word (тогда при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически). Эти удобные варианты копирования объясняем на примерах.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
