У вас нет специального программного обеспечения (СЭД или системы хранения данных), но электронные документы уже появились? Как юридически значимые, изначально созданные в электронном виде, так и сосканированные образы бумажных подлинников либо просто файлы с ценной информацией? Учитывать этот массив пора: если вы не знаете, где что хранится, то поиск все чаще становится безрезультатным, а часть документов теряется безвозвратно. Статья показывает, как можно вести учет электронных документов, файлов при помощи таблиц в MS Excel: какие реквизиты и информацию можно отражать в таблице для последующего удобства поиска и обработки, как составить имя файла, как при помощи гиперссылки из Excel`евской таблицы можно сразу открывать нужный вам файл или папку. Технология работы показана на примере конструкторской документации. Ее специфика, описанная практиком с многолетним опытом работы с научно-техническими документами, будет интересна всем, кто сталкивается с подобной документацией, даже если у вас внедрена СЭД или СХД.
В предыдущей статье мы рассматривали возможность хранения проектной документации в электронном формате, записанной на диски (CD, DVD). Подобная система хранения имеет место в ряде архивов – как государственных и муниципальных, так и в ведомственных. У нее есть ряд преимуществ:
- отсутствие необходимости закупки и содержания дорогостоящего серверного оборудования и специально выделенного под него помещения;
- отказ от хранения копий и дублетов документации, необходимых для создания фонда пользования;
- диск более компактен, занимает меньше места в архивохранилище в отличие от многотомного бумажного комплекта технических документов и др.
Однако данная система хранения информации, документов имеет и ряд недостатков. Для хранения дисков нужны:
- специально оборудованное помещение, соблюдение температурно-влажностного режима, размагниченные стеллажи;
- ежегодная проверка состояния сохранности диска на предмет возможности прочтения записанной на нем информации. При повреждении диска его необходимо «лечить». Для этого существуют специальные программы, однако они недешевы. Можно пригласить специалистов (фирму), но это опять упирается в деньги.
Если на хранении в архиве находится много дисков, то проверка их технического состояния может занять значительный объем рабочего времени. Ведь на проверку одного диска уходит от 20 до 60 минут.
Кроме того, поступившие на хранение диски требуют учета. Т.е. система учета должна отражать информацию не только о хранимой документации, но и о ее носителях.
Другой системой хранения можно считать «серверную», когда документы хранятся на жестких дисках. С точки зрения соблюдения разумных мер безопасности нужно ставить барьер между своим электронным хранилищем и Интернетом, не отдавать ценную документацию в «облака».
Для хранения данных в крупных компаниях, корпорациях используют системы хранения данных (СХД). Они включают в себя:
- устройства хранения данных (диски, серверы, другие носители),
- порядок доступа к информации, программное обеспечение для хранения, использования, копирования данных.
СХД могут быть разными. Все зависит от объема информации, качества технического оснащения и т.д. Сегодня на рынке работает много компаний, предлагающих свои услуги для создания СХД и их технического обслуживания. Но, как всегда, все упирается в финансирование.
Допустим, мы с вами тоже хотим хранить информацию на жестком диске компьютера (или на сервере). Но ваша организация не имеет денег для закупки специального оборудования, программного обеспечения, найма специалистов. Поэтому давайте посмотрим, чем нам могут помочь «подручные» средства, т.е. общедоступное программное обеспечение, входящее в стандартный пакет программ большинства компьютеров.
Если в прошлый раз мы разбирались, как можно систематизировать файлы с проектной документацией, организовать их запись на CD, DVD, описать / учитывать диски и хранимую на них информацию, то сейчас предлагаем переключиться на серверное хранение и разобраться с ним на примере конструкторской документации.
Переписать информацию на жесткий диск – процесс несложный. Главное – потом ее найти. Здесь нам может помочь электронная таблица в MS Excel. Она сыграет роль не только учетной, но и поисковой системы. Это самые простые базы данных, которые может создать для себя...
