Во-первых, мы разобрались, как же уменьшается постоянный срок хранения, указанный в Перечне 2010 г. для организаций, не являющихся источниками комплектования гос- и муниципальных архивов. А во-вторых, объяснили, как этим организациям модифицировать под себя книгу учета поступления и выбытия дел, документов, чтобы можно было вести учет всех документов, хранящихся в архиве организации (в т.ч. со сроком хранения до 10 лет). Поводом для написания статьи послужил интересный вопрос читателя.
Вопрос в тему
Являюсь подписчиком журнала уже более 5 лет, использую в работе советы и рекомендации по делопроизводству. Работаю на промышленном предприятии начальником службы ДОУ. Очень нуждаюсь в консультации специалистов по следующему вопросу.
«Книга учета поступления и выбытия документов» является основным (обязательным) учетным документом архива организации. Как правильно вести Книгу, если наш архив в основном хранит документы со сроком хранения до 10 лет (так более надежно). Получается, что такие документы по сроку хранения не могут быть учтены в Книге. А если могут, то как в таком случае правильно заполнять графы?
Да и срок хранения «постоянно» для документов в организациях, не являющихся источниками комплектования архивов, условен, т.е. не может быть менее 10 лет. Очень нужна профессиональная консультация. Надеюсь на развернутую статью. Спасибо!
Книга учета поступления и выбытия дел, документов
«Книга учета поступления и выбытия дел, документов» действительно является одним из основных обязательных учетных документов архива (архивохранилища) организации. Кстати, новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526; далее – новые архивные правила 2015 года) изменили наименования некоторых граф Книги, итоговую запись и добавили в ее название слово «дел» (см. Пример 1).
Если архив (архивохранилище) организации хранит документы только со сроком хранения до 10 лет, то можно в графах 8, 9 и соответственно 11, 12 вместо документов постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) указывать нужные вам сроки хранения документов либо просто добавить в эти разделы по одной графе с наименованием «временного (до 10 лет включительно)» (см. графы 9.1 и 12.1 в Книге из Примера 2). Модифицированную форму нужно согласовать на заседании экспертной комиссии организации, ее можно утвердить и приказом руководителя.
О заполнении граф Книги можно посмотреть п. 6.4.2 в Основных правилах работы архивов организаций 2002 г., которые все еще можно использовать как методические рекомендации (в части, не противоречащей новым архивным правилам 2015 г.), пока нет новых рекомендаций, которые в настоящее время готовит ВНИИДАД.
Фрагмент документа
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
6.4.2. Книга учета поступления и выбытия документов
6.4.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.
6.4.2.2. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.
6.4.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
6.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).
Пример 1. Образец заполнения табличной части «Книги учета поступления и выбытия дел, документов» (в первозданном виде, согласно приложению 11 к новым архивным правилам 2015 года)
Пример 2. Образец заполнения модифицированной табличной части «Книги учета поступления и выбытия дел, документов» в ситуации, когда в архиве хранятся документы со сроком хранения до 10 лет
Однако утверждение, что хранение документов в основном со сроками хранения до 10 лет в архиве организации является наиболее надежным, наталкивает на следующие вопросы. А как обстоит дело с документами, у которых срок хранения свыше 10 лет, и, главное, с документами по личному составу (срок хранения до 75 лет)?
Особенности установления сроков хранения в организациях, не являющихся источниками комплектования
Отнесение организаций к источникам комплектования в настоящее время осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (М, 2012). Сложившаяся система таких организаций закреплена в Списках организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Любая организация имеет право свериться с этими списками в архивном учреждении, в зоне комплектования которого она находится.
Промышленное предприятие, которое в данный момент не отнесено к источникам комплектования государственного или муниципального архива, может действительно таковым не являться. Но есть предприятия, которые по своему рангу могли бы быть отнесены к источникам комплектования, а будучи негосударственными, таковыми пока не являются. На профессиональном языке их называют потенциальными источниками комплектования. В связи с этим надо проявлять определенную осторожность при установлении сроков хранения документов на таких предприятиях.
И утверждать, что срок хранения «постоянно» для документов организаций, не являющихся источниками комплектования, является условным, нельзя.
Для установления сроков хранения документов, созданных с середины 1990-х годов до 2011 года включительно, действовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), где в Указаниях по применению перечня прямо говорится о том, как необходимо хранить документы постоянного срока хранения по этому Перечню в государственных и негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования. При этом особо отмечено, что часть документов нормативно-правового, имущественно-хозяйственного и иного характера необходимо хранить до ликвидации организации:
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)
2.4.2 Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и / или необходимостью практического использования документов.
Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и / или длительным практическим значением указанных документов.
В настоящее время для установления сроков хранения документов, созданных с 2012 года, применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558), который по независящим от архивистов причинам вышел без Указаний по его применению. В этом Перечне 2010 года имеется лишь ссылка, обозначенная звездочкой *>, к графе «Срок хранения документа» с указанием, что «срок хранения “постоянно” (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет». И все!
В этой ситуации любая организация, на наш взгляд, должна задуматься не о том, поступят или не поступят документы в государственный или муниципальный архив, а о том, будет ли сохранена документальная доказательная база в случае возникновения споров, претензий, поступления запросов и т.п.
Поэтому все-таки необходимо рекомендовать хранить документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации до ее ликвидации. С этой целью целесообразно в Перечне 2010 года выявить статьи, аналогичные статьям, указанным в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня 2000 года.
Пример 3. Соответствие статей Перечней документов со сроками хранения 2000 и 2010 годов, по которым постоянный срок хранения «превращается» в «Пост. До ликвидации организации»
При этом необходимо обратить внимание на имеющиеся в Перечне 2010 года в графе «Срок хранения документа» около срока «Пост.» ссылки, обозначенные двумя звездочками . Чаще всего именно эти документы необходимо хранить в организациях – не источниках комплектования до их ликвидации.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)
При этом принцип выборки организаций (групповой) или документов (повидовой) определяет государственный или муниципальный архив.
