Розыск документов для подтверждения права на досрочную пенсию

Ситуация изложена недостаточно подробно: неизвестны отрасль, название предприятия и место его нахождения. Но случай тяжелый и характерный для конца 80-х – начала 90-х годов, когда в связи со сменой собственников документальные и архивные фонды предприятий пропадали, несанкционированно уничтожались, на хранение в государственные (городские и районные) архивы не сдавались, не передавались и правопреемникам, сохранность не обеспечивалась.

Все-таки можем рекомендовать следующий алгоритм поиска:

• выявление всех видов документов предприятия, в которых могли найти отражение отношения работника и работодателя в связи с выполнением работы в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, т.к. необходимо знать, какие виды документов стоит искать;
• если предприятие-работодатель продолжает функционировать, необходимо обратиться в его архив, поскольку может оказаться, что он все еще хранит документы по личному составу предприятия, начиная с момента его создания (такая ситуация встречается);
• обращение в орган управления архивным делом (это комитет по делам архивов, архивное управление или отдел в администрации города / городского поселения / района) или непосредственно в государственный (областной, городской, районный) архив, находящийся на той же территории, что и предприятие, т.к. необходимо выяснить, источником комплектования какого архива была организация-работодатель в период своего существования. Архив по своим спискам источников комплектования может установить, находятся ли в его фондах документы «вашего» предприятия за конкретный период;
• направление запроса непосредственно в архив, в котором хранятся документы предприятия, включая документы по личному составу.

Какие документы искать?

Из вопроса не ясно, имеется ли после увольнения на руках у работника трудовая книжка с записями за период работы в эти годы. Если нет, то в архивный поиск необходимо также включить невостребованную трудовую книжку работника, срок хранения которой 50 лет¹ после года увольнения. Возможно, что невостребованные трудовые книжки вместе с другими документами по личному составу все-таки были сданы в архив, источником комплектования которого было предприятие.

Предположим, что трудовая книжка со всеми вкладышами имеется у работника. Перед началом поиска информации и документов о подтверждении стажа работы во вредных (опасных) и тяжелых условиях труда рекомендуем сначала посмотреть на записи в ней. В записи о приеме на работу должно быть указано наименование профессии и разряда, по которым работником осуществлялась работа в течение 6 лет. Запись об увольнении важна для определения конкретного стажа работы по данной профессии с учетом месяцев и дней. Далее, обратите внимание, что наименование профессии и количество лет отработанного по ней стажа должны соответствовать наименованиям, включенным в Список № 1 или Список № 2, которые в тот период утверждались постановлениями правительства.

В соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 установлены виды производств, работ и профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию на льготных условиях. Список № 1 содержит виды работ и профессий с особо опасными и тяжелыми условиями труда, Список № 2 – вспомогательные опасные виды работ. Если зафиксированное в трудовой книжке наименование профессии совпадает с одним из наименований, включенных в Списки, то в территориальное отделение Пенсионного фонда России можно направлять заявление с требованием рассмотреть вопрос о перерасчете пенсии в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях».

Запись в трудовую книжку вносится на основании изданного приказа по личному составу о приеме на работу, в котором также должны быть названы профессия, разряд и цех / производственное структурное подразделение. Он имел (и продолжает иметь) нормативный срок хранения 75 лет. Искать в архиве необходимо и этот приказ.

Прием на работу осуществлялся в соответствии со штатным расписанием, в котором были зафиксированы наименования структурных подразделений (цехов) и должностей, специальностей и профессий работников. Штатное расписание имеет постоянный срок хранения и может использоваться для доказательства наличия на предприятии подразделений и профессий с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Если окажется, что записи о профессии в трудовой книжке не соответствуют требованиям, установленным в Списках № 1 и № 2, то одним из доказательств могут быть утвержденные на предприятии рабочая инструкция и инструкция по технике безопасности при выполнении тяжелых и вредных (опасных) работ, с которыми работник должен был быть ознакомлен под расписку, причем периодичность ознакомления зависит от степени вредности, опасности и тяжести работ, она может быть, например, ежегодной. Данные инструкции также имеют срок хранения не менее 75 лет и подлежат сдаче в архив. В архивный поиск необходимо включить и эти инструкции, которые могут быть индивидуальными для конкретного работника данной профессии или типовыми для категории работников, выполняющих работу по данной профессии. В них могли быть сделаны отметки об ознакомлении, которые подписаны и датированы самими работниками в момент ознакомления. Они являются доказательствами при необходимости подтверждения места и стажа работы (конечно, прежде всего в судебном порядке).

Кроме того, каждое предприятие в период до 1991 года в рамках мероприятий по охране труда было обязано вести списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (по аналогии со Списками № 1 и № 2). Списки должны были содержать фамилии, имена и отчества работников, наименования структурных подразделений, профессий и даты / период работы. Списки утверждались руководителем предприятия по мере изменения кадрового состава и имели (продолжают иметь в настоящее время) 75-летний срок хранения. Данные списки подлежали сдаче в государственный архив, как и другие документы по личному составу.

Наконец, все табели, графики работы, наряды работников тяжелых, вредных и опасных профессий, в которых обычно фиксируется фактически отработанное в этих опасных условиях рабочее время, также хранятся в течение 75 лет.

Если документы по личному составу предприятия после правильно проведенной экспертизы ценности были сданы в архив, то рекомендуем прежде всего запрашивать перечисленные нами основные для подтверждения стажа документы, которые имеют длительный срок хранения в течение 75 лет. Такие сроки хранения документов по личному составу и охране труда предусматривались типовыми перечнями документов со сроками хранения, которые утверждались в 1969 и в 1989 гг. В настоящее время практически такие же сроки хранения документов по личному составу и охране труда закреплены действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД). Преемственность в установлении сроков – один из главных принципов разработки перечней документов со сроками хранения.

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» с 13.03.2016 уменьшил сроки хранения документов по личному составу с 75 лет до 50 для части кадровых документов – а именно созданных начиная с 2003 года. Т.е. рассматриваемый нами случай под эти изменения (сокращение сроков хранения документов) не подпадает. Если же предложенный нами алгоритм читатели станут применять для других подобных ситуаций, то отметим, что если даже искомые документы были созданы в 2003 году, то 50 лет их хранения истекут не ранее 1 января 2055 года.

Что же касается журнала ежедневных инструктажей по технике безопасности при тяжелых, вредных и опасных условиях труда (о котором говорится в вопросе), то срок его хранения в настоящее время необходимо определять по ранее действовавшим (утвержденным до 1991 года) отраслевым перечням документов со сроками хранения, которые в свое время имели министерства черной, цветной металлургии и другие министерства / ведомства. В настоящее время эти перечни используются в качестве справочников межотраслевого значения, и установленные ими сроки хранения документов должны в обязательном порядке подтверждаться решением экспертной комиссии (ЭК) конкретного предприятия. А в действующем ПТУД журналы и книги обычного инструктажа по технике безопасности имеют срок хранения 10 лет (ст. 626 б), который является типовым и может на основании решения ЭК предприятия уточняться и изменяться в сторону увеличения в зависимости от конкретных условий труда.

А теперь поговорим подробнее о поиске архива. Вы знаете, где находилось предприятие, кому подчинялось, было ли оно самостоятельным предприятием или филиалом и т.п. В сети Интернет рекомендуем изучить сайт исполнительного органа, уполномоченного в сфере архивного дела в соответствующем субъекте Российской Федерации, в муниципальном образовании (в районе, в городском поселении, в городском округе) и найти сайты соответствующих государственных и муниципальных архивов на данной территории. Профиль архива часто отражается в его названии. Архивисты, как правило, очень четко понимают свою ответственность и активно способствуют защите социальных прав граждан. В некоторых субъектах РФ в 2000-е годы были созданы архивы, которые комплектовались и комплектуются только документами по личному составу, в том числе и ликвидируемых организаций. К сожалению, архивная отрасль в субъектах РФ часто соединяется с отраслями культуры и туризма. И тогда список архивов (республиканского, областного, городского уровней), их справочные данные и ссылки на адреса их сайтов необходимо будет искать на сайте комитета / управления по делам культуры, туризма и архивов администрации соответствующего субъекта РФ или города / городского поселения.

На сайтах государственных и муниципальных архивов обычно публикуются списки организаций, документы которых приняты на хранение в данный архив за конкретные периоды времени. Это «лучшая практика» архивов. Если такие списки пока не опубликованы, то рекомендуем:

• обращаться непосредственно в архивы (прежде всего те, которые ранее были государственными областными, городскими, районными) по справочным телефонам, письменно (в том числе и по адресу электронной почты) или лично
• и выяснить сначала вопрос, принимал ли архив на хранение документы вашего работодателя. Причем потребуется сообщить точное наименование предприятия, которое оно имело в период 1984–1990 гг.;
• если удалось установить, в каком архиве находятся документы данного предприятия, то по форме, установленной архивом, необходимо оформить запрос о предоставлении сведений и / или копий / выписок из документов, подтверждающих стаж работы в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, указать наименование подразделения / цеха и наименование профессии. Обычно запросы социально-правового характера исполняются архивами безвозмездно и в течение 30 дней с даты их регистрации (п. 5.8.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Таков общий алгоритм поиска, если рассматривать ситуацию в позитивном аспекте и предполагать, что документы по личному составу все-таки поступили в государственный архив, находящийся в том городе, где находилось предприятие. Желаем успеха в архивном поиске!