После проведения экспертизы ценности документов архивист должен принять в архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Подскажем, как лучше организовать и провести этот процесс.
Когда это надо делать. Как составить график приема-передачи дел разными подразделениями в архив организации, как его утвердить (показываем возможные варианты).
Образец описи дел структурного подразделения на передачу их в архив сопровождаем подробными комментариями по ее составлению.
Как на основе итоговой записи номенклатуры дел рассчитать количество ожидаемых к поступлению в архив дел, как рассчитать необходимое место на стеллажах (к математическому примеру добавляем важную оговорку, т.к. чистая математика здесь не спасет). Как выбрать стеллажи.
Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не включаются в архивный фонд, но в исключительных случаях могут быть переданы в архив на депозитарное хранение – показываем пример акта для этого.
По Правилам архивного дела 1, в корпоративный архив дела должны передаваться уже прошедшими архивную обработку: пронумерованными, с оформленными листами-заверителями и обложками, подшитыми на 4 прокола в картон. На практике это соблюдается крайне редко. Гораздо чаще дела передаются в архив в папках, а затем архивист занимается архивной обработкой. В статье рассматривается именно такой вариант передачи.
Хранение документов в структурном подразделении до передачи в архив
Процесс приема-передачи документов в корпоративный архив начинается в структурном подразделении задолго до того, как архивист объявит «общий сбор». Чем правильнее документы формируются в дела, тем легче пройдет их учет и последующая передача.
Этот раздел статьи было бы удобно назвать «оперативное хранение документов». До вступления в силу нового терминологического стандарта 2 так назывался период между завершением документа делопроизводством и отправкой его на хранение в архив или уничтожение. С 1 марта 2025 года, со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.8-2025, понятие оперативного хранения изменилось и теперь охватывает период между завершением документа в делопроизводстве и началом исчисления срока его хранения. Этот период всегда короче, чем 1 календарный год. Потому что «сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством» 3. Получается, что использовать сейчас термин «оперативное хранение» для обозначения временного отрезка между закрытием документа делопроизводством и передачей его в архив некорректно.
Период между завершением делопроизводством и отправкой на хранение документ проводит в структурном подразделении. Этот период не может быть меньше 1 полного календарного года, т.к. по Правилам 2023 года дела принимаются в архив не ранее, чем через 1 год, и не позже, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 4.
Пример 1. Когда передавать дела в архив
Дела, завершенные делопроизводством в 2025 году, могут быть переданы в корпоративный архив не раньше 2027-го, потому что:
- с 1 января 2026 года начнет исчисляться срок хранения и
- минимум 1 год они должны храниться в структурном подразделении (т.е. весь 2026 год), а максимум 3 года (2026–2027–2028 гг.),
тогда начиная с января 2027 г. и не позже декабря 2028 года их можно передавать в архив.
Работники структурного подразделения отвечают не только за сохранность документов и дел до передачи их в архив, но и за формирование документов в дела. «Подшивать в папки» тоже нужно правильно.
Во-первых, состав «папок», независимо от их носителя, должен совпадать с номенклатурой дел структурного подразделения. Появление новой папки равно появлению нового дела в номенклатуре.
Во-вторых, в дела (в «папки») помещаются только подлинники документов в 1 экземпляре, без черновиков, сопутствующих распечаток и заметок, и тоже в соответствии с номенклатурой дел. Не должно быть так, что номенклатура дел подразделения существует сама по себе, а документы помещаются в папки по какой угодно иной системе. Например, если номенклатура дел подразумевает 1 дело с приказами по личному составу, а 2-е – с основаниями к этим приказам, то недопустимо подшивать в 1-е дело приказы с подколотыми к ним степлером заявлениями, а папку с основаниями не заводить вовсе за ненадобностью.
В некоторых подразделениях могут храниться копии отдельных документов, тогда этот факт отражается в заголовке дела 5.
В-третьих, дела на бумажных носителях формируются в единицы хранения. Предельный объем в 250 листов и 4 см толщины нужно соблюдать только для тех дел, которые подлежат полной архивной обработке и передаче в архив (о них – следующий пункт). В большинстве подразделений таких дел не так уж и много.
Дела на бумажном носителе со сроками хранения до 10 лет включительно (которые не передаются в архив) можно считать целыми папками при условии, что толщина каждой – не более 10 см 6.
В-четвертых, не откладывайте всю работу по обработке архивных дел на самый конец, чтобы избежать авралов. Дела на бумажном носителе со сроками хранения свыше 10 лет, «постоянно», «до ликвидации организации», а также по личному составу со сроком хранения 45 и 50 лет формируются в единицы хранения, объем каждой из которых не должен превышать 250 листов или 4 см толщины.
На самом деле, эти пределы – всего лишь верхняя планка, достигать которую совершенно не обязательно. В единице хранения (папке) не может быть 251 листа, но может быть и 126, и 100, и 54, и даже 1. Например, дела со множеством документов, которые формируются в хронологическом порядке, удобно делить на тома по временным периодам:
- 1 том = 1 месяц или
- 1 том = 1 квартал,
- 1 том = 1 полугодие.
В таком томе может быть, к примеру, 150 листов, и его легко перемещать и сканировать. Разумеется, если перед нами один документ объемом 248 листов, то это готовый том, и дробить его не нужно.
То, что в деле «вырос» новый том, определяет визуально работник, который ведет такое дело. Хорошо бы в этот момент и выполнить часть работ по обработке этой единицы хранения:
- убедиться, что в ней находятся только нужные документы, что они все на месте, расположены в порядке, подходящем для этого дела (хронологический,...
