Процесс приема-передачи документов в корпоративный архив начинается в структурном подразделении задолго до того, как архивист объявит «общий сбор». Чем правильнее документы формируются в дела, тем легче пройдет их учет и последующая передача.
Этот раздел статьи было бы удобно назвать «оперативное хранение документов». До вступления в силу нового терминологического стандарта 2 так назывался период между завершением документа делопроизводством и отправкой его на хранение в архив или уничтожение. С 1 марта 2025 года, со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.8-2025, понятие оперативного хранения изменилось и теперь охватывает период между завершением документа в делопроизводстве и началом исчисления срока его хранения. Этот период всегда короче, чем 1 календарный год. Потому что «сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством» 3. Получается, что использовать сейчас термин «оперативное хранение» для обозначения временного отрезка между закрытием документа делопроизводством и передачей его в архив некорректно.
Период между завершением делопроизводством и отправкой на хранение документ проводит в структурном подразделении. Этот период не может быть меньше 1 полного календарного года, т.к. по Правилам 2023 года дела принимаются в архив не ранее, чем через 1 год, и не позже, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 4.
Работники структурного подразделения отвечают не только за сохранность документов и дел до передачи их в архив, но и за формирование документов в дела. «Подшивать в папки» тоже нужно правильно.
Во-первых, состав «папок», независимо от их носителя, должен совпадать с номенклатурой дел структурного подразделения. Появление новой папки равно появлению нового дела в номенклатуре.
Во-вторых, в дела (в «папки») помещаются только подлинники документов в 1 экземпляре, без черновиков, сопутствующих распечаток и заметок, и тоже в соответствии с номенклатурой дел. Не должно быть так, что номенклатура дел подразделения существует сама по себе, а документы помещаются в папки по какой угодно иной системе. Например, если номенклатура дел подразумевает 1 дело с приказами по личному составу, а 2-е – с основаниями к этим приказам, то недопустимо подшивать в 1-е дело приказы с подколотыми к ним степлером заявлениями, а папку с основаниями не заводить вовсе за ненадобностью.
В некоторых подразделениях могут храниться копии отдельных документов, тогда этот факт отражается в заголовке дела 5.
В-третьих, дела на бумажных носителях формируются в единицы хранения. Предельный объем в 250 листов и 4 см толщины нужно соблюдать только для тех дел, которые подлежат полной архивной обработке и передаче в архив (о них – следующий пункт). В большинстве подразделений таких дел не так уж и много.
Дела на бумажном носителе со сроками хранения до 10 лет включительно (которые не передаются в архив) можно считать целыми папками при условии, что толщина каждой – не более 10 см 6.
В-четвертых, не откладывайте всю работу по обработке архивных дел на самый конец, чтобы избежать авралов. Дела на бумажном носителе со сроками хранения свыше 10 лет, «постоянно», «до ликвидации организации», а также по личному составу со сроком хранения 45 и 50 лет формируются в единицы хранения, объем каждой из которых не должен превышать 250 листов или 4 см толщины.
На самом деле, эти пределы – всего лишь верхняя планка, достигать которую совершенно не обязательно. В единице хранения (папке) не может быть 251 листа, но может быть и 126, и 100, и 54, и даже 1. Например, дела со множеством документов, которые формируются в хронологическом порядке, удобно делить на тома по временным периодам:
- 1 том = 1 месяц или
- 1 том = 1 квартал,
- 1 том = 1 полугодие.
В таком томе может быть, к примеру, 150 листов, и его легко перемещать и сканировать. Разумеется, если перед нами один документ объемом 248 листов, то это готовый том, и дробить его не нужно.
То, что в деле «вырос» новый том, определяет визуально работник, который ведет такое дело. Хорошо бы в этот момент и выполнить часть работ по обработке этой единицы хранения:
- убедиться, что в ней находятся только нужные документы, что они все на месте, расположены в порядке, подходящем для этого дела (хронологический,...
