Как начать телефонный разговор? Кто его должен завершать? Как помощнику «созвонить» своего руководителя с другим человеком? Как реагировать на 2-й звонок, если вы еще не завершили разговор с 1-м собеседником? Зачем выключать телефон, когда вы пришли на переговоры? И наоборот, что делать, если при этом вы ждете важный звонок или сообщение? Поясняем эти и другие моменты, с которыми мы постоянно сталкиваемся при деловом общении по телефону.
С одной стороны, что может быть проще, чем набрать номер телефона и поговорить? С другой стороны, необходимость звонка может вызвать стресс у участников разговора. Как же сделать так, чтобы ваш звонок был приятен?
Любое дело будет более результативным, если не надеяться на экспромт, а подготовиться. Подумайте, что вы хотите обсудить?
Возможно, стоит написать электронное письмо, чтобы заручиться каким-то решением? Ведь «слова к делу не пришьешь», и, если вы о чем-то договоритесь во время телефонного разговора, ссылаться на эти договоренности будет сложнее, чем на электронное письмо.
Когда есть возможность, лучше заранее договориться о времени звонка (Пример 1). Если такой возможности нет, то разговор стоит начать с приветствия, обычно уместно – представиться, назвав имя, фамилию и компанию, максимально коротко обозначить цель звонка и спросить, удобно ли сейчас говорить? Если не удобно, то когда перезвонить? См. Пример 2.
Использовать ли отчество при обращении? Если вы уже были представлены, то надо обращаться к человеку так, как он себя назвал. Если вы одного «ранга», то называете себя аналогично. Если не знаете, как корректно обратиться, как принято в той среде, где работает человек, то лучше используйте отчество, чтобы не промахнуться.
Пример 1. Согласование времени созвона сообщением по WhatsApp
Добрый день, Алексей.
Мы познакомились с Вами на конференции <название мероприятия>. Можем созвониться завтра во второй половине дня? В какое время Вам будет удобнее?
На всякий случай сылка на описание <. . .>, о котором мы с Вами говорили: <. . .>
С уважением,
Федор Савельев, главный инженер АО «Нефтехим»
